Evernote 2018: produktivitást növelő jegyzet alkalmazás

Az elmúlt hetekben elkezdtük számba venni a Techwokon állandó vendégként szereplő alkalmazásokat, hogy képet fessünk arról, milyen fejlődésen mentek át az elmúlt egy évben. Így például megnéztük, miben tud többet a Xojo nevű cross-platform fejlesztőrendszer. Ezúttal egy másik kedvencünk kerül terítékre, kíváncsiak voltunk ugyanis, hogy a jegyzetelés egykori bajnoka, az Evernote, hogyan fut majd neki a 2019-es évadnak. Mert ugyan továbbra sem lehet elvitatni, hogy az Evernote az egyik legjobb cross-platform jegyzet alkalmazás, azonban az elmúlt években kicsit megtorpant a fejlődésben. A cég jól láthatóan a csapatmunka-eszközökre és a nagyvállalatokra kezdett koncentrálni, pedig elég méretes bázist jelentettek számukra az egyéni felhasználók is. Az ő elvárásaikra azonban az elmúlt időszakban nem igazán jött megoldás, hogy csak egy példát említsünk: a markdown támogatás hiánya évek óta a fórumok egyik kiemelt témája, ennek ellenére még csak ígéret szintjén sem szerepel sehol (miközben erősen hódít mindenfelé). Az előfizetői díjak emelése úgy történt meg, hogy érdemi fejlesztések nem nagyon jöttek. Aztán pár hónappal ezelőtt valami megmozdult a cégnél. Előbb új arculat született (kicsit újra dizájnolt logóval az élen), majd jött néhány frissítés és új funkció is, nem sokkal ezelőtt pedig új vezető, Ian Small került a cég élére Chris O’Neill helyett. Az Evernote jövője így sem teljesen egyértelmű, de talán az új vezetés végre egységesít és meghallgatja majd a magányos felhasználók szavát is. Például egy szintre hozza a különböző platformokon futó verziókat, mert jelenleg olyan apró, mégis létfontosságú funkciókban is nagy eltérések mutatkoznak, mint mondjuk a szövegek formázása. De ha ennyi nyűgünk van, miért is tartjuk az Evernote-ot méltónak a produktivitást növelő jegyzet alkalmazás címre? Nos, máris elmeséljük, s egyben azt is elmondjuk, milyen fontos újdonságokkal dicsekedhet az aktuális verzió az egy évvel ezelőttihez képest.

 

Evernote: produktivitást növelő jegyzet alkalmazás

Ha olyan jegyzet alkalmazást keresünk, amelyet gond nélkül használhatunk bármilyen platformon, jelenleg az Evernote a legjobb választás. Natív alkalmazásként használható Windowson, macOS-en, iOS-en, Androidon egyaránt, a böngészőben futó változatnak köszönhetően pedig akár Linuxon is beüzemelhetjük. Jegyzeteinket több virtuális jegyzetfüzetbe szortírozhatjuk, amelyeket önállóan vagy együtt is használhatunk, a könnyebb kiigazodást pedig címkék használatával segíthetjük. Persze van keresési funkció is, adott esetben nem is csak a jegyzetekben, hanem az azokhoz csatolt Word és PDF fájlokban is, ami hatalmas könnyebbség. Minden felhőben tárolódik, így amellett, hogy biztonságban tudhatjuk jegyzeteinket az eszközeink esetleges fizikai sérülésekor, el is érhetjük azokat bármelyiken. A jegyzeteket egymáshoz linkelhetjük, így az összefüggő feljegyzésekben ide-oda ugrálhatunk. Sőt, a program mesterséges intelligencia (AI) segítségével is képes az összefüggő jegyzeteket egymáshoz rendelni, vagy a tartalom alapján mondjuk netes linkeket ajánlani nekünk alattuk. Ezt adatvédelmi okokból külön kell engedélyeznünk a programban, alapértelmezésben kikapcsolt állapotú.

Az Evernote esetében nincs megszabva, hogy milyen jellegű jegyzeteket készíthetünk benne: használhatjuk szkennelt dokumentumok csoportosítására, üzleti ajánlatok írására, receptek tárolására (ehhez a Paleolcsó oldal cikkében gyakorlati segítség is elérhető, letölthető recept-sablonnal együtt), személyes feljegyzéseinkhez stb. A jegyzetek szövege szabadon formázható, beilleszthetünk táblázatokat, képeket, csatolhatunk fájlokat, dokumentumokat, használhatunk kiemeléseket, felsorolásokat, jelölgethető tennivaló listát egyaránt. Emellett beilleszthetünk hangjegyzeteket is, ami nagyon jól jön például egy értekezleten, amikor a szöveges jegyzeteléssel párhuzamosan hangfelvételt is készíthetünk az elhangzottakról. De ha kell, van lehetőség rajzolásra is.

A beillesztett képeket és csatolt PDF fájlokat ráadásul jegyzetekkel is elláthatjuk, méghozzá az integrált Skitch alkalmazással, ami önállóan már csak Macre és iOS-re elérhető, bár évek óta nem kapott frissítést. Az Evernote-on belül viszont vidáman működik és nagyszerűen használható.

Nagyon hasznos funkció a közvetlen szkennelési lehetőség, amely mondjuk névjegyek beolvasásakor automatikusan felismeri a blokkokat is, de teljes dokumentumokat is beolvashatunk vele, hogy aztán egyetlen helyen őrizzük minden fontos iratunk, szerződésünk, céges papírunk digitális változatát. Adott esetben post-it jegyzeteket white table feliratokat is befotózhatunk vele, amelyekről a kézzel írt szöveget is hajlandó felismerni és gépelt, szerkeszthető szöveggé alakítani azokat.

