DEVONthink: dokumentumkezelő és jegyzet alkalmazás egyben

Vannak olyan szoftverek a világban, amelyeket nehéz pontosan besorolni a megszokott kategóriákba. Ezek közé tartozik a ma bemutatásra kerülő DEVONthink is. Ez a program ugyanis egyszerre dokumentumkezelő és jegyzet alkalmazás. Egyaránt kiváló megoldás kutatási anyagok rendszerezéséhez, gyors jegyzetek készítéséhez, médiafájlok összegyűjtéséhez, céges iratok digitalizálásához és rendszerezéséhez, vagy éppen érdekes online cikkek gyűjtéséhez. Egy többfunkciós eszköz, amely minden felhasználónál másként teljesedik ki. Ha valaki Macet és iPhone-t használ, s fontos számára a munkájával és életével kapcsolatos napi forrásanyagok, dokumentumok, fotók, videók, fájlok átlátható tárolása, illetve a több szempont szerinti visszakeresési lehetőség, akkor a DEVONthink ideális választás lehet számára.

DEVONthink 3: dokumentumkezelő és jegyzet alkalmazás egyben

DEVONthink nem most kezdte pályafutását, hosszú évek óta az egyik legnépszerűbb dokumentumkezelő és jegyzet app. Igaz, egyik kategóriába sem sorolható be egyértelműen, mert mindegyiken túlmutat valamivel, illetve akadnak azért hiányosságai is a kategóriákon belül.

Kezdjük a macOS változattal, amely első ránézésre olyan, mint egy villámgyors, letisztult felülettel ellátott adatbázis-kezelő. Külseje abszolút illeszkedik az aktuális macOS felülethez. A felépítés teljesen testreszabható, de alapértelmezésben a bal oldalon találjuk – Navigate fedőnév alatt – a fa struktúrában megjelenített adatbázisokat és azok teljes tartalmát, a globális mappákat (Inbox, Tags, Trash), amelyek minden megnyitott adatbázis tartalmát összefogják, illetve a különféle gyors-szűrőket. Ezek közül a Smart Groups a nevének megfelelően egy adott szempont szerint képes automatikusan csoportosítani a programban tárolt fájlokat, bejegyzéseket.

Ugyancsak itt, a bal sávban válthatunk Reading List nézetre. Ide bármilyen dokumentumot, fájlt, könyvjelzőt stb. felvehetünk, amivel a közeljövőben aktuálisan foglalkozni szeretnénk.

Szintén itt válthatunk az Import felületre, ahol a rendszerben szkennelt dokumentumokat és az e-mailjeinket érhetjük el. A DEVONnote ugyanis képes összedolgozni az Apple Mail és a Microsoft Outlook levelezőkkel, így leveleinket azonnal láthatjuk és feldolgozhatjuk a programon belül. Ezzel sokkal egyszerűbb és gyorsabb a fontos mailek feldolgozása, eltárolása, összefűzésük az adott témához vagy projekthez kapcsolódó többi dokumentummal, állománnyal.

Végül a negyedik ikon az Extra nevet viseli, s itt található a teljes terméktámogatási háttér (dokumentáció a program használatához, letölthető új sablonok és szkriptek, verzió információk stb.).

Legtöbbet valószínűleg a Navigate és Reading List lesz megjelenítve a felhasználók többségénél, bár kétség kívül praktikus az Import funkció is, hiszen nagyon kényelmes a levelezést és a szkennelt dokumentumokat egy felületen menedzselni és azonnal rendszerezni. Tévedés ne essék, ez nem egy teljes értékű e-mail alkalmazás. Csak annyi a lényeg, hogy maguk a levelek elérhetők a DEVONthink felületéről is. Abszolút kényelmi funkció.

Egyébként a program sok hasonlóval dicsekedhet. Ilyen például, hogy a Pro változat vásárlói (vagy előfizetői) integrált kiegészítőként letölthetik az ABBYY FineReader alkalmazás szövegfelismerő motorját, ami az egyik legprofibb OCR megoldás jelenleg. Ettől kezdve pedig bármilyen nyelvű (beleértve a magyart is) szkennelt dokumentumot (képfájlként vagy PDF-ként mentve), vagy éppen képernyőképet átalakíthatunk kereshető PDF dokumentummá, vagy akár szerkeszthető szövegű RTF, Word, HTML állománnyá. PDF-et egyébként szinte bármilyen képből, dokumentumból egy kattintással készíthetünk a programon belül.

S ha már a képernyőképek szóba kerültek: a DEVONthink menüsorban megülő segédjének köszönhetően pár kattintással készíthetünk képernyőképeket, hangfelvételeket, videós jegyzeteket (webkamerával), vagy éppen egy kattintással átemelhetünk weboldalakat (PDF-be alakítva, szövegfájlként, HTML formátumban, vagy egyszerűen linkként eltárolva) a Safariból, vagy a vágólapra másolt URL-ekből.

