Az évtizedes múlttal rendelkező és a kezdetektől folyamatosan fejlődő Microsoft Office alkalmazások és a köréjük épülő szolgáltatások ma szinte nélkülözhetetlen részét képezik a nagy multik digitális eszköztárának. S bár önmagukban a Microsoft 365 alkalmazások (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Onenote stb.) kétség kívül az etalont jelentik az irodai szoftverek piacán, azt azért már nem mernénk kijelenteni, hogy abszolút nélkülözhetetlenek lennének a kisebb kkv-k vagy éppen az egyéni vállalkozók számára. Ezek ugyanis választhatnak egy halom olcsóbb, vagy akár teljesen ingyenes szoftvert és szolgáltatást is a Microsoft havidíjas megoldásai helyett. És ebbe a Copilot nyújtotta lehetőségek is beletartoznak, amelyek szintén nem kiválthatatlanok az alternatív eszközök esetében. Szóval tényleg kell a Microsoft 365? Esetleg bőven megteszik az olcsóbb vagy ingyenes irodai alternatívák kkv-knak? Lássuk a lehetőségeket.
Tényleg mindenkinek Microsoft 365 kell?
Szögezzük le az elején: nem arról van szó, hogy a Microsoft 365 drága, tehát rossz. Inkább csak arról, hogy a Word, Excel, PowerPoint, Outlook négyes sokak fejében még mindig egyet jelent magával az irodai szoftverrel, miközben egy kisebb vállalkozásnál, vagy pláne szabadúszóknál nem feltétlenül indokolt automatikusan a Microsoft 365 előfizetéssel kezdeni. Egyéni vállalkozóknál, néhány fős csapatoknál vagy költségérzékeny kkv-knál sokszor elég lehet egy ingyenes, egyszeri díjas vagy olcsóbb előfizetéses alternatíva is. A kérdés csak az, hogy az amúgy elég méretes választékból melyikre voksoljunk.
Mit kell tudnia ma egy irodai szoftvercsomagnak?
Szemben a régi szép időkkel, amikor egy iroda munkája még kimerült a Word és az Excel használatában és az e-mailek menedzselésében, egy kisvállalkozásnál ma már az irodai szoftver nem feltétlenül csak szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt jelent. Gyakran van szükség felhőtárhelyre, közös dokumentumszerkesztésre, céges e-mailre, videóhívásra, különféle jogosultságkezelési megoldásokra, biztonsági mentésre, mobilos elérésre és megbízható fájlkompatibilitásra is. Márpedig a Microsoft 365 csomag ezek többségére megoldást nyújt, méghozzá igen könnyen beüzemelhető és használható formában. Ám az is igaz, hogy ezek mindegyike elérhető önálló szolgáltatásként is, s összességében lehet, hogy jobban járunk anyagilag, minőségileg egyaránt, ha mi magunk válogatjuk össze, hogy milyen feladatot, milyen eszközzel kívánunk megoldani. Íme néhány fontos kérdés, amelyeket érdemes feltennünk a választás előtt:
- kell-e Word/Excel/PowerPoint kompatibilitás;
- kell-e közös, valós idejű szerkesztés;
- kell-e saját céges e-mail cím;
- kell-e felhőtárhely;
- kell-e videókonferencia;
- fontos-e az offline használat;
- fontos-e az adatvédelem vagy titkosítás;
- hány fő használja;
- vannak-e külsős partnerek, akik Microsoft Office formátumokban küldenek anyagokat vagy ragaszkodnak a Microsoft ökoszisztémához;
- kell-e makró, haladó Excel-funkció, körlevél, sablonrendszer.
Ha megválaszoljuk magunknak ezeket a kérdéseket, jelentősen egyszerűsödhet a választás. Persze az is lehet, hogy pont úgy jön ki a matek a fentiek alapján, hogy végül maradunk a nagy öregnél. De az is könnyen előfordulhat, hogy az alábbi megoldások egyike is tökéletes választássá lép elő.
LibreOffice: az ingyenes klasszikus, ha az offline munka a fontos
Hasonlóan a Microsoft Office-hoz, a LibreOffice is igencsak nagy múltra tekint vissza – 2010 óta létezik -, pláne, ha hozzávesszük az elődjének is tekinthető OpenOffice-t és az annak elődjeként szolgáló StarOffice-t is (bár ez persze a fejlesztők szempontjából nem azonos termékvonal, viszont egyező alapok).
A LibreOffice nem felhős ökoszisztéma, hanem klasszikus, számítógépre telepíthető irodai csomag, amely Windowson, macOS-en és Linuxon egyaránt használható. Jó választás lehet annak, aki dokumentumokat, táblázatokat, prezentációkat készít, nem akar előfizetést, és nem igényli napi szinten a valós idejű csapatmunkát.
Mikor jó választás?
Ha egyéni vállalkozóként vagy kis csapatban főleg helyben dolgozunk dokumentumokkal, PDF-ekkel, egyszerűbb táblázatokkal, szerződéstervezetekkel, árajánlatokkal, és nem kritikus, hogy minden fájl 100%-ban úgy nézzen ki, mint Microsoft Office-ban.
