Az elmúlt hónapokban több olyan témát is körbejártunk, amelyek elősegíthetik a hazai kkv-k és egyéni vállalkozók számára a ChatGPT integrálását a napi feladatokba. A generatív mesterséges intelligencia számos területen jelenthet óriási segítséget, igaz, nem árt szem előtt tartani a korlátait és az adatvédelmi kérdéseket. Viszont ha ezekre odafigyelünk, némi előkészítéssel kialakíthatunk veleolyan munkakörnyezeteket, amelyek egy adott feladatkörben gyakorlatilag saját digitális asszisztensként működnek. Ehhez ráadásul egyáltalán nem kell programozni, API-kkal foglalkozni vagy saját AI eszközöket fejleszteni és tanítani. Csak azt kell elérnünk, hogy a ChatGPT ismerje az adott munkához szükséges háttérinformációkat, tudja, milyen szabályokat kell követnie, hozzáférjen a megfelelő dokumentumokhoz és – amennyiben ez a feladat elvégzéséhez szükséges – az általunk használt szolgáltatásokhoz is. Megmutatjuk, hogyan lehetséges a legegyszerűbben egy saját digitális asszisztens építése a ChatGPT-ből.
Így lehet saját digitális asszisztenst építeni a ChatGPT-ből
Mára talán nincs is olyan felhasználó, aki ne ismerné a különféle AI csevegőket. Az egyik legnépszerűbb persze a ChatGPT. Azonban a megszokott csevegések egyik korlátja volt, hogy egy új feladatnál gyakran újra el kellett magyaráznunk a tudnivalókat az AI-nak. Mivel foglalkozik a cég? Kik az ügyfelek? Milyen hangnemben kommunikálunk? Hogyan épül fel egy ajánlat? Milyen kifejezéseket használjunk vagy kerüljünk? Hol vannak a korábbi dokumentumok? Egyetlen alkalmi kérdésnél ez nem feltétlenül probléma, ám ha azonban minden héten ugyanazt a munkát végezzük a ChatGPT segítségével, frusztráló lehet, amikor újra és újra meg kell adnunk ugyanazokat az alapinformációkat.
Ennek kivédésére az egyik legjobb megoldást egy ideig a GPT-k használata jelentette, de jelenleg a Projektek sokkal praktikusabbak erre célra. Egy ChatGPT-projektben azonos helyen tarthatjuk az adott munkához tartozó beszélgetéseket, fájlokat és utasításokat, a rendszer pedig ezt a kontextust használhatja az újabb feladatok elvégzéséhez.
Egy marketingprojekthez például összegyűjthetjük itt a korábbi kampányokat, arculati útmutatót, termékleírásokat, célcsoportokról készült anyagokat és a kommunikációs alapelveket. Ettől kezdve pedig végre nem kell minden alkalommal azzal indítanunk, hogy ismét bemutatjuk a vállalkozást, aminek köszönhetően el is kezdhetjük felépíteni saját digitális asszisztensünket.
Az első lépés: mondjuk meg, hogyan dolgozzon
Hasonlóan a háttérinformációkhoz, szintén fontos összetevője a tökéletes asszisztens kifaragásának a megfelelő utasítások használata. A ChatGPT-ben globális egyéni utasításokat is megadhatunk, amelyek minden beszélgetésre vonatkoznak. Ilyen lehet például, hogy milyen nyelven válaszoljon, mennyire részletesen fogalmazzon, milyen stílusban írjon vagy épp milyen szempontokat vegyen rendszeresen figyelembe.
Egy céges asszisztens esetében azonban ennél fontosabbak lehetnek a projektutasítások, mert ezek kizárólag az adott projekten belül érvényesek, és felülírják a globális egyéni utasításokat. Így például egy ajánlatkészítő projektnél megadhatjuk, hogy:
- mindig üzletszerű, de közvetlen hangnemben írjon;
- először kérje be a hiányzó adatokat;
- az árakat kizárólag a megadott árlistából vegye;
- semmilyen kedvezményt ne találjon ki saját maga;
- minden ajánlat végén tüntesse fel az érvényességi időt;
- a kész dokumentumot egy előre meghatározott szerkezet szerint készítse el;
- bizonytalan adatnál inkább jelezze a problémát, mintsem találgasson.
