Home office: produktív szolgáltatások és programok otthoni munkához

A COVID-19 koronavírus nyomán nagyüzemben beindult a home office, egyre többen dolgoznak otthonról. A nagyvállalatok esetében ilyenkor alapvető, hogy az ehhez szükséges hardveres és szoftveres hátteret is biztosítják a dolgozóknak. Ezeknél a cégeknél tisztában vannak azzal, hogy az érzékeny adatok védelméről úgy gondoskodhatnak a legjobban, ha minden eszközt, ami akár távolról csatlakozik a céges hálózatba, eleve biztonságossá tesznek. Ne a gyerek notebookjáról lépjen be a kolléga a céges VPN hálózatba, megfelelő biztonsági programok hiányában, s pláne ne feltört szoftverekkel. De ugyanígy a kisvállalatok esetében is érdemes kiválasztani a megfelelő eszközöket. Mi most biztonság és produktivitás szempontjából egyaránt jól vizsgázott megoldásokat javaslunk. Ezek olyan produktív szolgáltatások és programok otthoni munkához, amelyek hosszú évek óta bizonyítják már, hogy érdemesek a bizalmunkra. Ráadásul könnyen használhatók, olcsók – vagy akár ingyenesek – és biztonságosak is. Segítségükkel produktívabbá tehetjük az otthoni munkavégzést és megkönnyíthetjük a kapcsolattartást, a közös munkát is.

Kommunikáció: videókonferencia, e-mail

Mivel otthonról végzett munkáról van szó, az egyik legfontosabb kérdés, hogy egy pár fős cég – adott esetben saját szerveres háttér nélkül – miként tudja megoldani a megbeszéléseket. Erre a célra több megoldás is létezik. Több fős videokonferenciák tartásához jól jöhet az ingyen használható, nyílt forráskódú Jitsi Meet. Nemrég írtunk róla részletes tesztet, amelyet itt olvashatnak el. A Jitsi használatához még csak telepíteni sem kell semmit, adott esetben vígan működik mondjuk a Chrome böngészőben. De van hozzá ingyenes okostelefonos app is.

Videokonferenciához jól jöhet még a népszerű Zoom is, amelynél azonban épp a koronavírus járvány kapcsán megnövekedett népszerűsége végett derült ki, hogy – úgy tűnik – túlságosan lelkesen működik együtt hirdetőkkel, és személyes adatokat is megoszt, többek között a Facebook megoldásain keresztül. A cég elvileg javítja a “hibát” az alkalmazásaiban, ami örömteli, hiszen ezt leszámítva a szolgáltatás maga nagyon sokoldalú és hasznos. Sajnos mostanában biztonsági hibákat is felfedeztek benne, így átmenetileg mi inkább a Jitsi-t, vagy például a Google Duo használatát javasoljuk. S reménykedünk, hogy belátható időn belül a Zoom most napvilágra került hibáit is orvosolják.

Ha szöveges üzenetekre van inkább szükségünk, akkor biztonság szempontjából a legjobb választás a Signal lehet, de hasonlóan biztonságos és kicsivel trendibb funkciókkal bír a Telegram is. Mindkettőről írtunk részletesen, ebben a cikkben. De még ez sem minden, ott van ugyanis a Threema, amely ugyan nem ingyenes, de pár ezer forintba kerül csupán (egyszeri befektetés) és cserébe rendkívül biztonságos, akár anonim csevegést is összehozhatunk vele.

