A legjobb cross-platform GTD alkalmazás, akár ingyen is

A feladatkezelés visszatérő témakör nálunk, lévén egy jól működő to-do app sokak életét könnyíti meg, mind a hétköznapi tennivalók, mind a munkahelyi teendők menedzselése szempontjából. Ilyen alkalmazásokból akad is bőven (lásd Feladatkezelés és GTD dossziénkat), s ezek között vannak szép számmal komolyabb darabok is, amelyek nem egyszerű digitális feladatlisták, hanem komplett GTD funkciókkal dicsekedhetnek. Egyik kedvencünk például a Things, de például az Apple Reminders is egészen korrekt, csak egy gond van velük: ha valaki nem teljesen az Apple ökoszisztémában él, akkor nem minden eszközén tudja őket használni. Márpedig ez sokak számára fontos tényező. Éppen ezért ma megmutatjuk, melyik – szerintünk – a legjobb cross-platform GTD alkalmazás, amely adott esetben akár ingyen is bárki rendelkezésére áll, bár kétségtelen, hogy akkor teljesednek ki igazán a lehetőségeink, ha hajlandók vagyunk az amúgy kedvezőnek mondható havi- vagy éves díjat kifizetni érte. Ez esetben ugyanis tényleg a tökéletes feladat- és projektkezelő alkalmazást kapjuk, amelyet bármilyen rendszeren használhatunk.

Todoist: a legjobb cross-platform GTD alkalmazás

A Todoist egy rendkívül összetett, sokoldalú GTD program, amelyre éppúgy rábízhatjuk a bevásárlási listát, mint a komplett, több lépcsős projekteket. Így egyetlen felületen láthatjuk át minden tennivalónkat, ráadásul kapunk egy raklapnyi eszközt ahhoz, hogy megfelelően tudjuk rendszerezni a dolgokat.

Mint az a legtöbb GTD alkalmazásnál lenni szokott, az új bejegyzések itt is az Inboxban kezdik a pályafutásukat, de pár mozdulattal átsorolhatjuk azokat valamelyik általunk létrehozott projectbe. Ezek a projektek lehetnek egyszerű tennivalólisták – akár több szintes mélységben is, vagyis egy adott teendőt még tovább bonthatunk alfeladatokra -, de az elválasztók segítségével, amelyek önálló elnevezést kaphatnak, könnyedén csoportosíthatjuk a projekten belüli tennivalókat is. Ennek köszönhetően nagyon összetett projektek születhetnek, kezdve a teljes heti tervezőtől, a megbeszélések vagy prezentációk vázlatán át, egészen egy termék elkészítés lépéseinek megtervezéséig.

Ehhez ráadásul kapunk seregnyi előre elkészített sablont is, amelyeket itt lehet átnézni és egy kattintással letölteni, használatba venni. További extra, hogy a projektek megjelenése is testreszabható: van List és Board nézet, utóbbinál a tetszőlegesen létrehozott alkategóriákat nem egymás alá listázva, hanem egymás mellett elhelyezve – amolyan Kanban stílusban – mutatja a program.

A projektekbe soroláson túl még címkék segítségével is rendszerezhetjük a dolgainkat, ráadásul mind a projekteknél, mint a címkéknél használhatunk színkódokat is. S hogy sok teendő között is azonnal megtaláljuk amit keresünk, nem csak a hagyományos kereső funkció áll a rendelkezésünkre, hanem létrehozhatunk szűrőket is, amelyek tetszőlegesen variálható szempontok szerint képesek automatikusan listázni számunkra az éppen szükséges bejegyzéseket. Természetesen ezen felül minden bejegyzésnél írhatunk szöveges jegyzetet, megadhatunk prioritási szintet, hozzárendelhetünk határidőt, s meghatározhatunk akár több riasztási időpontot is.

Érdekesség, hogy adott esetben akár fájlokat is csatolhatunk a tennivalókhoz, sőt, közvetlenül a Todoistben tudunk hangfelvételt is rögzíteni bármelyikhez. Sajnos ezt egy kicsit faramuci módon oldották meg, merthogy nem közvetlenül a tennivaló jellemzői között találjuk az erre szolgáló gombokat, hanem a Comments szekcióban. Ilyen mindegyik teendőhöz tartozik, hiszen a Todoist csoportmunkára is alkalmas, vagyis a tennivalókat megoszthatjuk, delegálhatjuk a felhasználók között, s ily módon van lehetőség kommentelésre is, illetve a kommentekben csatolmányok feltöltésére, hangfelvételre. Értelemszerűen ez a módszer akkor is működik, ha teljes magányban használjuk a Todoistet, legfeljebb szokatlan kicsit, hogy a csatolmányokat és hangfelvételeket az egyszemélyes chat felületen tároljuk.

Mindegy, lényeg, hogy a funkció ott van és remekül működik. Megszokni pedig két legfeljebb két alkalom. A csoportmunkát illetően pedig fontos lehet még, hogy van naplózási funkció is, vagyis látjuk, ki, mikor, mit babrált az adott teendővel.

Új bejegyzés felvétele, villámgyorsan

Pusztán a fenti eszközkészlet is elég meggyőző lenne, mert hát mi lehetne fontosabb, minthogy jól strukturáltan, átlátható felületen tudjuk vezetni minden teendőnket. De ennél azért több praktikus funkciót is rejt még a Todoist.

