A hatékony home office munka aranyszabályai

Bár az otthoni munkavégzéshez nincs tökéletes recept, ahhoz, hogy ne legyen kínszenvedés a home office, néhány dolgot érdemes szem előtt tartani. A Leitz most 7+1 aranyszabályt gyűjtött csokorba, melyek segíthetik, hogy a home office munka (avagy az otthonról végzett távmunka) élvezetes és hatékony legyen.

 

Legyünk tisztában vele, pontosan milyen teendőink vannak

Folyamatosan figyeljünk, hogy naprakész listánk legyen azokról a feladatokról, amelyeket otthon kell elvégeznünk. A „to-do” lista segítségével nem csak felsorolhatjuk a teendőket, de a fontossági sorrend is meghatározható. Így mindig biztosak lehetünk abban, hogy mit kell még aznap befejeznünk, s melyek azok a határidős munkák, amelyekre kifejezett figyelmet kell fordítanunk. Ebben egyébként segítségünkre lehetnek a különféle GTD szoftverek, melyekből itt a Techwokon is szerepelt már rengeteg.

 

A legfontosabb feladatokkal kezdük a napot

Munkánkat mindig a leglényegesebb teendőkkel indítsuk (vagy azokkal, amelyeket a legkevésbé kedvelünk), így a feladatok nehezét akkor tudjuk elvégezni, amikor még frissek vagyunk. A nyugodt környezetben elfogyasztott kiadós reggeli javítja a rövid távú memóriát és növeli a koncentrációs képességet. Gondoljunk úgy a reggelire, mint az agy üzemanyagára: minden nap szakítsunk rá időt.

 

Ne hagyjuk, hogy bármi elterelje a figyelmünket

Alakítsunk ki saját „dolgozószobát” vagy egy kis munkasarkot, ahová elvonulva kizárhatjuk a külső környezetből beszűrődő zajokat. Legyen akár egy kényelmes karfás szék, egy jól megvilágított íróasztal, ami szintén segít a koncentráció fenntartásában. Ha pedig egy kis nyugalomra vágyunk, vagy nem szeretnénk, hogy munka közben megzavarjanak, egyszerűen némítsuk le a mobilt, lépjünk ki a levelezőből, és egy órán keresztül kizárólag az előttünk álló feladatra összpontosítsunk. Így sokkal hatékonyabban tudunk dolgozni, és ettől még nem maradunk le semmiről.

 

Iktassunk be szüneteket

Igenis szükség van néhány perc kikapcsolódásra, még akkor is, ha otthonról dolgozunk. Ha elfáradtunk vagy kevésbé tudunk koncentrálni, hallgassunk egy kis zenét, egy-két percre menjünk ki az erkélyre vagy az udvarra, és máris felfrissülve folytathatjuk a munkát. Az ún. 20-20-20 szabály azt tanácsolja, hogy minden huszadik perc után, amit a gép előtt töltünk, válasszunk ki egy körülbelül 20 méterre lévő tárgyat, majd 20 másodpercen keresztül tartsuk rajta a tekintetünket. Akinek az időbeosztáshoz egy kis segítségre lenne szüksége, bevetheti az oldalunkon tesztelt pomodoro alkalmazásokat is.

 

Ne hagyjuk, hogy eluralkodjon rajtunk a munka

Az otthoni iroda csak „pár lépésre” van, ezért sokan hajlamosak még késő este is ránézni a céges levelezésükre. Ezt lehetőleg kerüljük! A munkaidő végén „tiltsuk el” magunkat a munkától. Ha befejeztük az aznapra beütemezett feladatokat, szakadjunk el a számítógépedtől, és – ha csak nem vagyunk ügyeletben – kapcsoljuk ki a céges telefont is. Emellett, ha nehezen tudjuk rászánni magunkat arra, hogy adott időközönként megszakítsuk a munkát, segítségül hívhatjuk az alábbi programot is.

 

Tegyük el hétvégére privát teendőinket

A rugalmas időbeosztás többek között arról is szól, hogy több időt tölthetünk családtagokkal, illetve besegíthetünk a házimunkába is, de azért nem szabad túlzásokba esni. Ha otthonról dolgozunk, az nem azt jelenti, hogy szabadságon vagyunk, s ettől kezdve munkaidőben is minden feladatot ránk lehet bízni (például a bevásárlást, a hivatali ügyintézést vagy akár a fűnyírást). A családdal mindezt már jó előre tisztázzuk, és alakítsunk ki közös szabályrendszert arra, hogy munkaidőben például nem intézünk privát ügyeket. Ha gyanúsan nem érünk a tervezett munkák végére, használhatunk olyan alkalmazást, amely a háttérben figyeli, mivel foglalkozunk, így pár héttel később, az összegyűlt adatokból már kisilabizálhatjuk, mi az oka a csúszásoknak, mivel megy el az időnk a számítógép előtt ülve.

 

Legyünk láthatók

Sok munkavállaló az egyedüllétet és az elszigeteltséget említi a hosszútávú otthoni munkavégzés legfőbb hátrányaként. Ismerjük meg és használjuk az olyan alkalmazásokat, mint például a Skype, a Google Hangouts, a Facetime, a Messenger, és mindig legyenek kéznél a céges közösségi oldalak, a feladat- és projektmenedzsment rendszerek vagy akár a belső intranet is. Ezek mind-mind olyan virtuális találkozóhelyek, amelyek lehetővé teszik, hogy akkor is láthatók legyünk a főnökség vagy kollégák számára, amikor nem vagyunk bent az irodában.

 

A home office munka alapja: rendszerezzünk

Ne hagyjuk, hogy rendetlen legyen az otthonunk. Nemcsak, hogy több idő bármit megtalálni a káoszban, de a család is jogosan fogja utálni, hogy otthonról dolgozunk, ha ronda iratrendezők hevernek mindenfelé. Mindent pakoljunk el! Minél gyakrabban veszünk elő egy irodaszert, annál könnyebben hozzáférhető helyen tároljuk. Használjunk mappákat, papucsokat, tárolódobozokat. Ezekből ma már olyanokat is találni, amelyek lakberendezési tárgyként is megállják a helyüket, és akár otthonunk díszévé is válhatnak.

Ne maradjon le erről sem!

Mint a legtöbb weboldal, mi is használunk sütiket az oldalon. Elfogadom Adatkezelési tájékoztató