Érdekesség, hogy van prezentációs funkció is, ahol meghatározhatjuk, hogy a program milyen szakaszokra ossza irományunkat, s kvázi azonnali előadást tarthatunk belőle, mondjuk egy kivetítővel megtámogatva.

Jegyzeteink megosztása mindig is könnyen ment a programmal, az elkészült jegyzeteket villámgyorsan megoszthatjuk más Evernote felhasználókkal, vagy olyanokkal is, akik nem rendelkeznek a programmal.

Az elmúlt időszakban az Evernote ráadásul remek csoportmunka eszközökkel is bővült, így például a Spaces funkcióval, amely egyszerűsíti az ötletek, megbeszélések egybegyűjtését és rendszerezését.

A legutóbbi frissítésekkel az Evernote macOS és iOS verzióját is elérte a “sötét felület” – avagy az éjszakai üzemmód – használatának lehetősége, de ennél talán fontosabb újdonság volt a sablonok (Template) bevezetése. Ennek köszönhetően villámgyorsan tudunk magunk elé varázsolni egy megszokott felépítésű meeting jegyzetet, utazási listát, projekt- és üzleti tervet, novella koncepciót, Eisenhower mátrixot, menütervet, marketing tervet stb. A lehetőségek korlátlanok, hiszen bármilyen sablont összeüthetünk a programban későbbi újrahasznosításra, vagy letölthetünk egyet az Evernote kínálatából (ezek persze angol nyelvűek, de könnyű őket honosítani és úgy elmenteni saját sablonnak). Csak annyi furcsaság van a dologban, hogy jelenleg egyszerre maximum 20 sablont tárolhatunk a fiókunkban Premium előfizetés esetén (ingyen nem is használhatjuk őket).

Extraként különféle alkalmazásokkal is hajlandó összedolgozni a program, így például összeköthetjük Google Drive, Outlook, Salesforce, Slack fiókjainkkal. S még valami, aminek akár napi hasznát is veszi az ember: az Evernote-ba elmenthetünk komplett e-maileket, vagy éppen a Web Clipper funkció segítségével a böngészőben megnyitott weblapokat is. Így később azokat is könnyedén újraolvashatjuk a jegyzeteink között.

Kényes adataink biztonsága végett lehetőség van arra is, hogy a jegyzetekben kijelölt szövegrészeket jelszavas védelemmel lássuk el, illetve mobilon akár az egész alkalmazást jelszóval védhetjük (vagy ujjlenyomattal, arcfelismeréssel, rendszertől és készüléktől függően). Kár, hogy a titkosítás nem lehet alkalmazható egy-egy teljes jegyzettel is, közvetlenül a listából.

S mielőtt még elfelejtenénk: akár figyelmeztetéseket is rendelhetünk jegyzeteinkhez, így ha egy adott időpontban nem szeretnénk megfeledkezni valamelyikről, a program értesít minket.

Az Evernote felülete (például a jegyzetek listázásának módja) nagyon jól testreszabható, különösen az asztali változatokban. A webes felület is kifejezetten minimalista, letisztult, viszont pár funkció – például hangrögzítés – hiányzik belőle egyelőre.

 

Optimistán várjuk a jövő évet

A fentiek alapján tehát látszik, hogy van miért szeretni az Evernote-ot. Sokkal átláthatóbb, mint a Microsoft OneNote, így használata gyorsabb, egyszerűbb, miközben ugyanolyan sokoldalú eszköztárral rendelkezik. A markdown funkció nekünk is hiányzik belőle, hiszen azzal sokkal gyorsabban menne a szövegek formázása, ráadásul végre nem jelentene gondot pontosan ugyanazt a formázást előállítani a dokumentumokban okostelefonon és az asztali verziókban. Így egységesebb, áttekinthetőbb jegyzetek születhetnének. Hasonlóan egyszerű, de flottul működő megoldás lehetne, mint amit mostanra a táblázat funkcióval sikerült összehozni. Ugyancsak jól jönne a jegyzetek jelszavas védelme is, hasonlóan megvalósítva, mint az Apple Notes-ban.

Az Evernote Premium csomag havi kétezer forint körüli díja elég magas. Márpedig ha az összes fentebb felsorolt funkcióra szükségünk van, akkor kénytelenek leszünk előfizetni (a csoportmunka funkciók pedig csak Business előfizetéssel érhetők el). Viszont van ingyenes használatra is lehetőség, amivel az alap szerkesztési és jegyzet-menedzselési funkciókat mind megkapjuk, így a szűk keresztmetszetet leginkább csak a havi 60 MB-nyi feltöltési lehetőség jelenti (ez minden hónapban újabb 60 MB-ot jelent), illetve az, hogy az ingyenes változatnál csak két eszközt tudunk szinkronizálni és nincs lehetőség offline jegyzetek használatára. Ha ezek nem zavarnak minket – például mert úgyis kevés képet, fájlt, hangfelvételt csatolnánk a jegyzetekhez, inkább szövegekkel, táblázatokkal dolgoznánk benne, így elég lehet a havi 60 MB is – akkor viszont az Evernote ingyen is jó választás lehet.

Üzleti felhasználásra azonban mindenképpen javasoljuk a Premium előfizetést, mert ekkor jön ki igazán, mi mindenre képes a program. Érdemes kipróbálni a próbaverziót, s ha beválik napi szinten, akkor beruházni a programba. S közben reménykedni, hogy az új vezetés talán majd jobban érdeklődik a felhasználók javaslatai iránt, mint a korábbi. Ha már ilyen szép, kiterjedt fórumuk van a számukra.

Ne maradjon le erről sem!

Mint a legtöbb weboldal, mi is használunk sütiket az oldalon. Elfogadom Adatkezelési tájékoztató