Vagyis itt már nem egyszerűen a fogalmazási stílust adjuk meg, hanem kvázi munkaköri szabályokat hozunk létre, amelyeket az AI-nak be kell tartania a feladatok elvégzésekor. Minél jobban körülhatároljuk a feladatot, annál kevésbé kell minden alkalommal részletes promptokkal vezényelni a ChatGPT-t, s annál hatékonyabban tudjuk elkerülni az esetleges hibákat, amelyek származhatnának hibás adatokra hivatkozásból éppúgy, mint az AI modellekre sajnos ma még jellemző halucinációkra.
Adjunk neki saját dokumentumtárat
Egy jó asszisztens nemcsak azt tudja, milyen elvek és szabályok mentén kell dolgoznia, hanem tisztában van a munkához szükséges háttérinformációkkal is. Ez ügyben egy projektekhez dokumentumokat, PDF-eket, táblázatokat, képeket és egyéb referenciaanyagokat tölthetünk fel, amelyeket a ChatGPT később felhasználhat a feladatok során.
A feltölthető fájlok száma csomagtól függ, a cikk készültekor például a Plus csomagban projektenként legfeljebb 25, Pro és Business előfizetésnél pedig 40 fájl használható. Egy ajánlatkészítő asszisztensnek például mellékelhető:
- az aktuális árlista;
- a szolgáltatások részletes leírása;
- néhány korábbi ajánlat;
- általános szerződési feltételek;
- céges bemutatkozó anyag;
- arculati útmutató;
- gyakran használt szövegek.
Ha maradunk a marketingasszisztens példánál, akkor ott a ChatGPT-s projektet a korábbi kampányokkal, termékadatokkal, célcsoport-leírásokkal, kommunikációs irányelvekkel és statisztikákkal érdemes traktálni. A ChatGPT új Library funkciója ráadásul lehetővé teszi a korábban feltöltött vagy a ChatGPT-vel létrehozott fájlok keresését és újrafelhasználását is. S ami nem utolsó szempont: támogatott fiókoknál a Library akár Google Drive-, Dropbox-, Box- és SharePoint-fájlokat is megjeleníthet.
Itt is hasznos a memória, de nem érdemes mindent erre építeni
A ChatGPT memóriája szintén hozzájárulhat ahhoz, hogy az asszisztensünk megfelelően alkalmazkodjon az elvárásainkhoz és valóban hasznossá válhasson a gyakorlatban. Bekapcsolt memória esetén a ChatGPT felhasználhat releváns információkat a korábbi beszélgetésekből, egyéni utasításokból, fájlokból vagy bizonyos csatlakoztatott szolgáltatásokból, így idővel kevesebbszer kell megismételni a preferenciáinkat vagy a rendszeresen használt munkamódszereket.
Fontos azonban, hogy a memóriát ne kezeljük céges adatbázisként, merthogy a ChatGPT nem feltétlenül őriz meg minden részletet az összes korábbi beszélgetésből, így a kritikus üzleti szabályokat, árakat, sablonokat vagy aktuális termékinformációkat érdemesebb projektutasításként vagy referenciafájlként megadni. Ha nem így teszünk, könnyen zavar állhat be a rendszerben a hiányzó adatok miatt, mert a AI modellek olyakor hajlamosak szó nélkül kipótolni a hiányzó információkat légből kapott ötletekkel.
A Projektek esetében ráadásul választható projekt-specifikus memória is. Ilyenkor az adott projekt információi elkülöníthetők a ChatGPT-ben más tartalmakból, csevegésekből összegyűlt kontextusoktól. Megosztott projektnél azt is fontos tudni, hogy a projekt nem fér hozzá az egyes résztvevők projekten kívüli személyes memóriájához vagy egyéni utasításaihoz. Ez céges használatnál kifejezetten hasznos lehet, hiszen nem feltétlenül szeretnénk, hogy egy adott ügyféllel vagy projekttel kapcsolatos információk előkerülhessenek akár más beszélgetésekben is.
