Home office tippek: hatékony munka otthonról

Mostanra meglehetősen sokan kényszerültek távmunkába, így arra gondoltunk, készítünk egy összeállítást az eddig megjelent home office tippjeinkből, kiegészítve a sort néhány újabb praktikával, hogy a hatékony munka otthon is gond nélkül megoldható legyen. Következzenek a home office tippek.

Home office tippek: hatékony munka otthonról

Természetesen az alábbi tippeket és programokat nem csak azok hasznosíthatják, akik az elmúlt hónapokban ismerkedtek meg a home office életmóddal, hanem azok is, akik már évek óta otthonról (vagy éppen egy kávézóból, szállodai szobából stb.) dolgoznak. Szó lesz arról, miként gondoskodhatunk adataink biztonságáról, egészségünk megőrzéséről, s milyen programokkal gyorsíthatjuk – vagy egyszerűsíthetjük – a feladatok elvégzését.

De mielőtt ezeket elmondjuk, felhívjuk a figyelmet, hogy a hardver és a szoftver mellett nagyon fontos szempont lehet hatékonyságunk és munkakedvünk szempontjából a környezet is. S bár meglepően sokan vesznek már kis szállodai szobákat arra, hogy a családi háttérzörejt kivonják a képletből (ahhoz is adtunk tippeket, hogy biztonságban tudhassuk adatainkat a szállodai wifire csatlakozva), ha nem tudjuk elhagyni a családi fészket erre az időre, érdemes az alábbiakat átgondolni.

Fő a kényelem és a rendezettség

Vásároljunk megfelelő íróasztalt és széket. Ha sok időt töltünk majd a gép előtt, arra egy alacsony dohányzóasztal és a kanapé aligha lesz hosszú távon kényelmes, még akkor sem, ha ideig-óráig izgalmas élmény végre a kanapén ücsörögve tenni a dolgunkat. Ha nem akarunk minden nap nyakfájással aludni térni, érdemes a kijelzőt a szemünkkel egy magasságba emelni. Ez egy monitor esetében sem mindig egyszerű, de egy notebooknál szinte biztos, hogy érdemes egy erre a célra készült laptop állványt beszerezni. Így persze a gépelés már nem lesz megoldható a laptop saját billentyűzetével és tapipadjával, de meglepően olcsón ki lehet fogni mostanság kényelmes külső billentyűzetet és egeret. Ha a gépben (például MacBook Air) kevés a csatlakozó, jobban járunk egy bluetooth-os egérrel és billentyűzettel, hiszen így spórolhatunk az USB portokkal a pendrájvok, külső merevlemezek és egyéb USB-s eszközök számára.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Egyébként ezeket már az asztal és a szék kiválasztásakor érdemes figyelembe venni és olyan bútorokat választani, amelyekkel a laptop kijelző vagy monitor szemmagasságba, a billentyűzet és az egér pedig kényelmes pozícióba helyezhető.

A bútorok elhelyezése sem mindegy. Követhetjük a Feng Shui vagy más hasonló térrendezési irányok útmutatását is, de a lényeg, hogy olyan helyen rendezkedjünk be, ahol képesek vagyunk hosszú órákat eltölteni, amennyire lehet, nyugodt körülmények között. Ha gyakran kell résztvennünk Zoom, Microsoft Teams és hasonló alapon zajló megbeszéléséken, az sem utolsó szempont, hogy a hátunk mögött vállalható, lehetőleg rendezett környezetet lássanak a kollégák vagy ügyfelek. Ebből a szempontból érdemes az ablakkal szemben ülni és nem hátulról kapni a napfényt. Mellesleg az sem árt, ha megfelelő világításról gondoskodunk, hogy ne csak kontúrokat lássanak belőlünk a kamerán keresztül. Ha valaki nem tudja megoldani ezt a háttér kérdést, annak azért jó hír, hogy a Zoom, a Microsoft Teams és a Google videokonferencia megoldások egyaránt képesek virtuális hátteret tenni mögénk. Így ülhetünk akár egy csodás vízesés előtt is. Ez esetben viszont végképp fontos, hogy amennyire lehet homogén háttér (és tuti ne az ablak) legyen mögöttünk, különben a szoftverek szenvedni fognak a valódi háttér virtuálisra cserélésével, miközben minket igyekeznek hibátlanul körbevágni a képen. Profi háttereket találunk szerte az interneten, de emitt például az Unsplash ingyenes Zoom backgrounds gyűjteménye, amelyek természetesen használhatók a legtöbb videokonferencia alkalmazásban.

