Nem túlzás állítani, hogy a PDF ma legnépszerűbb fájlformátum, ha a nyomtatási képnek megfelelő megjelenéssel szeretnénk közzétenni, megosztani bármilyen dokumentumokat. Létrehozásához, szerkesztéséhez, vagy épp egy tetszőleges dokumentum PDF-be konvertálásához tömérdek nagyszerű eszköz lehet találni, adott esetben akár teljesen ingyen is. Ám olykor nincs szükség extra megoldásokra ahhoz, hogy egy szövegszerkesztőben, táblázatkezelőben vagy épp prezentációs alkalmazásban készített anyagot PDF-ként tehessünk közzé. Megmutatjuk, milyen egyszerűen oldható meg egy dokumentum mentése PDF formátumba a Wordben. Ráadásul ugyanezzel a módszerrel Excel táblázatokat vagy PowerPoint prezentációkat is publikálhatunk PDF dokumentumként.
Dokumentum mentése PDF formátumba a Wordben
Arra, hogy egy Word dokumentumot PDF formátumba mentsünk, rögtön két lehetőség is kínálkozik az aktuális Word verziókban Windowson. A lényege – és eredménye – mindkettőnek ugyanaz, így teljesen mindegy, melyik megközelítést választjuk.
Ettől függetlenül talán kézenfekvőbb, ha a Fájl / Mentés másként… menüpontot választjuk, majd ott a fájlnév megadására szolgáló szövegmező alatti opcióban a lenyíló listából kiválasztjuk a PDF lehetőséget. Ezután már menthetjük is az anyagot a kívánt mappába, vagy a OneDrive-ra.
Hasonlóan egyszerű az alternatív megoldás is. Ekkor a Fájl / Exportálás menüpontra kell kattintani, majd a megjelenő felületen még egy kattintás szükséges a PDF/XPS létrehozása gombra is. Ekkor megjelenik egy párbeszédablak, ahol nevet adhatunk a leendő fájlnak, illetve dönthetünk a fájlformátumról is. Utóbbinál válasszuk a PDF lehetőséget, majd mentsük az anyagot.
Mentés előtt a párbeszédpanelen még van lehetőségünk – mindkét esetben – kiválasztani, hogy milyen felhasználásra szánjuk a leendő PDF dokumentumot. Így optimalizálhatjuk annak fájlméretét.
A Szokásos opció jó választás mondjuk weboldalakon történő online közzétételhez és nyomtatáshoz, a Méret minimalizálása opció pedig akkor, ha a dokumentumot e-mailben küldenénk valakinek, vagy feltöltenénk egy olyan online szolgáltatásba, amelyiknél meghatározták a maximális fájlméretet. Mondjuk utóbbi esetre mutattunk már trükköket, amelyekkel bármilyen PDF fájlmérete csökkenthető.
Ugyanígy megoldható Excelben és PowerPointban is
A fenti megoldások működnek az Excel és PowerPoint alkalmazásokban is, így táblázatainkat és prezentációinkat is könnyedén közzétehetjük PDF-ként. Ennek előnye, hogy a PDF-eket szinte minden rendszer támogatja, vagyis bárki, bármilyen eszközön könnyen megtekintheti azok tartalmát. Ráadásul a PDF oldalai pontosan mutatják az eredeti tördelést, elrendezést, szemben mondjuk egy Word dokumentummal, amely a Word verzióktól, vagy az alternatív szövegszerkesztőktől függően kvázi széteshet a megnyitáskor, lerombolva a szépen megtervezett eredeti látványt. Hátránya is van persze: egy PDF dokumentumot tovább alakítani azért nem lehet akármilyen programmal, csak megfelelő PDF szerkesztőkkel.
