Miközben egy egyéni vállalkozás óriási szabadságot és kellemes munkakörnyezetet (home office) is jelenthet, azért azt be kell látni, hogy olykor elég fárasztó tud lenni, amikor az ember egyszemélyben ügyvezető, értékesítő, marketinges, ügyfélszolgálatos, adminisztrátor, fejlesztő, beszerző és takarító. A nap elején még lelkesedve gondolunk az előttünk álló munkanap teendőire, de ahogy beesnek a nem várt e-mailek, sürgős ajánlatkérések, felbukkan valamilyen számlázási probléma, kiderül egy elfelejtett határidő, s közben a közösségi oldalunk is újabb posztra éhezik, azért elég lelombozó tud lenni a nap végére. Ráadásul ilyenkor szokott kiderülni estére, hogy bár egész nap dolgoztunk, éppen azzal foglalkoztunk a legkevesebbet, ami tényleges bevételt termel. Korábban már több tippel szolgáltunk a KKV-k számára, miként hasznosíthatják a munkamenetükben a generatív mesterséges intelligenciát, de az a helyzet, hogy a ChatGPT az egyéni vállalkozóknak is tud segíteni. Megmutatjuk, miként és mire használható, ha mindent egyedül csinálunk, és szeretnénk megkönnyíteni a saját dolgunkat.
ChatGPT az egyéni vállalkozóknak: mire használható, ha mindent egyedül csinálunk?
Természetesen nem arról van szó, hogy pár jól megfogalmazott prompt megadása után a ChatGPT átveszi tőlünk az egész vállalkozási ügymenetet, és sajnos az is hiú ábránd, hogy az összes feladatunkat automatizálhatjuk vele. De nem is ez a cél. Inkább egy sor apró háttérmunkát gyorsíthat fel vagy veheti le részben, esetleg teljesen a terhüket vállunkról.
A legtöbb egyéni vállalkozó munkanapja nem egy aprólékos stratégiai terv átgondolásával kezdődik, hanem azzal, hogy megnézi mi maradt tegnapról, milyen levelek érkeztek újonnan, milyen teendőket írt össze aznapra, melyik ügyfél vár válaszra, és priorizálja, hogy melyik feladat a legsürgősebb. A ChatGPT már ebben is segíthet.
Ha rendszeresen használunk egy külön Projektet a vállalkozás működtetésére, abban együtt tarthatjuk a kapcsolódó beszélgetéseket, fájlokat és utasításokat, így nem kell minden alkalommal nulláról felépíteni a teljes kontextust. A Projektek kifejezetten alkalmasak folyamatos munkák, tervezés és ismétlődő feladatok kezelésére. A ChatGPT ezekkel segíthet összerakni a munkanapunkat. Ha rálátást engedünk neki a feladatainkra, határidőinkre, akkor képes elkészíteni ezekből egy reális napi ütemtervet. A rálátást persze biztosíthatjuk manuálisan is, az aznapi feladatok listájának chatbe másolásával, de plug-inek segítségével akár a feladatkezelőnkkel is összeköthetjük a ChatGPT-t, amely így sok esetben nem csak hozzáfér, de akár szerkesztheti is a teendőket, vagyis még azok átidőzítését is elvégezheti helyettünk a GTD alkalmazásban. Feltéve, hogy olyat használunk, ami ezt támogatja (erre jó példa a Todoist), s persze ha engedélyt adunk a ChatGPT-nek az ilyen mértékű beavatkozásra.
Sőt, ha rendszeresen ugyanazzal a tevékenységsorral kezdjük a napot, a hozzá kapcsolódó feladatok elvégzését nem is kell külön kérnünk. A ChatGPT Scheduled Tasks funkciójával egyszeri vagy ismétlődő feladatokat is létrehozhatunk, illetve változásokat is figyeltethetünk vele (ennek használatáról részletesebben írtunk egy korábbi cikkünkben). Így például minden hétköznap reggelre kérhetünk rövid szakmai hírválogatást, aznapra szóló emlékeztetőt, heti prioritási összefoglalót, vagy egy fontos téma változásának ellenőrzését az interneten.