Érdekesség, hogy a programban integrált RSS olvasót is találunk. Az adatbázisokon belül tetszőleges számú RSS forrást is megadhatunk, amelyek tartalma így automatikusan (általunk megadott időközönként) frissül. Vagyis egy adott téma jegyzetei között azonnal megjelenhetnek a friss bejegyzések is az általunk kiszemelt weboldalakból, blogokból.

A fentiekből is látszik, hogy a DEVONthink a legapróbb részletekig úgy van kidolgozva, hogy minden bejövő információt azonnal, pár kattintással eltárolhassunk benne, majd még pár további mozdulattal rögtön a megfelelő adatbázis megfelelő mappájába, csoportjába tudjuk dobni.

Formátumok és eszköztár

A fentiek alapján talán már kiderült, hogy a DEVONthink adatbázisaiban szinte bármilyen fájl elhelyezhető. Tárolhatunk benne dokumentumokat, képeket, videókat, könyvjelzőket. De nem csak kész anyagokat halmozhatunk fel az adatbázisokban, hanem közvetlenül a programban is létrehozhatunk tartalmakat: szöveges jegyzeteket, RTF, Word és HTML dokumentumokat. Kreálhatunk akár markdown jegyzeteket is, amelyekből aztán a program azonnal képes megjeleníteni a formázott verziót, illetve szép külalakkal ellátott PDF dokumentumot exportálni belőle.

De ugyanígy létrehozhatunk önálló táblázatokat is, amelyeknél alkalmazhatunk táblázatos (Table view) vagy űrlapos (Form view) nézetet is. Így kvázi egyszerűen feltölthető adatbázisokat építhetünk ki, az ügyféllistától a könyv-nyilvántartóig. Kapunk egy halom sablont is, különféle témakörökben, köztük stílusos jegyzeteket, naplókat, tennivalólistákat, e-mail fiók nyilvántartót stb.

Ezeket mind pár kattintással megalkothatjuk egy-egy adatbázison belül, s aztán mindent a hagyományos mappáknak megfelelő csoportokba, vagy Smart Group (adott kritériumoknak megfelelően változó tartalmú) csoportokba sorolhatunk. De ez nem az egyetlen lehetőség, hogy rendet tartsunk, s gyorsan előszedhetővé tegyük az anyagokat.

Rendszerezés: metaadatok, címkék, keresés, intelligens csoportok és szabályok

A DEVONthink esetében tetszőleges számú adatbázist hozhatunk létre, s azok felépítését, tartalmát illetően is kevés a megkötés, így adott esetben igencsak méretes gyűjteményeket is teremthetünk a programon belül. Egy ilyen összetett archívumnál már nagyon fontos szempont, hogy kényelmesen és gyorsan tudjuk szűrni, keresni. A programban erre több eszköz is a rendelkezésünkre áll.

Először is, minden fájl és feljegyzés ellátható különféle metaadatokkal. Mindenhez rendelhetünk linkeket, geolokációs adatokat, címkéket, vagy akár teljesen egyedileg kialakított metaadatokat. A szöveges címkék mellett mindent megjelölhetünk színes, vizuális címkékkel is.

Természetesen van kereső is, ebben ráadásul testreszabható keresési szintaxist használhatunk, hasonlóan a Gmail fiókokban megszokott összetett szempontokhoz.

Az adatok gyors rendszerezését segítik az intelligens csoportok és szabályok is, amelyek segítségével az adatbázisok teljes tartalmát automatikusan szűrhetjük, tetszőleges feltételek alapján.

Jegyzetek készítése, import és export

Térjünk ki egy pillanatra a jegyzetek készítésére, hiszen sokan a DEVONthinket is elsősorban jegyzet alkalmazásként veszik számításba. Nos, a program jegyzetelési lehetőségei az olyan kihívókhoz képest, mint az Evernote vagy a Keep It kicsit visszafogottabbak. A DEVONthink jegyzeteiben nem tárolhatunk csatolt fájlokat, viszont a jegyzetet simán betehetjük egy önálló csoportba és mellé szórhatjuk az összes fájlt, amit mondjuk az Evernote-ban magába a jegyzetbe csatoltunk volna.

Ezeket leszámítva viszont nagyából itt is azt kapjuk, amit egy sima jegyzetelőnél: formázható szövegeket, beilleszthető képeket, többszínű szövegkiemelőt, linkek beszúrását, táblázatok beillesztését. Ami kicsit faramuci módon van megoldva, az a listák és a to-do checkbox elemek beszúrása. Előbbinél fura, hogy külön menüpontból kell megoldani (Format / List…), bár cserébe azonnal testreszabható a lista megjelenésének minden apró tulajdonsága. Ha beszúrtunk egy ilyen elemet, már kényelmesen használhatjuk. Ezzel szemben a jelölőnégyzetek a beszúrás (Insert checkbox) után is csak egyesével hozhatók létre és nagyon kényelmetlenül szerkeszthetők.

