OneDrive tippek: mire jó a OneDrive a gépemen?

Miközben igyekszünk mindenkit rávenni valamelyik end-to-end felhőszolgáltatás használatára (Tresorit, Sync stb.) a hagyományos megoldások helyett – ennek miértjét nemrég foglaltuk össze – azért azt sem szabad elfelejteni, hogy a elterjedtebb szolgáltatások is rendkívül kényelmessé tehetik az életünket, s hatékonyabbá a napi munkát. Ráadásul ezen megoldások beüzemelése olykor igencsak kézenfekvő, ha egy bizonyos rendszert, eszköztípust használunk: ha Apple termékeink vannak, akkor ott az iCloud felhője, ha androidos okostelefonunk van, akkor kézenfekvő a Google Drive beüzemelése, ha pedig Windowson dolgozunk, akkor nem mehetünk el szó nélkül a OneDrive mellett. Ma ez utóbbiról lesz szó, mert dacára annak, hogy a Microsoft jó ideje integrált felhő szolgáltatását a Windowsba és az Office-ba egyaránt, még midig sokan nem tudják, miként is tudják kihasználni e lehetőséget. Sokakban felmerülhet a kérdés: Mire jó a OneDrive a gépemen? Kell, vagy inkább tiltsam le? Megpróbálunk gyakorlati megközelítésből válaszolni. Következzenek olyan OneDrive tippek, amelyekből kiderül, miként lehet kihasználni a végletekig a Microsoft felhő szolgáltatását. Elöljáróban azonban még egy fontos információ: 2022. március 1-től a OneDrive kilens alkalmazásai nem szinkronizálnak többé a Windows 7 és Windows 8.x rendszert futtató számítógépeken. Onnantól ezt a funkciót már csak a Windows 10 és Windows 11 rendszerek esetében használhatjuk. Ettől függetlenül a OneDrive még mindig jó választás marad, hiszen a Windows 10 és 11 rendszerek mellett továbbra is használhatjuk majd macOS-en, s persze a okostelefonos kliensek is maradnak (iOS, Android). Szóval továbbra is jó választás, ha szeretnénk elérni állományainkat több eszközön is, csak épp PC-n egy újabb érv lesz amellett, hogy időszerű elgondolkodni a hivatalos támogatást már amúgy sem élvező Windows 7 lecserélésén.

Mire jó a OneDrive a gépemen? Avagy OneDrive tippek a Microsoft felhőjének kihasználásához.

A Microsoft OneDrive egy felhő szolgáltatás, vagyis egy olyan online tárhely, amelyen kényelmesen tárolhatjuk a számunkra fontos, vagy épp kevésbé fontos állományokat, dokumentumokat. A legfőbb előnye természetesen az, hogy – bár a annak eleve a része – nem csak Windowson érhető el, hanem gyakorlatilag bármely rendszeren, így a felhőben tárolt fájlokhoz hozzáférhetünk akármelyik eszközünkön, adott esetben még egy böngészőn keresztül is, a OneDrive webes felületét megnyitva.

Ha ennél többet akarunk, akkor Windowson egyszerűen csak be kell jelentkeznünk a OneDrive alkalmazásban a Microsoft fiókunkkal, s ettől kezdve a Fájlkezelőben és minden egyéb programban is elérhetővé válnak felhőben tárolt állományaink. Ha pedig telepítjük a OneDrive klienst macOS-re, iOS-re, vagy épp Androidra, akkor a többi eszközön is hasonlóan kényelmesen, akár a rendszer saját fájlkezelőjén keresztül elérhetünk minden felhőben tárolt anyagot. Ráadásul ha bármelyiket frissítjük (átszerkesztünk egy dokumentumot, bemásolunk egy új fájlt a felhőben tárolt mappák egyikébe stb.), a változások azonnal elérhetők lesznek az összes szinkronizált eszközünkön, vagy azokon, amelyeken beüzemeltük a OneDrive klienst. Ha pedig idegen gépről szeretnénk elérni a felhőben tárolt fájlokat, elég a böngészőben megnyitni OneDrive tárhelyünket és le- vagy feltölteni amire épp szükségünk van.

Kényelem szempontjából nagyon jól vizsgázik a OneDrive: gyors, egyszerűen használható, és bár ingyen csak 5 GB tárhelyet kapunk, meglepően olcsón előfizethetünk akár 1 TB-nyi tárhelyre is (pláne ha ezt a Microsoft 365 csomag részeként tesszük, hiszen akkor az árban benne van az Office csomag is). S bár ez a tárhely sajnos nem használ end-to-end titkosítást, a hasonszőrű konkurenseihez képest sok szempontból biztonságosabbnak mondható, néhány beépített extra funkciójának köszönhetően. Lássuk, pontosan milyen extrákat kapunk kényelmünk és biztonságunk érdekében.