Nem kell mindent fájlokban tárolni
Bár nagyon kényelmes és egyszerű a dokumentumok átadása egy projektnek, hogy aztán abból tudjunk dolgozni, nem az a helyzet, hogy nem minden esetben érdemes csak fájlokra alapoznunk. Ha fokoznánk a hatékonyságot, megoldható, hogy a ChatGPT ne csak a feltöltött anyagokból dolgozzon, hanem hozzáférjen azokhoz a szolgáltatásokhoz is, amelyeket a mindennapi munkában használunk.
A jelenlegi plug-in rendszer többek között összekapcsolt alkalmazásokat, kész munkafolyamatokat és speciális utasításokat foghat össze. Az alkalmazásokon keresztül a ChatGPT kereshet információkat például a Google Drive-on vagy a Slackben is, és támogatott szolgáltatásoknál bizonyos műveleteket is végrehajthat. Erre kiváló példa az egyik korábbi cikkünkben bemutatott Spark CLI, amelynek segítségével a ChatGPT hozzáférhet és akár menedzselheti is a Spark e-mail kliensben felvett e-mail fiókjainkat.
Ezzel a megoldással egy megfelelő hozzáférési jogokkal rendelkező digitális asszisztensnek nem feltétlenül kell minden adatot külön feltöltenünk. Például egy ügyfélkommunikációs asszisztens:
- megkeresheti a korábbi levelezést;
- átnézheti az ügyfélhez kapcsolódó dokumentumokat;
- összefoglalhatja az előzményeket;
- elkészítheti a válasz tervezetét;
- de akár a kapcsolódó műveletek elvégzésében is segíthet.
Hogy pontosan milyen szolgáltatások és műveletek érhetők el, az függ az előfizetéstől, régiótól, munkaterülettől és az adott alkalmazás képességeitől. Meg némileg a bátorságunktól is, hogy mihez adunk akár korlátlan hozzáférést is az AI-nak. Persze minél nagyobb a vállalkozó kedvünk ezen a téren, annál több dolgot bízhatunk az AI-ra, de minél nagyobb szabadságot adunk neki, annál jobban nő a kockázat is.
Három digitális asszisztens, amelyet szinte bármelyik kisvállalkozás használhat
Végezetül a sok elvi tudnivaló után lássunk három olyan példát, amelyek alapján szerintünk könnyen átlátható, hogy miként működnek a fentiek a gyakorlatban. Természetesen nem érdemes ezeket egy az egyben átvenni, hanem mindig, mindent ajánlott a saját cégünk, egyéni vállalkozásunk elvárásaihoz igazítani. De az alapelvek ettől még mindig ugyanazok.
Ajánlatkészítő asszisztens
Itt Projekt-utasításként megadjuk az ajánlatok szerkezetét, hangnemét és azokat a szabályokat, amelyeket mindig be kell tartania. Feltöltjük az árlistát, szolgáltatások leírásait, a céges bemutatkozót és néhány jól sikerült korábbi ajánlatot. Ezután egy új érdeklődőnél elég megadni az ügyfél nevét, igényeit és az elvégzendő munkát. Az asszisztens elkészítheti az ajánlat első változatát, miközben a korábban meghatározott formai és tartalmi szabályokat követi.
Marketingasszisztens
Itt referenciaanyagként megadhatjuk a célcsoportokat, korábbi kampányokat, termékleírásokat, kommunikációs stílust és arculati elemeket. Ezután kérhetünk tőle egy teljes havi tartalomnaptárt, kampányötleteket, Facebook- vagy Instagram-posztokat, hírleveleket, képi ötleteket vagy kampányelemzést úgy, hogy nem kell minden egyes alkalommal elmagyaráznunk, kinek és milyen stílusban kommunikálunk. Fontos, hogy a ChatGPT ma már nem pusztán szövegekkel, vagy egy-ként generált képpel tud szolgálni ilyenkor. Gond nélkül elkészít nekünk egy komplett, több diából álló Instagram posztot, illusztrációkkal, szövegekkel.
