A megbeszélések leiratának elkészítése, az irodai alkalmazások lehetőségeinek kihasználása (a munkánk gyorsítása, vagy épp jobb eredmény elérése érdekében), esetleg a közösségi oldalakra készülő posztok megírásának egyszerűsítése, hatékonyabbá tétele. Ezek mind osztályrészül juthatnak egy irodai asszisztensnek, egy titkárnak, titkárnőnek, vagy bárkinek, aki adminisztratív feladatokat lát el egy cégnél. S míg a nagyvállalatoknál általában erősen behatárolt, hogy mit használhatunk feladataink elvégzéséhez, addig egy startupnál vagy kisebb kkv-nál valamivel szabadabban választhatjuk meg a munkavégzés segédeszközeit, persze az alap alkalmazásokon – például valamilyen irodai csomagon – túl. Éppen ezért arra gondoltunk, megmutatjuk, miként oldható meg az irodai feladatok egyszerűsítése, méghozzá ingyenes és olcsó megoldásokkal. Hátha a főnökség is örül, ha hatékonyabban megy a munka, miközben nem, vagy alig növeljük a költségeket, plusz egyszerűbbé és gyorsabbá válik a feladatok elvégzése.
Irodai feladatok egyszerűsítése, ingyenes és olcsó programokkal
Mivel most következő szoftverek és online szolgáltatások egy része szerepelt már nálunk önálló tesztben, így ezeknél linkeljük a korábbi tesztet is, s most csak egy rövid összefoglalót adunk róluk. Emellett igyekeztünk néhány gyakorlati tippek is szolgálni, amelyek segíthetik a már megismert szoftverek (például a Microsoft 365 alkalmazások, mint a Word, Excel, PowerPoint) hatékonyabb használatát. Következzen hát az irodai feladatok egyszerűsítése, kényelmesen és hatékonyan.
Office 365 tippek: rejtett funkciók és praktikus extrák
Ha már úgyis szóba kerültek, kezdjük az egész összeállítást néhány praktikus Microsoft Office, pardon, immár Microsoft 365 tippel. Merthogy az elmúlt évek során a Microsoft átnevezte irodai csomagját, de ettől még a lényeg nem változott: a Word, az Excel és a PowerPoint továbbra is a legnépszerűbb megoldások irodai munkához. Mi pedig adunk hozzájuk néhány olyan gyakorlati tippek, amelyekkel jobban kihasználható lesz a bennük rejlő potenciál, ráadásul sokat gyorsíthatunk és egyszerűsíthetünk így a napi munkán. Szóval egy-egy kattintás, és olvashatók a gyakorlati tippek. Íme: Word tippek, Excel tippek, PowerPoint tippek.
PowerToys: képméretezéstől a fájlok csoportos átnevezéséig
A Microsoft PowerToys csomagja szinte kötelező darab minden windowsos számítógépre (Windows 10 és Windows 11 esetén), mert mostanra számtalan praktikus kis segédprogramot zsúfolt bele a cég, amelyek teljesen ingyen használhatók. Az olyan napi feladatok kényelmesebbé tétele mellett, mind mondjuk a képek csoportos átméretezése vagy a fájlok csoportos átnevezése, számos hasznos plusz funkciót kapunk a Windowshoz, amelyekkel kényelmesebbé válik az ablakkezelés, a mikrofon és a webkamera használata stb. Részletesen – többek között – itt írtunk a csomagról, amelyet egyébként folyamatosan bővít a Microsoft újabb gyöngyszemekkel.
Hatékonyabb posztolás közösségi oldalakon
Ha valakinek kihívást jelent a napi posztok megírása és a közösségi felületekre szánt képek, bannerek megfelelő méretre alakítása, sőt, elkészítése, annak az alábbi eszköztár lehet a segítségére:
- ChatGPT: jelenleg még ingyen is kihasználhatjuk az OpenAI-féle ChatGPT képességeit, amely akár ékes magyarsággal is képes nekünk megírni egy Facebook vagy Twitter bejegyzést, ha megadjuk neki a témakört. Még a címkéket is odabiggyeszti. Bár tudjuk, hogy sokan legszívesebben már blogbejegyzéseket és szakdolgozatot is készíttetnének vele, mi azért ezt egyelőre nem javasoljuk, mert vannak dolgok az életben, amikor érdemes saját kútfőre támaszkodni (talán nem árt, ha az ember nem felejt el gondolkozni a temérdek újkeletű, mesterséges intelligenciára épülő megoldás ellenére). De ha valaki elakad egy poszttal, a ChatGPT és a hozzá hasonló AI megoldások már most nagy segítséget jelenthetnek a számára.
- Craft AI: ha valaki a Craft nevű – akár ingyen is elérhető – jegyzet alkalmazást használja, abban is talál AI alapú asszisztenst, amely segíthet a szövegírásban. Sőt, szövegek fordítására is alkalmas.
- Pontos dizájn méretek közösségi oldalakhoz, egy helyen: anno ebben a cikkben bemutattunk egy oldalt, ahol megtalálhatók a pontos dizájn méretek a különféle közösségi oldalakhoz, beleértve a fejléceket, posztba kerülő képeket stb.
- Adobe Express: ha a dizájn mérete már megvan, de még el is kellene készíteni a posztolandó képet, akkor jól jöhet az Adobe Express nevű, akár ingyen is használható webes grafikai eszköz, amelyről itt írtunk részletes tesztet. Egyszerűen használható, mégis profi kivitelben tudunk vele létrehozni anyagokat.