Az egyik legjobb funkciója, hogy az új bejegyzések felvételekor nem csak a címadás és a jegyzetek felvétele mehet billentyűzettel. Az időpontok megadását, a prioritást, az emlékeztető időpontját, a szükséges projektet és címkéket stb. mind meghatározhatjuk írásban a bejegyzés felvételekor. Ez hihetetlen módon egyszerűsíti egy feladat felvételét, hiszen nem kell egérrel kattogni vagy az ujjunkkal bökdösni a gombokra az időpontok, címkék, projektek kiválasztásához. Egyszerűen beírhatunk mindent, például

  • a bejegyzés neve után beírt p1, p2, p3, p4 meghatározza a priorotást
  • a @ jel után írhatjuk a címkét
  • a # jel után megadhatjuk a projektet, amelybe besorolnánk a tennivalót (ha nem soroljuk be, akkor ugyebár az Inboxba kerül)
  • a today 9:00 annyit tesz, ma 9:00-kor van a tennivaló határideje, a wed 10:30 beírásával pedig szerdán 10:30-ra időzíthetünk egyet

A napok, hónapok, hetek meghatározásakor ugyan az angol elnevezést kell használni, de ez csupán pár szó, amelyeket azoknak is érdemes megtanulni, akik amúgy nem beszélnek angolul. Jelentősen fokozható a hatékonyságunk ezzel.

E funkcióra épül egyébként az ismétlődő tennivaló meghatározása is, ami elsőre kissé fura döntés, merthogy ezeknek nincs külön felület a beállításához. Viszont van egy korrektül megszerkesztett súgó lap a Todoist weboldalán, amelyből minden lényeges utasítást elsajátíthatunk, például:

  • every 22th = minden hónap 22-én
  • every 3 days = három naponta
  • every! 5 days = az adott esemény teljesítettnek jelölésétől számított 5 naponként
  • every morning = minden reggel (alapértelmezésben 9:00-kor)

De akár keverhetjük is ezeket, vagy kiegészíthetők jelzési időponttal is. Érdemes megbarátkozni ezzel a módszerrel, ugyanis jóval összetettebb ismétlődéseket – és sokkal gyorsabban – határozhatunk meg így, mint amiket a konkurens alkalmazásokban megszokhattunk. Tényleg nagyon jó, s a Todoist komplex módon menedzseli ezeket az ismétlődő eseményeket.

A jó Karma: avagy egy inspiráló GTD app

Érdekes ötlet volt a készítők részéről a Karma opció beépítése a programba. Ez tulajdonképpen egy produktivitást fokozó, inspiráló funkció, amely statisztikát ad az elvégzett napi, heti, havi tennivalókról. Így láthatjuk, hogy mely napokon voltunk hatékonyak, s melyek a kevésbé produktív napjaink a héten. Ezt egészíti ki az úgynevezett Todoist Karma szintünk, amelyet a céljaink eléréséből adódó pontszámok alapján ítél oda a program, s amely minden bizonnyal kellően inspiráló tud lenni azok számára, akikben él a versenyszellem.

Mi határozhatjuk meg a napi és heti célokat, illetve azt is, a hét mely napjain vegye ezeket figyelembe a program. Ha éppen elutazunk kicsit pihenni, semmi gond, vagy Vacation üzemmód is, amely erre az időszakra bekapcsolható. De ha az egészet feleslegesnek érezzük, természetesen teljesen kikapcsolhatjuk Todoist Karma funkciót. Mondjuk nem kér enni, szóval érdemes lehet használni, hiszen ha nagyon eltunyulunk, kicsit fokozhatja a munkakedvünket.

Összegzésül

Mindent egybevetve a Todoist minden szempontból az egyik legjobb GTD alkalmazás, ha pedig a cross-platform felhozatalt nézzük, akkor jelenleg egyértelműen az élen áll. Használhatjuk Windowson, macOS-en, Linuxon, iOS-en, Androidon egyaránt. Ha éppen nem akarjuk telepíteni egy gépre, akkor webes felületen is menedzselhetjük teendőinket.

A Todoist számtalan alkalmazással képes összedolgozni, így például láthatjuk Todoistes teendőinket a Fantastical vagy Google Calendar naptár programokban, a Planner és Trello project menedzserekben, vagy összeköthetjük olyan appokkal, mint a Pomodone, az Outlook, a Spark stb. Emellett automatizációs megoldásokkal is együttműködik.

Mint a bevezetőben is említettük, maga a Todoist akár ingyen is rendelkezésére áll bárkinek, azonban az ingyenes verziónak akad két komoly korlátozása: az egyik, hogy csak adott számú projektet hajlandó kezelni, a másik, hogy nem tudunk emlékeztető időpontot hozzárendelni a teendőkhöz. Ezek közül ez utóbbi talán a nagyobb megkötés. Emellett a színtémákból is csak az alap változatokat kapjuk (ezekkel testreszabhatjuk a program felületét), de – bár mi szeretjük az előfizetéses színsémák közül a Graphitot – tekintve, hogy még az alap pirosas színvilág is remekül illik a Todoist stílusához, ez kevésbé tűnik érvágásnak az ingyenes verziót használók számára.

Szerencsére a teljes verzió havi 4 USD-s áron előfizethető, s ettől kezdve az összes, e cikkben említett funkció a rendelkezésünkre áll, gyakorlatilag bármilyen platformon. Az eszközök közötti szinkronizálás egyébként villámgyors, szóval minden azonnal látunk az összes gépen, okostelefonon, tableten. Ha nagyon bele akarunk kötni valamibe, akkor két dologba tehetjük: az egyik, hogy a sötét és világos színsémák közötti – a rendszer beállításaihoz igazodó – automatikus váltás jelenleg csak az okostelefonos verzióban megy, Macen például sajnos nem. Emellett jó lenne, ha az okostelefonos widgetek betűmérete állítható lenne, mert jelenleg rendkívül aprók a feliratok például egy iPhone 11 Pro képernyőjén. De ezek szó szerint apróságnak tűnnek, ha melléjük tesszük azt a temérdek praktikus funkciót, amelyekkel a Todoist kényeztet minket nap mint nap.

Ne maradjon le erről sem!