Szintén a reggelek egyik időt rabló feladata az e-mailek átnézése. Egy válasz még nem akkora kihívás, de napi húsz levéllel már elmehet az időnk. A ChatGPT a beérkezett levélből készíthet rövid összefoglalót, teendőlistát, vagy javasolhat válaszokat, adott esetben bármilyen nyelven. A hosszabb, több e-mailből álló levelezésekből pedig kérhetünk rövid összefoglalót, hogy könnyebben átlássuk, miről volt szó és hol tart az ügymenet.
Ezek persze leginkább akkor működhetnek, ha támogatott levelezési szolgáltatást kapcsolunk a ChatGPT-hez, vagy például a Spark levelezőt használjuk, amelynek Spark CLI funkciójával a ChatGPT hozzáférhet a kliensben menedzselt levelezőfiókjainkhoz.
A lényeg persze nem feltétlenül az, hogy az AI önállóan levelezzen helyettünk, sőt, ezt szerintünk egyelőre érdemesebb még elkerülni, viszont már az is komoly segítség lehet, ha a napi húsz válaszból tizenöthöz elkészíti az első, kiindulásként használható válasz alapot, vagy összefoglalja a hosszúra elnyúlt e-mailes egyeztetéseket.
Ugyanígy használhatjuk amúgy ajánlatok tervezetének gyors összeállítására is. Normális esetben előkeressük a korábbi ajánlatokat, megnézzük az aktuális árakat, átgondoljuk, hogy a kapott ötletek alapján pontosan mire van szüksége az ügyfélnek, majd összeállítjuk a dokumentumot. Ugyanezt a ChatGPT is megoldhatja helyettünk, ha kialakítunk erre a célra egy olyan ajánlatkészítő projektet, amelyben eléri az aktuális árlistánkat, a szolgáltatásaink leírását, néhány ajánlatsablont, korábbi, jól sikerült ajánlatokat, az általános szerződési feltételeket és a kommunikációnkra vonatkozó szabályainkat. Így új ajánlat készítésekor elég bemásolni neki, hogy mit kért az ügyfél és megkérni, hogy készítsen egy ajánlatot az aktuális árlistánk alapján, szerkezeti mintának alapul véve a projektben mellékelt korábbiakat.
Általános segítség kérése az aktuális ügyekhez
Egyéni vállalkozóként rendszeresen kerülhetünk olyan helyzetbe, amikor gyorsan kell információt gyűjteni valamiről. Ez lehet a konkurencia aktuális árazása, egy jogszabályi változás, új biztonsági hardverek megismerése, felhasználói vélemények egy adott termékről a különféle fórumokon stb. Esetleg a megfelelő szolgáltatások összeválogatás egy új ügyfél igényeihez.
Korábban ezekkel hosszú órákat lehetett elbíbelődni a Google keresőben, mire minden kérdésre minőségi választ kaptunk. A ChatGPT viszont jelentősen leegyszerűsíti a válaszok felkutatását az ilyen és hasonló kérdésekre, különösen ha a Work funkcióját is a szolgálatunkba állítjuk. Ez ugyanis a kutatások elvégzésén túl képes dokumentumokat feldolgozni, sőt, létrehozni is, így készíthet nekünk összehasonlító táblázatokat, komplett PDF-es kimutatást, vagy akár prezentációt is.
Persze az ember általában azért kezd bele egy bizonyos vállalkozásba, mert az adott téma szakértője, vagy magabiztosan mozog az adott területen. Így nem feltétlenül kell mindenben az AI-ra támaszkodnia. Például egy grafikus számára nem biztos, hogy előnyös, ha helyette az AI végzi el a hirdetések, plakátok, kiadványok megtervezését (pedig erre is gond nélkül képes már a ChatGPT Work üzemmódja), ahogy egy szövegíró esetében sem szerencsés, ha mostantól már csak az AI írja helyette az anyagokat. Viszont a grafikus kérhet vizuális ötleteket, vagy akár be is segíthet neki az AI az alapok megtervezésével, esetleg az összetett szerkesztési funkciók automatizált megoldásával. Egy szövegírónak pedig hatalmas segítség lehet az AI a kutatómunkában, vagy akár a készülő összeállítás vázlatának létrehozásában. De a kész anyag fordításában is. Ha pedig éppenhogy nem vagyunk otthon a szövegírásban, akkor segíthet megírni a Facebook posztokat, ajánlókat, de elkészíthet akár egy több diából álló, lapozható Instagram bejegyzést is.
