Teendőink nyilvántartásához mára számtalan nagyszerű alkalmazás áll rendelkezésre. Közülük a legjobbakat már több alkalommal összeválogattuk, például itt. A legtöbb ilyen válogatásban általában helyet kap a Microsoft To-Do alkalmazása, amely minden rendszerre ingyenesen elérhető, s Microsoft pedig szépen integrálta a Windows 11 Óra alkalmazásába is, komplett pomodoro funkcióval kiteljesítve a lehetőségeit. A redmondi cég amúgy is nagy lelkesedéssel ontja magából a produktivitás növelésére szánt feladatkezelőket. Ezek egyike mai tesztalanyunk is. A Microsoft Lists használata csak az elmúlt hetekben vált mindenki számára lehetővé, pedig maga a program már régóta elérhető a vállalati felhasználóknak. Ám az a helyzet, hogy nem csak nekik lehet hasznos napi szinten, hanem az egyéni vállalkozóknak is. Sőt, adott esetben még egy család is nagy hasznát veheti a mindennapokban. E programmal a feladatok és listák kezelése hatékonyan és ingyen oldható meg.
Microsoft Lists használata: feladatok és listák kezelése hatékonyan, ingyen
A Microsoft To-do egyértelműen egy szimpla feladatkezelő alkalmazás, s a Microsoft Lists is használható erre a célra, mégsem igazán keverhető össze a kettő. Utóbbi ugyanis sokkal összetettebb, több szempontot tartalmazó listák létrehozására és menedzselésére hivatott. Persze, felírhatjuk bele a napi teendőket is, de arra szerintünk sokkal kényelmesebb a To-Do.
Ehelyett a Lists inkább események követésére, szervezésre, nyilvántartásra, ötletek listázására, vagy akár receptek gyűjtésére praktikus, amelyeket viszont nagyon kényelmesen és sokoldalúan tárolhatjuk és kezelhetjük benne, akár a webes felületen, akár az iOS vagy Android appokban. Használatához egyébként nincs szükség nagy extrákra, csak egy Microsoft fiókra.
Felülete letisztult és egyszerűen használható, az ismerkedést pedig nagyban elősegítik a különféle sablonok, például:
- Problémakövetés: problémák nyomon követése és lezárása.
- Alkalmazottak bevezetése: kezelhetjük az új alkalmazott bevezetési folyamatát, erőforrások és kapcsolatok megosztásával stb.
- Eseményfüzet: események minden fontos részletének összegyűjtése.
- Eszközkezelő: egy szervezet összes eszközének nyilvántartásához, beleértve, azok kiadása és visszahozási dátumát is.
- Munkaerő-toborzás nyomon követése: alkalmazott-jelöltekkel kapcsolatos események és adatok tárolása, menedzselése, önéletrajzoktól kezdve a döntések folyamatán át a nevekig és dátumokig, kiegészítve mondjuk a kérdezők megjegyzéseivel.
Ez csak néhány példa, s persze elég nagyvállalati jellegük van, de mint említettük, a Lists nem csak a cégeknek, de a magánzóknak, sőt, akár egy család tagjainak is előnyös lehet. Előbbiek kezelhetik benne mondjuk a projektek előrehaladásának menetét, vagy tartalmak ütemezését, utóbbiak pedig nyilvántarthatnak benne ételrecepteket, az utazásokra összepakolandó cuccokat, ajándékötleteket, vagy akár a családi kiadásokat is.
A listák használatával való ismerkedést érdemes valamelyik sablon alapján kezdeni, de természetesen létrehozhatunk teljesen egyedi, saját listákat is (még CSV fájlból is importálhatunk adatokat). Ilyenkor mi határozhatjuk meg az oszlopok számát, illetve azt is, hogy melyik oszlop, milyen jellegű adatokat tároljon (dátum és idő, pénznem, személy, szám, szöveg, igen/nem választás, hiperhivatkozás, kép, értékelési lehetőség, előre definiált választási lehetőségek stb.). Ezekből egy rendkívül összetett lista építhető fel, amelyet aztán különféle szempontok szerint tudunk szűrni, rendezni, s persze kereshetünk is tartalmukban. Mindegyik oszloptípus testreszabható további opciókkal.
Listáinkat természetesen megoszthatjuk más felhasználókkal és vagy lehetőség exportálásra is CSV formátumba, vagy épp a Power BI-ben történő felhasználáshoz. Emellett létrehozhatunk szabályokat is, amelyek a lista különféle módosításai esetében (törlés, szerkesztés, új elem stb.) tud küldeni értesítést a kiválasztott személyeknek.
Mindent egybevetve a Microsoft Lists egy kifejezetten sokoldalúan használható feladatlista eszköz, amelynek szinte bárki nagy hasznát veheti a hétköznapokban, nem csak a munkával kapcsolatos, hanem az otthoni teendők vagy épp eszköztár menedzseléséhez egyaránt.
