Ha ki kellene választanunk egyetlen cross-platform tennivaló alkalmazást a meglehetősen bőséges választékból, egyértelműen a Todoistet neveznénk meg kedvencként. Ez egy egyszerre letisztult, mégis nagyon sokoldalúan használható GTD alkalmazás, amelyet ráadásul folyamatosan fejlesztenek, bővítenek a készítői. Korábban írtunk már róla részletes tesztet, sőt, bemutattunk néhány akkor még csak béta állapotban lévő, készülő funkciót is. Ám a Todoist az elmúlt hónapokban is látványosan fejlődött, így arra gondoltunk, ideje egy friss válogatást készíteni azokról az új funkcióról, amelyeknek – szerintünk – a leginkább hasznát veheti mindenki a hétköznapi projekt- és feladatmenedzselés során. Íme azok az új Todoist funkciók, amelyek a kedvenceink lettek pillanatok alatt.
Új Todoist funkciók, amelyek a kedvenceink lettek pillanatok alatt
Hasonlóan a jegyzetelés terén – általunk – kedvencként emlegetett Crafthoz, a Todoistre is igaz, hogy a készítőknek tengernyi hasznos funkciók sikerül tető alá hozniuk egyetlen felületen, de anélkül, hogy emiatt az ember úgy érezné, összezavarodik a funkciók erdejében. Ráadásul mindkét programot úgy fejlesztik, hogy ténylegesen a produktivitást segítő opciókat kapjanak.
A Todoistet mi megelégedéssel használjuk Windows, macOS, iOS és Android alatt egyaránt, mert egyszerűen kezelhető, gyorsan lehet benne új teendőket rögzíteni, és flottul szinkronizál minden teendő a platformok között. Arra is jó, ha az embernek csak egy bevásárlólistát kell összeírnia, és akkor is, ha összetett projekteket kell lépésről lépésre végigmenedzselnie.
Az utóbbi időben ráadásul több olyan funkcióval bővült, amelyek a mindennapi használat során kifejezetten praktikusak lehetnek, s jelentősen tudják gyorsítani a feladatok felvételét, feldolgozását. Ezek közül válogattuk ki a legérdekesebbeket, amelyeket mi azonnal megkedveltünk.
Sürgős emlékeztetők: amikor létfontosságú, hogy valamiről ne feledkezzünk el
Kezdjük rögtön egy olyan funkcióval, amelyet mi már régóta vártunk, s most végre megérkezett. A hagyományos emlékeztetőkkel van egy apró probléma: ha éppen dolgozunk, vezetünk, vagy egyszerűen félretettük a telefonunkat, könnyen előfordulhat, hogy észre sem vesszük az értesítést. Az esélyeken még tovább ronthat, ha a készüléket néma vagy Ne zavarjanak üzemmódba állítottuk. Utólag persze a Zárolt képernyőn általában ott vár ránk minden elszalasztott emlékeztető, s persze a program maga is jelöli, hogy erről vagy arról lemaradtunk, de rossz esetben ilyenkor már késő bánat.
A Todoist Urgent Reminders, vagyis sürgős emlékeztetők funkciója – hasonlóan az Apple Reminders megoldásához – éppen erre kínál megoldást. Ez a funkció ugyanis nem a hagyományos módon emlékeztet minket a kívánt időpontban, hanem teljes képernyős módon, s minden esetben hanggal kísérve. Akkor is, ha amúgy a telefon néma üzemmódban van, vagy olyan fókuszt használunk, ami tiltja az alkalmazásoknak, hogy zajongjanak. Szóval erről az értesítőről tuti nem maradunk le!
Ahhoz, hogy egy étesítőt így működjön, az időpont megadásán túl be kell kapcsolnunk az Urgent opciót is, amikor létrehozzuk. Ez megy a felületen is, de ha a mondjuk az esemény kezdete előtti értesítést szöveges bevitellel adjuk meg, akkor a szokásos !10mb helyett ehhez a !10mb! jelölést kell megadni.
Értelemszerűen az időpont változhat, lényeg, hogy írjunk egy bónusz felkiáltójelet utána, hogy a program tudja, ezt a figyelmeztetést kiemelten kell kezelnie. Sajnos a dolog egyszerre csak egy mobilon aktiválható, így – bár bármelyik eszközön is létrehozhatunk ilyen értesítőket -, de csak azon kapjuk meg magát teljes képernyős értesítőt, amelyiket erre a célra kiválasztottuk. Emellett asztali gépeken ez eleve nem működőképes, vagy iPhone-ra vagy androidos okostelefonra van hozzá szükség (és iOS alatt ellenőrizzük, hogy a Todoist beállításaiban az Alarms opció aktív legyen).
Mindenesetre korlátozások ide vagy oda, szerintünk nagyon is érdemes kihasználni, mert sok kellemetlenségtől megkímélheti az embert, ha nem marad le valamilyen létfontosságú eseményről. Értelemszerűen nem érdemes az összes értesítést ilyenre állítani, de a sürgős, létfontosságú időpontoknál nagyon hasznos. Bár azzal azért érdemes összeegyeztetni, hogy ez ne essen mozi- vagy színházlátogatási időpontra, mert kényelmetlen élmény lesz, amikor a filmet vagy előadást megszakítja az amúgy lehalkított telefon hangos riasztása.