Lehet kérni tőle háttéranyagot, segíthet feldolgozni többszáz oldalas dokumentációkat, vagy oktatóanyagot, kvízt készíthet a tanulási folyamatok és a gyakorlás hatékonyabbá tételéhez. A ChatGPT ilyenkor nem helyettesít bennünket, de sokoldalú és praktikus háttérsegítséget adhat.
Készítsünk saját kis segédeszközöket, vagy épp landing pageket
Ismétlődő feladatok esetében a már említett Scheduled Tasks funkció sokat segíthet, de ha nem csak a ChatGPT és Work felületet használjuk, hanem a eredetileg fejlesztőknek szánt Codexet is, akkor saját kis segédprogramokat is készíttethetünk egyes feladatok elvégzéséhez.
Tegyük fel, hogy minden hónapban kapunk egy CSV-fájlt, amelyből mindig ugyanazokat az oszlopokat kell kiválasztani, majd megfelelő formában továbbadni. Ahelyett, hogy ezt minden hónapban manuálisan elvégeznénk, a Codex készíthet egy egyszerű, helyben futó alkalmazást vagy szkriptet, amellyel két kattintással megoldhatóvá válik a folyamat: csak kiválasztjuk a fájlt, megnyomunk egy gombot, és elkészül az átalakított változat. Lehet persze ennél bonyolultabb feladatokban is gondolkodni. Erről nemrég írtunk egy részletes gyakorlati anyagot a kkv-k számára, amely természetesen az egyéni vállalkozóknál is gond nélkül alkalmazható.
Ha termékeinknek, szolgáltatásainknak landing page-re lenne szüksége, használhatjuk a ChatGPT Sites funkcióját (erről itt írtunk részletesen) is, hiszen ott még a megtervezett oldal publikálását is megoldja a program, de amúgy a Codex is képes összerakni komplett, működő weblapokat, igaz, itt már nekünk kell gondolkodni szerverről, amelyen azt közzétesszük. Nem állítjuk, hogy a kettő bármelyik tökéletesen helyettesít egy profi webfejlesztőt, de alap dolgokhoz, egyszerűbb termék- vagy szolgáltatásajánló oldalakhoz elég hatékonyak azok kezében is, akik sosem foglalkoztak weblapok készítésével.
Mivel érdemes kezdeni?
Bár igen csábító, hogy azonnal összerakjunk egy automatizációs rendszert, amely saját asszisztensként dolgozik mellettünk, nem biztos, hogy rögvest ezzel érdemes kezdeni. Az elején inkább az legyen a cél, hogy ne nekünk kelljen elvégezni minden olyan részfeladatot is, amely nem igényli feltétlenül a saját tudásunkat.
Ha hirtelen nem tudjuk, mivel érdemes kezdeni, csak gondoljuk át az elmúlt pár nap eseményeit, projektjeit, s töprengjünk el azon, mikor jött volna jól a külső segítség. Ha találunk ilyen pontokat, azokra próbáljunk meg megoldást kérni a ChatGPT-től, s ha együtt sikerült kidolgozni a hatékony megoldást (ehhez bevethetjük akár a Work vagy Codex funkciókat is, ha van legalább Plus vagy Pro előfizetésünk), akkor érdemes ezek alapján létrehozni a saját ütemezéseket, projekteket. Aztán ahogy haladunk előre, egyre több olyan feladat lesz, amelyet kiszervezhetünk az AI-nak, hogy egyéni vállalkozóként se kelljen egyszerre vágtatnunk a szélrózsa minden irányába.