Fájlok elérése több rendszeren, akár offline is

Mint már említettük, a felhőbe feltöltött fájlok bárhol, bármikor elérhetők azokon az eszközökön, amelyeken beüzemeltük OneDrive fiókunkat. Ha viszont épp nincs online internetkapcsolat, akkor természetesen a felhőben tárolt fájlokról is le kell mondanunk. Szerencsére erre a Microsoftnál is gondoltak, így lehetőségünk van arra, hogy a mindig elérni kívánt fájlokból offline másolatot kérjünk (jobb klikk a fájlra vagy mappára, majd a megjelenő menüből válasszuk az Always keep on this device menüpontot a OneDrive részben).

Ezek tehát akkor is elérhetők maradnak, ha épp nincs internetkapcsolat. Ha pedig egy ilyen fájlt módosítunk, akkor a legközelebbi online állapotkor a OneDrive automatikusan frissíti a felhőben tárolt változatot is, így a módosítások elérhetők lesznek minden eszközünkön.

Extra lehetőség, hogy a OneDrive Beállítások felületén bekapcsolhatjuk az Asztal, Dokumentumok mappa és Képek mappa automatikus mentését is, így ezen mappák tartalmát is gond nélkül elérhetjük például több windowsos PC-n, ha bejelentkezünk a Microsoft fiókunkba. A fényképek és videók egyébként nem csak asztalig gépről, hanem akár okostelefonokról is automatikusan menthetőek OneDrive felhőnkbe, ha telepítjük a telefonra a OneDrive klienst (iOS, Android).

Hely felszabadítása a helyi háttértáron

Miközben az offline elérésre letöltött fájlok folyamatosan a gépünkön maradnak, van mód ennek ellentétére is: meghatározhatunk olyan fájlokat és mappákat is a OneDrive kliens alkalmazásának, amelyeket egyáltalán nem akarunk a gépünkön tárolni egészen addig, amíg valóban szükségünk nem lesz rájuk (jobb klikk a fájlra, majd a megjelenő menüben válasszuk a Free up space menüpontot a OneDrive részben).

Így rengeteg helyet spórolhatunk meg a helyi meghajtón, hiszen a nagyméretű állományokat tárolhatjuk teljesen a felhőben. Ennek ellenére ezek a mappák és fájlok pont úgy megtalálhatók lesznek mondjuk a Fájlkezelőben, mintha ténylegesen a gépen lennének, mindössze az ikonjuk melletti kis felhő jelecske mutatja, hogy fizikailag nincsenek meg a gépen, csak a felhőben. Ha a szokott módon megnyitnánk őket, akkor a OneDrive automatikusan letölti őket, s amint megérkeztek a gépre, máris dolgozhatunk velük. Addig azonban nem foglalják a helyet feleslegesen, ami hatalmas előny, ha például egy 256 GB-os – vagy kisebb – SSD van csupán a számítógépünkben.

Fájlok kényelmes megosztása másokkal

Ha felhőben tárolunk fájlokat, annak nem csak annyi a haszna, hogy nem foglalják a helyet a számítógépen. Az egyik legnagyobb előny, hogy ezeket a fájlokat villámgyorsan és nagyon egyszerűen tudjuk megosztani másokkal. Nem csak azért, hogy a másik fél letölthesse a kérdéses állományokat, de akár azért is, hogy együtt tudja szerkeszteni azokat velünk és a többiekkel, akikkel még megosztottuk ugyanazt.

A OneDrive megosztási funkciója kifejezetten jól sikerült. A megosztás történhet a kívánt személyek kijelölésével (ez esetben csak ők férnek hozzá az adott fájlhoz), vagy publikus linkkel egyaránt. Utóbbi esetben bárki eléri a fájlokat, akinek megadjuk a megosztási linket. De még ebben az esetben is gondoskodhatunk a biztonságról, ha bekapcsoljuk a megosztásnál az egyedi jelszavas védelmet. Így már a publikus linkről is csak az tudja elérni az anyagot, akinek a jelszó is a birtokában van hozzá.

Mivel a megosztott anyagok száma egy idő után jelentősen megnőhet, a webes felületen találunk egy Shared részt, amelyben egyszerre átláthatjuk az összes, mások által velünk megosztott OneDrive-os fájlt és mappát.

Folyamatos backup a felhőbe

Ha beüzemeljük a OneDrive-ot és engedélyezzük a szinkronizálást, azt biztonsági mentés gyanánt is jó megoldás, hiszen bármi történik a gépünkkel, a felhőben megtaláljuk a szinkronizált fájlokat akkor is, ha a gépen már nem férünk hozzájuk (például mert tönkrement a háttértár). Emellett akadnak olyan backup alkalmazások, amelyek képesek időzített biztonsági mentések készítésére is állományokról, levelezésünkről, könyvjelzőinkről stb. Ilyen például az Ashampoo Backup is. Ezekkel időről időre, automatizáltan menthetjük a létfontosságú fájlokat a felhőbe, így azokat bármikor vissza tudjuk állítani.

Ebből a szempontból is fontos tulajdonsága a OneDrive-nak, hogy van verziótörténet funkciója. Vagyis a fájlok korábbi változatit is megtartja egy ideig, így ha a legutóbbi változat esetleg sérülne a gépen és így kerülne fel a felhőbe, visszaállíthatjuk a korábbi verziót. Ez pedig fontos tulajdonság a következő példánkhoz is.