Mikor lehet kevés?
Ha sok a közös szerkesztés, a felhős jogosultságkezelés, a Teams-jellegű kommunikáció, vagy rendszeresen összetett Word-, Excel-, és PowerPoint fájlokat kell megosztani ügyfelekkel. Ráadásul a LibreOffice, bár az utóbbi években hatalmasat fejlődött e téren, azért kompatibilitás szempontjából még mindig nem tökéletes: meg tudunk vele nyitni minden Microsoft Office formátumot, de nem biztos, hogy azok tördelése tökéletesen passzol majd az eredetivel. S ez a másik irányba is igaz, vagyis ha szépen megtervezünk benne egy dokumentumot, az nem garantált, hogy a fogadó félnél egy Microsoft Wordben vagy PowerPointban is tökéletes lesz. Emellett elég régimódi felülete van még úgy is, hogy adott esetben akár a szalagos eszköztár is elővarázsolható benne.
SoftMaker Office NX és FreeOffice: Microsoft Office-érzet olcsóbban
A SoftMaker Office jó irány lehet azoknak, akik ragaszkodnak a klasszikus asztali irodai programokhoz, azon belül is hozzászoktak a Word, Excel, PowerPoint hármashoz, de nem akarnak Microsoft 365 előfizetést. A csomag a TextMaker, PlanMaker és Presentations alkalmazásokból áll, ezek a megfelelői az imént említett három Microsoft alkalmazásnak. Felületüket tekintve rendkívül hasonlítanak a modern Microsoft 365 alkalmazásokhoz, és az NX változat kapott AI funkciókat is, így például tud fordítani, szövegeket átfogalmazni, szöveget megírni vázlatból, rövidíteni, összefoglalni stb. Sőt, annyit elárulhatunk, hogy az általunk tesztelt bétákban még több AI funkció érkezik majd belátható időn belül. Ezek amúgy mind az OpenAI MI-modelljeire épülnek.
Kompatibilitás téren is jól áll ez a csomag, szinte megszólalásig pontosan jeleníti meg a Microsoft Office fájlok tartalmát és a létrehozott anyagok is rendben vannak benne.
Windows, macOS, Linux, iOS és Android rendszeren is használható ingyen vagy előfizetéssel egyaránt. Az ingyenes változatból – ennek hivatalos neve FreeOffice – hiányzik persze néhány funkció, például az AI, de cserébe egy fillérünkbe sem kerül, miközben az összes alapvetően elvárható funkcióval rendelkezik benne mindhárom alkalmazás. Ráadásul hivatalosan is használható üzleti célra, ami sok ingyenes szoftver esetében nem szokott egyértelmű lenni.
Mikor jó választás?
Ha valaki olcsóbb, de Miocrosoft Office-szerű asztali csomagot keres, megfelelő docx, xlsx, pptx kompatibilitással, esetleg AI funkciókkal, de nem feltétlenül kell mögé komplett felhős céges ökoszisztéma.
Mikor lehet kevés?
Ha a vállalkozásnak integrált céges e-mail, központi adminisztráció, felhőtárhely, videómeeting és csapatmunka is kell egyetlen szolgáltatásban, a fenti irodai alkalmazásokon túl.
Google Workspace vagy ingyenes Google Docs/Sheets/Slides: ha a csapatmunka a lényeg
Csónakázzunk át az egyik legnagyobb konkurens vizeire: az ingyenes Google Docs, Sheets, Slides, Forms webes alkalmazások nagyon adják magukat az egyéni vállalkozónak, alkalmi közös szerkesztéshez, egyszerű táblázatokhoz, megosztott dokumentumokhoz. Tudásukban ugyan jelentősen elmaradnak még a webes Microsoft Office alkalmazásoktól is, viszont minden alapvető lehetőséget kínálnak ezek is. Ha valakit nem zavar, hogy elsősorban felhőtárhelyen élje irodai életét (minden menthető offline, de igazán akkor kényelmes a csomag, ha a Google Drive tárhelyünkre mentünk minden dokumentumot), akkor még csak nem is lesz kényelmetlen a használata. Sőt, megvan a nagy előnye, ha gyorsan akarunk megosztani anyagokat másokkal, vagy épp közösen szerkesztenénk ezt-azt.
Emellett ott a Google Workspace, amellyel ezt az egész webes irodai csomagot kiegészíthetjük céges domain használatával az e-mailekhez (a Gmailre építve, ami azért elég korrekt levelezőrendszer), és persze az üzletiesebb működéshez fontos adminfelület, tárhely, jogosultságkezelés, videómeeting funkciók is adottak. Aki aggódik az AI hiánya miatt, ne tegye, a Gemini AI átjárja a Google Workspace minden szegletét, szóval lesz digitális asszisztensünk a munkához.
Mikor jó választás?