Újratervezett Quick Add: még gyorsabban rögzíthetjük a teendőinket
Bár a Todoist nemrég már hivatalosan is debütált AI-alapú feladatbeviteli- és feldolgozási megoldásai (diktálás, fotókról beolvasás stb.) hihetetlenül hasznosak lehetnek a hétköznapokban, be kell valljuk, mi még mindig inkább a Quick Add felületre és azon a természetes nyelvi szövegezésre támaszkodunk. Bevált, hatékony, gyors.
Idén augusztusban viszont ezt a felületet is szépen átdolgozták, ami szerencsére az előnyére vált: letisztultabb lett, köszönhetően annak, hogy a különböző beállítási lehetőségek nem foglalják feleslegesen a helyet, hanem akkor jelennek meg, amikor szükségünk van rájuk. A természetes nyelvű dátumfelismerés, a gyorsbillentyűk és a korábbi funkciók szerencsére megmaradtak. Sőt, néhány új billentyűparancs is érkezett, például a lefelé mutató nyíllal gyorsan a leírás mezőre ugorhatunk (és egyben megjelennek a további opciók is), míg a { karakterrel azonnal megnyithatjuk a határidőválasztót.
Színesebb naptár, átláthatóbb feladatok
A következő fejlesztés első pillantásra talán kevésbé tűnik jelentősnek, pedig annak, aki rendszeresen használja a Todoist naptárnézetét, meglepően sokat segíthet. A naptárban megjelenő feladatokat immár különböző színekkel emelhetjük ki, amelyek háromféle tulajdonsághoz igazodhatnak: a feladat prioritásához vagy az alkalmazott címkéhez.
Így például ha a Todoistben nemcsak munkával kapcsolatos feladatokat vezetünk, hanem magánéleti teendőket, családi programokat és egyéb kötelezettségeket is, azokat feltűnőbben tudjuk elkülöníteni egymástól a címkézés alapján, illetve azonnal láthatjuk azt is, hogy mennyire fontos teendőkről van szó, ha prioritás szerint színezünk.
Háromnapos naptárnézet: pont annyi, amennyire szükségünk van
Bár a Todoist naptárnézete eddig is teljesen jó volt, szintén praktikus újítás, hogy egy ideje már nem csak havi és heti felbontást jeleníthetünk meg, hanem akár három napost is. Bár sokan csak legyintenek erre, valójában sok szempontból ideális lehet, ha csak néhány nap teendőit szeretnénk átnézni, esetleg átütemezni. Az új nézet a projektek esetében és az Upcoming felületnél alkalmazható.
Dokumentumokból és képekből is készíthetünk feladatlistát
Annak idején részletesen írtunk az akkor még csak Experiment állapotban lévő, készülő új AI funkciókról, amelyek azóta vagy végleges, vagy béta állapotba kerültek, így több felhasználó számára váltak elérhetővé.
A Ramble gomb már mindenhol ott díszeleg a felületen egy ideje, így az új teendőket bármikor diktálhatjuk, egészen extrém kényelemben. De most már megjelent az Extract tasks… menüpont is (a + jelre kattintva), amely többféle forrásból képes tömegével felvinni helyettünk az új teendőket: megadhatunk szkennelt listát, fotót, dokumentumot, vagy szimplán a Vágólapról bemásolt listát egyaránt, a program pedig szépen felveszi a felismert tennivalókat a listánkra. Ezen funkciók egy része eddig is hozzáférhető volt az Experiment funkciókat használóknak (írtunk is róluk), de immár egyetlen felületen, kényelmesen használhatja őket bárki.
Az eredményt egyébként mentés előtt ellenőrizhetjük és módosíthatjuk, így nem kell attól tartanunk, hogy az AI minden felismert mondatot automatikusan feladatként rögzít. Ettől függetlenül itt sem árt az utólagos ellenőrzés, ahogy úgy általában minden AI funkció használatánál, minden alkalmazásban.
Todoist és mesterséges intelligencia: ChatGPT, Claude és MCP
Ha pedig már szóba került a generatív mesterséges intelligencia, ne feledkezzünk el egy másik remek MI funkcióról: az AI-asszisztensekkel való együttműködésről. Merthogy a Todoist ezt is lehetővé teszi MPC-n (Model Context Protocol) keresztül, többek között a Claude, a ChatGPT, a Cursor és a Visual Studio Code megfelelő AI-eszközeivel.
Ennek megfelelően immár nem feltétlenül kell megnyitnunk a Todoistet ahhoz, hogy megtervezzük a napunkat vagy módosítsuk a teendőinket. Például megkérhetjük a a ChatGPT-t (miután megfelelő hozzáférést biztosítottunk számára), hogy nézze át a következő hét feladatait, csoportosítsa azokat projektek szerint, és segítsen életszerűbb, optimálisabb időbeosztást kialakítani. Egy másik lehetőség ezzel a megoldással, hogy egy hosszabb beszélgetés során született feladatokat közvetlenül a Todoistbe rögzíttetünk.
A ChatGPT-hez ráadásul hivatalos Todoist-plugin is elérhető. Ennek segítségével az AI elolvashatja a feladatainkat és projektjeinket, újakat hozhat létre, illetve módosíthatja a meglévőket. Szóval még egy irány, ahonnan menedzselhetjük minden tennivalónkat, miközben azok tárolását, szinkronizálását, fő menedzselését azért továbbra is bárhol működő Todoistre tudjuk bízni.