Zsarolóvírus elleni védelem előzmények, korábbi verziók visszaállítása, verziótörténet

A verziótörténet nem csak biztonsági mentés esetén hasznos. Ha gépünket sikeres zsarolóvírus támadás éri, jó esély van rá, hogy minden állományunkat kódolják a kiberbűnözők. Ez sajnos legtöbbször azzal is jár, hogy a felhőbe szinkronizálódó fájlok is kódoltan kerülnek fel, hiszen a felhőszolgáltatás kliense érzékeli a változást és frissíti a módosított állományokat a felhőben is.

Ez finoman szólva peches helyzet lenne, de mivel a OneDrive tárolja a korábbi változatot is, így tiszta, vírusmentes gépen visszaállíthatjuk azt is a felhőben, majd letölthetjük a legutolsó jó verziót mindegyikből. Ráadásul a Microsoft OneDrive eleve rendelkezik zsarolóvírus elleni védelemmel, így – jónéhány konkurensével ellentétben – jó eséllyel azt is megakadályozza, hogy a kiberbűnözők által kódolt fájlok felkerüljenek a felhőbe és ezzel veszélyeztessék az eredeti állományok épségét. De ha mégis megtörténik, még mindig támaszkodhatunk a verziótörténet funkcióra.

Ha end-to-end titkosításra van szükségünk

Ha már a kódolt fájloknál tartunk, érdemes megemlíteni, hogy bár maga a OneDrive nem kínál end-to-end titkosítást, ezt a hiányt pótolhatjuk például a Cryptomator alkalmazás bevetésével. A Cryptomatorral ugyanis létrehozhatunk titkosított Vaultokat, amelyekbe bemásolhatjuk az érzékeny tartalmú dokumentumokat, képeket, adatbázisokat és egyéb fájlokat.

Ebben az esetben a Vault tartalmához már senki nem férhet hozzá rajtunk kívül, így ha valakinek sikerülne is hozzáférnie OneDrive tárhelyünk tartalmához – beleértve a szolgáltatót is, hiszen hasonlóan a Google Drive-hoz, Dropboxhoz és a többi e2e titkosítást mellőző szolgáltatáshoz, a szolgáltató a OneDrive-nál is ráláthat a tartalmainkra, bár ez nagyon erősen szabályozva van a cégen belül -, a titkosított Vault tartalmához már nem férhet hozzá a mesterjelszó nélkül. Ráadásul így a Vault tartalma e2e titkosított formában jön-megy az eszközeink és a felhő tárhely között.

Fontos tudni viszont, hogy épp a korábban említett zsarolóvírus elleni védelem miatt a OneDrive alapból a Cryptomator állományait is zsarolóvírus által kódot fájlként azonosítja. Ez ellen két dolgot tehetünk: egy már kész Vault felhőbe másolásakor tudatjuk a OneDrive-val, hogy megbízunk ezekben a fájlokban. Így – pár újabb megerősítés után – végül hagyja, hogy használjuk azokat. A másik lehetőség, hogy már a Vault létrehozását is a OneDrive-on intézzük a Cryptomatorban, így a rendszer később nem kötekedik a titkosított fájlok használata miatt (legalábbi az adott Vault tartalmát illetően, mert természetesen ettől még a zsarolóvírus elleni védelem aktív marad, azt nem lehet teljesen kiiktatni).

Széf funkció

A Microsoft maga is gondolt azokra, akik szeretnének bizonyos fájlokat fokozott biztonságban tudni. Éppen ezért a OneDrive-on belül van egy úgynevezett Széf / Personal Vault rész is, amely csak a webes felületről érhető el, s amelynek tartalmát csak egy extra azonosítás után lehet megtekinteni. Ide bemásolhatjuk a fokozott védelemre szoruló dokumentumokat (szerződések, igazolványok, banki iratok stb.).

Sajnos ez sem jelent e2e titkosítást, így mi inkább a Cryptomator bevetését javasoljuk erre a célra, de a Personal Vault kétség kívül kényelmes megoldás, ha valamivel erősebb védelemmel akarunk ellátni néhány mappát és fájlt.

Tökéletes integráció az Office 365 csomag alkalmazásaival

Végül egy utolsó érv a OneDrive mellett a többi felhővel szemben: ha Microsoft Office alkalmazásokat használunk, ennél tökéletesebben egyik felhő szolgáltatás sem integrálódik velük. Gyorsan, hatékonyan dolgozhatunk a felhőben tárolt dokumentumokkal, prezentációkkal, s mind a megosztás, mind a csoportmunka nagyon kényelmesen megy így. Ráadásul ha előfizetünk a Microsoft 365 szolgáltatásra, az Office csomag programjai mellé rögtön miénk a minimum 1 TB-os OneDrive tárhely is, amin azért jó eséllyel elférünk egy ideig a dokumentumokkal és egyéb fájlokkal.

Ne maradjon le erről sem!