- A legjobb linkrövidítők 2023-ra: ha egy közösségi posztba túl hosszú lenne beilleszteni egy linket, ezekkel lerövidíthetjük azt. Mellesleg nyomtatott anyagokba is praktikus lehet alkalmazni a rövidített linkeket.
- DeepL Translator: Rövidebb szövegek fordítására teljesen ingyen használható a DeepL nevű, AI alapú fordító szolgáltatás is. Így adott esetben akár egy Facebook vagy Twitter bejegyzés is közzétehető a segítségével több nyelven. Jóval hatékonyabb, mint a Google Translate. Részletesen itt írtunk róla.
Craft: a tökéletes jegyzetelő és dokumentumkészítő
Ha már szóba került az előbb, mindenképpen tudjuk javasolni a magyar fejlesztésű Craft jegyzet- és dokumentumkészítő alkalmazást. Ez használható webes felületen keresztül is, így alapvetően cross-platform, de Windowsra, macOS-re és iOS-re vannak hozzá kliens alkalmazások is. Az ingyenes verzió is remek, de ha valaki hajlandó előfizetni is, annak végképp kitárul vele a világ.
Jelenleg – szerintünk – ez az egyik legjobb jegyzet alkalmazás, amely amellett, hogy segít jegyzeteink létrehozásában és strukturált menedzselésében, még arra is jó választás lehet, ha ízléses dokumentumokat szeretnénk készíteni, amelyeket aztán exportálhatunk PDF-be, vagy akár meg is oszthatunk a webes, adott esetben publikusan, vagy épp korlátozott hozzáféréssel is. A Craftról itt írtunk részletesen, illetve külön bemutattunk egy olyan funkciót, amelyet nem is olyan régen kapott meg: az interaktív táblázatokat, amelyekkel közvetlenül tudunk számolni is a jegyzetekben. Emellett pedig fentebb már említettük, hogy a beépített, mesterséges intelligencián alapuló Asszisztens segítségével akár szövegírásra vagy épp szövegek fordítására is rávehető.
Notion: produktivitási mindenes
Némileg rokon lélek a Crafttal – legalábbis a működésükben, a jegyzetek felépítésének filozófiájában nagyon hasonlítanak -, mégis már területen igazán hatékony a Notion, amely tulajdonképpen egy produktivitási mindenes. Ebben az online jegyzet alkalmazásban nem egyszerű jegyzeteket hozhatunk csak létre, hanem adott esetben publikus portfóliókat, landing page-eket, adatbázisokat stb. Nagyon sokoldalúan használható, ráadásul irgalmatlan mennyiségű további szolgáltatás épül rá, például van, amelyekkel valóban weboldalt varázsolhatunk egy több aloldalas Notion jegyzetből. A Notionról egyébként itt írtunk tesztet. Szerintünk feltétlenül érdemes vele megismerkednie mindenkinek, mert irodai munkától a tanulásig egy halom területen nagyszerűen alkalmazható.
Eszköztár meetingekhez: hangfelvétel leiratozása, zaj eltávolítása
Megbeszéléseket tartani valószínűleg sosem megy ki a divatból, legfeljebb a tárgyalóban összegyűlés helyett a találkozók egy része az online térbe költözött. De mindegy, hogy hol tartjuk, ha hangfelvételt készítünk róla, azt bizony később fel is kell dolgozni, mert hát lássuk be, olykor írásban azért kellemesebb újra átlapozni, miről is volt szó. De ki a fene szeretne egy másfél órás meetinget legépelni?
Nos, ha valakinek ez majdnem mindennapi feladatként jut osztályrészül, valószínűleg jól jár, ha segítségül hívja az Alrite szolgáltatást. Ez a magyar fejlesztésű megoldás a mesterséges intelligencia segítségével alakítja át a hangfelvételeket szerkeszthető szöveggé, amelyet aztán letölthetünk akár Word dokumentumként is. Ráadásul több nyelven is működik (magyar, angol, német, francia, spanyol), sőt, a szövegek utólagos fordítását is megoldhatjuk vele. Részletesen itt írtunk róla.
Ha pedig egy megbeszélés hangfelvétele túőlságosan zajosra sikerült, utólag még javíthatunk rajta. Ehhez nem feltétlenül kell drága hangszerkesztő szoftvereket beszerezni: anno mutattunk ingyeneseket (telepíthetőt és webes felületen működőt), amelyekkel megoldható a hangfelvételek zajmentesítése.
Végül pedig felhívjuk még a figyelmet a Noted appra is, amely ugyan csak a Macet, iPhone-t és iPadet használók számára lesz segítség (ezeken az eszközökön működik), nekik viszont nagyon sok hasznos funkcióval szolgál a hatékonyabb jegyzeteléshez – és azzal párhuzamosan a hangrögzítéshez – a megbeszélések során.
Kényelmesebb számolás, akár valutákkal, mértékegységekkel is
Tudjuk, számolásra ott az Excel, s egy rakás számológép app. Ám akadnak olyan megoldások is, amelyek sok esetben sokkal kényelmesebbek és hatékonyabbak e feladatra. Korábbi cikkünkben bemutattuk a legjobbakat, amelyekről ide kattintva minden megtudható.
Jelszavak tárolása és megosztása, tökéletes biztonságban
Végül egy apró extra azoknak, akik szeretnének kényes információkat (jelszavak, PIN kódok, azonosítók stb.) megosztani a lehető legbiztonságosabb módon. A Bitwarden nevű jelszókelező – amelyről anno itt volt teljes tesztünk – nem csak a jelszavak és online fiókok adatinak e2e titkosítású tárolását képes megoldani, hanem azt is (a Bitwarden Send funkciónak köszönhetően), hogy az ilyen adatokat valóban biztonságos körülmények között megoszthassuk.