Kommunikáció: e-mail

A biztonságos e-mail küldés létfontosságú lehet, ha kényes adatokkal, szerződésekkel dolgozunk. Ha gyorsan beüzemelhető, titkosított levelezőre van szükségünk, akkor jó választás lehet a svájci Protonmail, vagy a német Tutanota. Az alap szolgáltatásokat mindkettőnél ingyen lehet igénybe venni, de ha több tárhelyre van szükségünk a leveleinkhez, vagy szükségünk lenne extra funkciókra, a Tutanota nagyon kedvező árazású. Pár ezer forintból egész évre biztosíthatjuk a titkosított, biztonságos levelezést, s akár 25 MB-os csatolmányokat is mellékelhetünk leveleinkhez. A privát kapcsolattartást ráadásul az új ügyfelek felé is kiépíthetjük, hiszen a Tutanota titkosított kapcsolatfelvételi űrlapot is képes létrehozni a céges weboldalhoz. A Tutanota lehetőségeit itt mutattuk be részletesen.

Fájlok tárolása biztonságos felhőben

A közös feldolgozásra váró állományok felhőben történő tárolására ugyan rengeteg megoldás létezik, de ha érzékeny adatokat szeretnénk ily módon megosztani a kollégák és ügyfelek között, a népszerű Dropbox, iCloud, Google Drive tárhelyek helyett érdemesebb olyan szolgáltatást választani, amelyik alapból a titkosított fájlküldésre és tárolásra van kihegyezve. A Sync és a Tresorit esetében teljesen ingyen juthatunk ilyen biztonságos, végpontok közötti titkosítást használó tárhelyhez. Igaz, az ingyenes csomagok csak pár GB kapacitást adnak (dokumentumok esetében ez azért sok mindenre elegendő), de a fájlok fel- és letöltése egyaránt titkosított módon megy, ráadásul ezeknél a tárhelyeknél még maga a szolgáltató sem láthat rá a fájlok tartalmára a jelszavunk nélkül.

Természetesen extra funkciókat és akár több TB-os tárhelyet is kérhetünk. A Tresorit sajnos ez esetben már iszonyúan túlárazott, de a Sync nagyon kedvező árakon kínál biztonságos felhőt (itt írtunk róla tesztet).

Sőt, ha már hajlandóak vagyunk fizetni, akkor bejön a képbe a pCloud is, amelynél az e2e titkosításért ugyan külön kell fizetnünk, viszont a szuper-biztonságos terület mellett olyan tárhelyet is kialakíthatunk rajta, amin az ügyfelek számára feltöltést biztosíthatunk, vagy létrehozhatunk landing page-eket is. A pCloud lehetőségeit itt mutattuk be.

Fájlok biztonságos megosztása

Ha nagy méretű fájlok gyors és biztonságos elküldésére van szükség, arra is találunk remek megoldásokat. Egy korábbi cikkben ezeket már összefoglaltuk, így most álljon itt a link a kérdéses cikkhez.

Fájlok titkosítása

Ha már a fájlok titkosított tárolása szóba került, nem árt megemlíteni még két alkalmazást. A NordLocker és a Cryptomator segítségével bármely szokásos felhő szolgáltatásban (Dropbox, iCloud, Google Drive stb.) tárolhatunk állományokat e2e titkosítással. A NordLocker esetében az ilyen titkosított tárolók megosztása is kényelmesen – s biztonságosan – megoldható, anélkül, hogy ehhez ki kellene adnunk saját jelszavunkat. A Cryptomator pedig azzal lendítheti maga felé a mérleget, hogy van hozzá iOS és Android app is, így akár a mobilon is elérjük titkosított állományainkat.

Csoportmunkára alkalmas irodai csomagok

Valószínűleg ezekkel van a legkevesebb problémája mindenkinek. Ha más nem, ott az etalonnak számító Microsoft Office, amely olcsó havi díjas előfizetéssel is elérhető már magánszemélyeknek és cégeknek egyaránt, s nem csak offline, hanem online is remekül használható. Csoportmunkára is kiváló választás. De rendelkezésre áll még a Google Docs is, illetve most néhány hónapig teljesen ingyen használható egy komplett távmunka megoldás, a Zoho Remotely is.