Alakítsunk ki napirendet

Egy irodának mindig megvan a maga ritmusa, zaja. Utóbbit vicces módon akár haza is vihetjük a korábban mutatott irodai zajszimulátor programmal, de a bevált munkahelyi rutin tuti megváltozik amikor otthonról dolgozunk. Ráadásul bármennyire is rosszul hangzik, van aki könnyedén és van, aki nagyon nehezen tud alkalmazkodni ahhoz, hogy ugyanott dolgozzon, ahol amúgy játszani, tanulni, kikapcsolódni, pihenni szokott. Nehéz megállni, hogy ha már úgyis otthon vagyunk, ne próbáljuk meg párhuzamosan letudni a házimunkát és a melót, vagy épp elkalandozzon a figyelmünk a háttérzajnak bekapcsolt tévéműsoron. 

Mindenképpen igyekezzünk elszakítani a megszokott otthoni feladatokat a munkától. Használjunk akár egy pomodoro szoftvert is annak érdekében, hogy egyszerre csak egy dologgal foglalkozzunk. A GTD és to-do alkalmazások pedig segíthetnek abban, hogy rendszerezzük az aznapi teendőket, s akár előre elosszuk azokat időben. Gondolataink összeszedéséhez és munkafolyamataink megtervezéséhez egyébként a különféle gondolattérkép szoftverek is jó alapot adnak.

Kerüljük a monotonitást

A fentiekben vázolt munkarend tervezés esetén persze érdemes elkerülni, hogy teljes monotonitásba kerüljünk. Ez ugyebár adódhat abból is, ha belefeledkezünk a munkába és sosem állunk fel a gép elől (ennek elkerüléséhez itt és itt mutattunk hatékony megoldásokat), de az sem árt, ha hangulatfényekkel, vagy az asztal időnkénti átrendezésével tesszük kissé változatosabbá a környezetet. 

Természetesen – annak akit nem zavar – a háttérzene is remek megoldást jelenthet (erre ott az akár ingyen is használható Spotify), de akár azt is megtehetjük, hogy városi környezetben becsempésszük a szobába a természet hangjait, vagy kifejezetten olyan hangeffekteket és zenéket választunk háttérzajnak, amelyek segítik a koncentrációt.

Szintén segíthet megtörni a monotonitást, ha nem zárkózunk be teljesen a szobába. Először is menjünk el minden nap sétálni (a vírushelyzetre vonatkozó aktuális szabályokat betartva), illetve ne hanyagoljuk a kollégák és barátok társaságát sem. Ha ez személyesen épp nem megoldható, akkor legalább néha egy-egy videochates összeröffenést iktassunk be. A semminél ez is több, s jól esik átbeszélni az élet dolgait (személyes javaslat, hogy nem érdemes elmerülni a politikában és a vírustól való rettegésben, inkább könnyedebb dolgokról cseverésszünk, a többit megkapjuk a hírekben). Ha valaki még mindig tart a Zoom korábban kétséges, de mára azért jelentősen javult biztonsági megoldásaitól, annak itt mutattunk nagyszerű alternatívákat.

Gondoskodjunk a biztonságos munkáról

Ha gondoskodtunk a megfelelő környezetről és munkaeszközökről, jöhet egy másik fontos feladat: meg kell oldanunk adataink biztonságát. Ez már csak azért is kiemelten fontos kérdés, mert céges adatokkal is dolgozunk. Aki ehhez a cégtől kapta a számítógépet, annak jó eséllyel mellékelték rajta a szükséges – és folyamatosan frissülő – biztonsági szoftvereket is, illetve megvan a cég által megkövetelt házirend is.

Aki saját gépről vág bele, annak viszont érdemes elolvasnia korábbi cikkünket, hogy megismerje a rá leselkedő veszélyeket, és tudja, miként védekezhet ellenük. Szóba kerül a zsarolóvírusok elleni védelem, az adatok titkosított tárolása, megosztása egyaránt. Pluszban ajánljuk még ezt a cikket is, amelyben egy e2e titkosítást használó fájlküldőről írtunk. Jól jöhet, ha érzékeny információkat tartalmazó, nagy fájlméretű dokumentumokat kell megosztani a kollégákkal.

Összegzésül

Bár a fentiekben igyekeztünk minden lényeges szempontot felsorolni, azért akadnak még hasznos tippek ezzel kapcsolatban a tarsolyunkban. Ezeket Home Office dossziénkban találják meg összegyűjtve. Érdemes egy kis időt rászánni az átolvasásukhoz annak, aki hatékonyan, biztonságosan, és az egészsége megőrzése mellett szeretne távmunkát végezni.

Ne maradjon le erről sem!

Mint a legtöbb weboldal, mi is használunk sütiket az oldalon. Elfogadom Adatkezelési tájékoztató