Ügyfélkommunikációs asszisztens
Itt megadhatjuk a tipikus kérdéseket, válaszadási irányelveket, szolgáltatási feltételeket és kommunikációs stílust. Ha a szükséges, akkor az általunk használt levelező- vagy dokumentumszolgáltatás is csatlakoztatható hozzá, így az asszisztens akár az előzményekből is dolgozhat. Ekként egy hosszú levelezésnél először összefoglalhatja, mi történt eddig, azonosíthatja a még nyitott kérdéseket, majd elkészítheti a következő válasz tervezetét.
Haladóknak: saját plugin készítése
Ha egy munkafolyamatot rendszeresen ugyanúgy szeretnénk használni, jó megoldás lehet akár egy saját plug-int is összerakni hozzá. A ChatGPT pluginjai ugyanis nem pusztán külső szolgáltatások integrációjára szolgálnak. Egy plugin tartalmazhat újrafelhasználható utasításokat -úgynevezett skilleket – és csatlakoztatott alkalmazásokat is. Az OpenAI ehhez külön Plugin Creator eszközt kínál, amellyel természetes nyelven is összeállíthatunk saját munkafolyamatot.
Például kreálhatunk olyan plugint, amely minden pénteken összegyűjti egy projekt aktuális állapotát a Slackből és más kapcsolódó szolgáltatásokból, majd mindig ugyanabban a formátumban elkészíti a heti jelentést. Ez már közelebb áll a klasszikus értelemben vett saját AI-asszisztenshez, de továbbra sem szükséges hozzá saját modellt tanítani. Ez amúgy hatékonyabb, mint a szimpla GPT-k használata, amit amúgy már maga az OpenAI sem különösebben javasol.
Ne egy mindentudó asszisztenssel kezdjünk
Bár a fenti szempontokra és tanácsokra alapozva elég összetett asszisztenseket lehet létrehozni, szerintünk elsőként nem érdemes rögtön minden automatizálni. Azt pedig végképp érdemes kerülni, hogy egyfajta céges szuperasszisztenst kreáljunk, amely egyszerre foglalkozik marketinggel, pénzüggyel, ügyfélszolgálattal, weboldallal és mindennel, amivel mi éppen nem szeretnénk. Ebből előbb vagy utóbb hatalmas káosz és keveredés lehet. Sokkal áttekinthetőbb lehet külön projektet kialakítani például:
- ajánlatkészítéshez;
- marketinghez;
- ügyfélkommunikációhoz;
- egy konkrét hosszabb projekthez;
- kutatáshoz és elemzéshez.
Így az utasítások, referenciaanyagok és beszélgetések sem keverednek össze, ráadásul a limitekkel is ügyesebben tudunk gazdálkodni. Emellett egy ilyen digitális asszisztens esetében könnyebb is ellenőrizni, hogy valóban megfelelően végzi-e a munkáját.
Ahogy egy új kollégára sem bíznánk az első munkanapján ellenőrzés nélkül a teljes vállalkozást, úgy a digitális segédünkkel sem érdemes kivételezni: az első időszakban célszerű figyelni, hogy megfelelő információkból dolgozik-e, helyesen értelmezi-e az utasításokat, és felismeri-e azokat a helyzeteket, amikor inkább kérdeznie kellene. Ha rendszeresen ugyanazt a hibát követi el, nem feltétlenül új promptot kell minden alkalommal írni. Sokszor jobb megoldás módosítani a projektnél használt utasítást vagy pontosítani valamelyik referenciaanyagot.
Mi a helyzet az üzleti adatokkal?
Céges használatnál természetesen arra is figyelni kell, milyen adatokat adunk át a ChatGPT-nek. A ChatGPT Business esetében az OpenAI a munkaterület adatait alapértelmezés szerint nem használja modelljeinek betanítására, és az adatokat átvitel közben, valamint tárolt állapotban is titkosítja. Ezzel szemben a személyes ingyenes, Plus vagy Pro előfizetésnél eltérhet ettől az adatkezelés, ezért érzékeny üzleti vagy ügyféladatok használata előtt mindenképpen érdemes átnézni az adatvédelmi beállításokat és az adott csomag feltételeit.
Ugyanez igaz a csatlakoztatott külső szolgáltatásokra is: csak olyan hozzáférést adjunk, amelyre ténylegesen szükség van, és ellenőrizzük az alkalmazás által kért jogosultságokat.