Távelérés

Miközben előbb-utóbb biztosan mindeni belerázódik az otthoni munkavégzésbe, ettől még nem lesz bárkiből IT szakember. Sokak számára a számítógép munkaeszköz, amelynek nem feltétlenül kívánnak elmerülni a “lelkivilágában”. Nekik komoly kihívás lehet, ha telepíteni kell egy szoftvert, vagy módosítani egy rendszerbeállítást. Ilyenkor jöhetnek jól a távelérést biztosító szoftverek, amelyek beüzemelése mindössze pár kattintás, egy kis telefonos segítséggel szinte bárki elindíthatja őket a gépén (telepítés nélkül), hogy aztán a rendszergazda, vagy egy segítőkész kolléga szintén otthonról tudja elvégezni a számítógép konfigurálását, programok telepítését, vagy a hibaelhárítást. Mind az AnyDesk, mind a Teamviewer jó választás lehet. Személyes használatra ingyenesek, így ha csak a nagyinak kell segíteni otthonról, egy fillér nélkül megússzuk. De jelenleg a cégek számára is érdemes lehet előfizetni e szoftverekre, hogy megkönnyítsék a kollégák gépeinek távoli elérését, konfigurálását. Mi inkább az AnyDesk felé hajlunk, de ez ízlés kérdése, így érdemes mindkettőt kipróbálni.

Szkennelés mobillal

A home office részben lökést adhat a papírmentes iroda kialakításának is. Legalábbis szinte biztos, hogy lesznek olyan papír alapú szerződések, dokumentumok, amelyeknek most digitális formába kell kerülniük. Mivel manapság már nem mindenki tart otthon hagyományos lapszkennert, felvetődik a kérdés, mivel szkenneljünk be dokumentumokat.

Nos, erre a célra már mutattunk seregnyi ingyenes és fizetős megoldást. A legprofibb talán a Scanbot volt, de emitt még néhány további, akár ingyen is használható megoldás iOS-re és Androidra egyaránt.

Jelszavak tárolása és megosztása

Még egy fontos biztonsági kérdés: a jelszavak használata. Mivel a távmunkához, home office-hoz meglehetősen sok online szolgáltatásra lesz szükségünk, ezek jelszavait (esetleg a kétlépcsős beléptetés állandóan változó kódjait) érdemes megfelelő alkalmazásokban tárolni. A két – szerintünk – legjobb megoldás a 1password és a Bitwarden. Mindkettő cross-platform, vagyis minden eszközünkön menedzselhetjük velük jelszavainkat. A Bitwarden ingyenes, amit a 1Passwordről nem lehet elmondani, cserébe viszont ez utóbbi döbbenetes tudással rendelkezik. Ráadásul akár a közösen használt fiókok jelszavainak biztonságos megosztását is lehetővé teszi. Szerintünk érdemes befektetni e kényes adatok védelmébe.

Távoktatás, e-learning: új kollégák képzése

Az élet nem állhat meg a koronavírus idején sem, így most is előfordulhat, hogy új kollégákat kell betanítani, vagy a régieket kellene továbbképezni valamilyen témakörben. De az is előfordulhat, hogy egy ügyfelet kell betanítani az újonnan elkészült szolgáltatás használatára.

Ilyenkor jöhetnek jól az online tartott képzések, amelyekre használhatjuk a cikkben már bemutatott videokonferencia szolgáltatások valamelyikét is, de akár élő adásba is kezdhetünk az interneten (publikus vagy meghívásos formában egyaránt). Utóbbihoz csak egy jól megválasztott szoftverre van szükség, amely szerintünk nem más, mint a cross-platform és nyílt forráskódú OBS Stúdió. Ebben minden eszköz rendelkezésre áll, hogy akár több kamerával, webkamerákkal és a számítógép képernyőjének megosztásával egyaránt tudjunk élő adást rittyenteni, szinte bármilyen erre alkalmas, népszerű streaming szolgáltatáson keresztül (Youtube, Facebook stb.).