Elsőre azt is szokni kell, hogy egy jegyzet (Formatted Note) és egy formázható szöveg dokumentum (Rich text) esetében csak az alap formázások azonosak, amúgy a kettőben teljesen eltérően dolgozhatunk például a listákkal a jelölőnégyzetekkel. Szóval ezt ki kell tapasztalni és aztán mindig szükség szerint kiválasztani, hogy melyiket érdemes használni az adott jegyzet vagy szöveg elkészítésére.

Van lehetőség linkelésre is, nem csak kifelé, hanem az adatbázisokon belül, minden egyes fájlra, jegyzetre. Ugyanígy külső programok számára is vágólapra másolhatjuk egy-egy kiválasztott elem közvetlen linkjét.

Fontos tényező még az importálási és exportálási lehetőségek megléte is. Előbbi kevésbé tűnik izgalmasnak, hiszen a program szinte minden fájlt befogad és eltárolt. Viszont ha valaki például Evernote jegyzeteket importálna, azt is gond nélkül megteheti. Így kényelmesen átköltöztethetünk akár több száz Evernote jegyzetet is. Ehhez még csak exportálni sem kell enex fájlba semmit, mert közvetlenül a DEVONthinken belül elintézhetjük a szükséges Evernote notebookok átvételét (persze ehhez engedélyt kell adnunk a hozzáférésre). Ha az átvett anyagok között olyan van, aminek csatolmánya volt, a DEVONthink korrekt módon létrehoz az adott jegyzethez egy csoportot, majd a jegyzet szövegét önálló fájlba teszi (megtartva a szövegformázásokat) és melléjük helyezi az összes csatolt fájlt.

Exportálni több formátumba is tudunk. Gyakorlatilag bármilyen dokumentumból kreálhatunk PDF-et, egyszerű- vagy markdown szövegfájl, RTF vagy HTML dokumentumot, Web Archive fájlt.

Az iOS változat: DEVONthink To Go

A DEVONthink nem csak macOS alatt használható. Van belőle iOS alkalmazás is, amely iPhone-on és iPaden egyaránt működik. Hasonlóan a maces verzióhoz, ez is a rendszerhez illeszkedő, letisztult felületet kapott (bár a tesztelés idején a maces változattal ellentétben ez nem támogatja a rendszer világos és sötét üzemmódját. Gyaníthatóan ez azért előbb-utóbb megoldódik.

Az adatbázisok felépítése és a lehetőségeink viszont szinte teljesen ugyanazok itt is, mint az asztali változatnál. Ugyanolyan kényelmesen dolgozhatunk a jegyzetekkel, fájlokkal, RSS feedekkel, ugyanolyan jól kereshetünk, s rendelkezésünkre állnak a metaadatok is. Legalábbis akkor, ha nem csak az alap verziót vesszük meg, hanem az alkalmazáson belül megvásárolható Pro kiegészítést is. Mindez viszont csak egyszeri befektetés, nem kell előfizetnünk semmire.

Vannak persze hiányosságok is, így például itt nincs OCR funkció és kissé kényelmetlenre sikerült a jegyzet-szerkesztő felület. A formázási lehetőségeket ugyanis nem tették kis sehova ikonként, minden a helyi menüből kell használni (cím, alcím, bekezdés, félkövér, dőlt stb.). A szövegek kijelölése pedig brutálisan rosszul sikerült, azzal reméljük, hogy kezdenek majd valamit. Valahogy az egész szövegszerkesztő felület rendszeridegen az iOS-től, amelyben amúgy meglepően kényelmes szokott lenni még mobilon is a szövegbevitel. Alternatívaként létrehozhatunk markdown szövegeket, s akkor a markdown jelölések használatával megúszhatjuk, hogy mindig a helyi menüben kelljen matatni.

Ezt a szövegszerkesztési mizériát leszámítva viszont a DENONthink To Go is abszolút kényelmesen használható, s tökéletes megoldás, hogy egy felületen tartsunk minden fontos dokumentumot, fájlt, csoportokba, adatbázisokba rendezve. Villámgyorsan előtúrhatunk benne bármit, akár egy hatalmas gyűjteményből is.

Szinkronizálás és egyéb funkciók

Lévén több rendszeren is működik, illetve egy Pro licenccel akár két Macen is használható, alapvető elvárás, hogy a DEVONthink képes legyen szinkronizálni az adatbázisait az eszközeink között. Ennek a program flottul eleget tesz.