Ha pedig digitális oktatóanyag fejlesztésén törnénk a fejünket, hogy a munkatársak vagy ügyfelek az otthoni gépen vagy tableten is tudjanak tanulni, jól jöhet a Windowson használható iSpring Suite vagy a Windowson és macOS-en egyaránt elérhető ActivePresenter Pro is, amelyekkel HTML5 alapú e-learning tananyagok készíthetők, akár tesztekkel kiegészítve is. A velük készült interaktív tananyagok természetesen bármilyen platformon lejátszhatók.

produktív szolgáltatások és programok otthoni munkához

Végül elérkeztünk ahhoz a ponthoz, amikor nem is feltétlenül a megosztás a fő cél, hanem az, hogy az otthoni gépen vagy okostelefonon tudjunk megfelelő ütemben dolgozni. Rengeteg olyan megoldással szolgáltunk már az elmúlt években, amelyek jól jöhetnek, ha hatékonyabban és zavarmentesen kívánunk elmerülni a home office-ban végzett munkában.

  • Pomodoro technika: ennek segítségével jobban beoszthatjuk a munkára szánt időt otthon is. Ehhez mutattunk már rengeteg ingyenes és fizetős alkalmazást: itt lehet tallózni közöttük.
  • Trello: az egyik legjobb megoldás, hogy akár csoportmunka, akár egyéni tervezés szintjén is összefogjuk projektjeinket. Itt írtunk róla részletesen.
  • Gondolattérképek: a gondolattérképek használata sokat segíthet akár az otthoni munkavégzés megtervezésében, akár projektjeink átgondolt kidolgozásában. Mutattunk számtalan nagyszerű eszközt erre a célra is.
  • Tennivalók menedzselése: hqa szeretnénk átlátni teendőinket, érdemes valamilyen GTD/to-do lista alkalmazást is beüzemelni. Szerintünk a két legjobb: a Macen és iOS rendszerekre megvásárolható Things, illetve a cross-platform és ingyenes Microsoft To-do.
  • Jegyzetelés: ha olyan jegyzet alkalmazásra van szükségünk, amelyik minden platformon elérhető, ráadásul csoportmunkára is alkalmas, akkor érdemes megismerkedni az Evernote-tal, amely idén várhatóan erősen megújul majd a felületét illetően (a béták alapján az irány jó, csak a tempó lassú). De addig is jól használható a jelenlegi formájában. Szintén jó választás lehet a Notion, amely nem is egyszerű jegyzet alkalmazás, inkább egy digitális-életmód felület. Aki pedig macOS és iOS környezetben dolgozik, annak feltétlenül meg kell ismerkednie a DEVONthink és Bear alkalmazásokkal. Előbbi nem csak jegyzetelésre, hanem dokumentum-menedzselésre is tökéletes eszköz.
  • Online számlázás: erre a célra mi továbbra is a Számlázz.hu szolgáltatást ajánljuk, amelyik ráadásul most – a koronavírus járványra való tekintettel – néhány amúgy fizetős funkció is ingyenes elérhető.

Végül pedig egy vállalati környezetben talán szokatlan dolog: akadnak olyan programok is, amelyek abban segíthetnek, hogy ne merüljünk el otthon sem annyira a munkában, hogy az már az egészségünket károsítsa. Íme néhány kifejezetten jól sikerült app, amelyek gondoskodnak róla, hogy megadott időközönként kicsit felálljunk a géptől.

Családi megoldások

Sajnos nem csak a távmunka megoldása a kérdés jelen esetben, hanem az is, miként tarthatjuk a kapcsolatot azokkal a családtagokkal, akikkel jelenleg nem találkozhatunk személyesen. Erre korábbi cikkünkben találnak ingyenes és biztonságos megoldásokat.

Ne maradjon le erről sem!

Mint a legtöbb weboldal, mi is használunk sütiket az oldalon. Elfogadom Adatkezelési tájékoztató