Adatbázisainkat szinkronizálhatjuk több felhőszolgáltatáson keresztül: iCloud, CloudMe, Dropbox. Emellett van WebDAV támogatás is. Sőt, ha valakinek igénye van rá, a Server verzióval akár teljesen saját DEVONthink szervert is létrehozhat.

A programban két szinkronizálási mód közül választhatunk: mivel egy ilyen dokumentumkezelőben elég méretes anyagmennyiség gyűlhet össze, ezért választhatunk, hogy az iOS verzió automatikusan letöltsön minden fájlt, vagy elég, ha alapból csak az adatbázisok felépítését és indexelését szinkronizálja, s csak akkor tölt le egy-egy teljes állományt, ha arra ténylegesen szükségünk van. Utóbbival elkerülhetjük, hogy hirtelen megteljen a telefonunk tárhelye, csak mert több évnyi anyagmennyiséget tölt le a program, benne videókkal és egyéb nagy méretű fájlokkal.

Akad még néhány funkció, amelyről nem ejtettünk szót. Ilyen például a jelszavas védelemmel és titkosítással ellátott adatbázisok (Encrypted Database) létrehozásának lehetősége. Ezek indexelését megtilthatjuk a Spolightnak macOS alatt, hogy biztosan ne kószáljanak titkosítás nélküli adatfoszlányok a rendszerben.

De tele van a program seregnyi apró, mégis napi szinte is hasznos opciókkal. Ilyen például, hogy teljesen testreszabható a szövegkiemelők és a címkék színvilága, beállítható, hogy miként viselkedjenek az adatbázisba vett médiafájlok (automatikus lejátszás videóknál, nagyítási mód képeknél, PDF-ek megjelenítésének módja stb.). A belinkelt weboldalaknál és RSS feedben érkező cikkeknél választhatunk egyszerűsített megjelenítést is (gyorsabb és olvashatóbb is, mintha az eredeti oldaltördelést néznénk).

A menüsorban megülő kis DEVONthink segéd is nagyon hasznos. Villámgyorsan tudunk vele szöveges, hangos, videós jegyzeteket, képernyőképeket kreálni, vagy éppen megnyitott weboldalakat elmenteni. Utóbbihoz persze kapunk beépülőt a Safari, Chrome, Firefox böngészőkbe is.

S ami még sokaknak fontos lehet: a Pro változatban lehetőség van a PDF fájlok alap szintű szerkesztésére (szövegdobozok és rajzolt objektumok hozzáadása), megjegyzésekkel ellátására (kiemelés, jegyzet, link stb.) is.

Összegzésül

Szinte biztos, hogy van olyan funkció, amelyet most kifelejtettünk a felsorolásból. A DEVONthink egy döbbenetesen összetett dokumentumkezelő rendszer, amely metaadatokkal, címkékkel, vizuális jelölésekkel segíti anyagaink rendszerezését, legyen szó szöveges dokumentumokról, médiafájlokról, RSS feedekről, vagy éppen e-mailekről. Emellett sokoldalú jegyzet alkalmazás, amellyel – legalábbis az asztali verzióban – összetett jegyzetek készíthetők. Ez a két dolog így együtt teszi rendkívül ütőssé a DEVONthink alkalmazást.

Napi szinten dokumentumaink menedzseléséhez, kutatómunkák, könyvek és projektek anyaggyűjtéséhez, tanuláshoz, s még megannyi más feladatra is elsőrangú választás. A papírmentes iroda felé is hatalmas lépést tehetünk vele, hiszen szkennelt dokumentumainkat szerkeszthető és kereshető, digitális formában tárolhatjuk benne.

Mindezért a tudásért viszont elég borsos árat kell fizetnünk. A DEVONthink 3, amely macOS-en használható, jelenleg három változatban vásárolható meg. A Standard verzió, amelyből hiányzik például az OCR funkció, 29 850 forintba kerül. A Pro változat, amelynek tudását bemutattuk, 60 000 forint, a Server verzió pedig 150 450 forint. A változatok tudásának részletes összehasonlítását itt találják. Azért jó hírünk is van: létezik olcsóbb oktatási licenc is, illetve vásárlás előtt 30 napig ingyen tesztelhetjük a Pro verzió minden tudását, ha letöltjük a próbaverziót a készítők oldaláról. Az iOS verzió szintén nem olcsó: 5490 forint az alap változat és alkalmazáson belül 2990 forintot kell még fizetnünk érte.

Bár ezek meglehetősen borsos árak, azt nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy ez a program nem egyszerűen egy jegyzet alkalmazás, hanem egy komplett dokumentum menedzser megoldás, amely egyetlen felületen teszi elérhetővé és rendszerezhetővé a munkánkkal kapcsolatos összes állományt, jegyzetet, dokumentumot, forrásanyagot.

Ne maradjon le erről sem!

Mint a legtöbb weboldal, mi is használunk sütiket az oldalon. Elfogadom Adatkezelési tájékoztató