Ha a vállalkozás tagjai sokat dolgoznak közösen dokumentumokon, gyakori a megosztás, fontos az egyszerű böngészős – rendszerfüggetlen – használat, és kevésbé kritikus a Microsoft Office-fájlok tökéletes formahűsége.
Mikor lehet kevés?
Ha nagyon erős Excel-funkciókra, bonyolult makrókra, komplex Word-sablonokra vagy Microsoft-ökoszisztémába illeszkedő munkafolyamatokra van szükség. Ha szegény LibreOffice-t ekéztük a megjelenítési problémák miatt, akkor a Google megoldás ez ügyben épphogy nem áll bukásra. Megnyit mindent persze, de sokszor köszönőviszonyban sem lesz a tartalom megjelenése az eredeti tervekkel.
Proton Docs, Sheets és Proton ökoszisztéma: ha az adatvédelem fontosabb, mint a teljes Office-kompatibilitás
Végül szerepeljen itt egy nem éppen klasszikus Office-rivális is. A Proton AG csomagjáról anno részletes tesztet írtunk itt, amelyben bemutattuk az e2e titkosítást használó e-mail szolgáltatást, naptárat, címjegyzéket, jelszókezelőt, felhőtárhelyet és titkosított (!), privát AI csevegőt. Azonban a csapat azóta már komplex irodai megoldást is integrált a saját ökoszisztémájába: ezt nevezhetjük Proton Workspace-nek, amelyről itt írtunk részletesen, s amely az előbbieken túl már szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt és videókonferencia alkalmazást is tartalmaz. Sajnos PowerPoint-alternatíva itt nincs, tehát aki sok prezentációt készít, annak ez önmagában nem lesz jó, de arra is találni olcsó vagy ingyenes alternatívát más fejlesztőktől.
A Proton megoldása hasonlóan összetett, mint amit a Microsoft vagy a Google kínál, hiszen itt is szolgálhat alapul egy felhős háttér, használhatunk saját domaint a levelezéshez, menedzselhetjük a naptárainkat, címjegyzékünket, jelszavainkat, s persze készíthetünk dokumentumokat, táblázatokat is. Csakhogy itt minden végpontok közötti titkosítással, teljesen privát módon megy. Nemhogy megfelel a GDPR előírásoknak, de konkrétan teljes biztonságban tudhatunk minden dokumentumot, adatot, levelet.
A Proton szolgáltatások mindegyike használható ingyen, de azért biztosan nem lepődik meg senki ha azt mondjuk: érdemes előfizetni legalább a legolcsóbb csomagra, mert nyomban 500 GB tárhely és extra funkciók lesznek a jutalmaink, ráadásul saját domaint is használhatunk onnantól a levelezéshez, ami ezután is az e2e Proton Mail rendszeren keresztül mehet.
Mikor jó választás?
Ha a bizalmas dokumentumok, érzékeny ügyféladatok, privát levelezés, titkosított tárhely és biztonságosabb kommunikáció jelentik a fő szempontot. Például tanácsadók, jogi- és üzleti szolgáltatók, coachok, pénzügyi vagy stratégiai anyagokkal dolgozó kisebb cégek, újságírók esetében lehet jó döntés.
Mikor lehet kevés?
Ha teljes Office-csomag kell prezentációs szoftverrel, fejlett táblázatkezeléssel, széles körű kompatibilitással és minden ügyfél által megszokott fájlformátumokkal.
Extra programok, amelyek jól jöhetnek az Office helyettesítésekor
Ha esetleg kiütjük képletből a Microsoft 365-öt, jól jöhet még néhány extra a fenti irodai megoldások mellé. Jegyzetekhez, belsős – egymásra is hivatkozni képes – dokumentumokhoz, markdown alapú szövegszerkesztéshez remek választás az Obsidian. Ha valaki ennél is többet szeretne, például weben – akár saját domain alatt – megosztható dokumentációkat, hihetetlenül gyönyörű dokumentumokat, AI asszisztens (akár offline változatban is), annak pedig a Craft lehet jó választás.
Emellett a tennivalók menedzseléséhez érdemes elgondolkodni a Todoist használatán, aki pedig egy levelező programtól többet várna el, mint a levelek küldése és fogadása, annak a Readdle-féle Spark lehet még tökéletes eszköz a mindennapokban, egy halom izgalmas AI funkcióval megspékelve.
Mikor éri meg mégis Microsoft 365 Business csomagra előfizetni?
Mint az talán a fentiekből is kiderült, a Microsoft 365 sokszor nem azért éri meg, mert a Word jobb, mint minden egyéb szövegszerkesztő (nem feltétlenül az), hanem mert komplett üzleti infrastruktúrát ad. A Business csomagokban a Microsoft hivatalos magyar oldala szerint szerepelhetnek a Word, Excel, PowerPoint és Outlook webes, mobilos és asztali verziói, céges e-mail, Teams, méretes OneDrive tárhely, amely felhasználónként kiosztható, valamint identitás- és hozzáférés-kezelés.
Ha sok külső partnerrel dolgozunk Microsoft Office formátumokra alapozva, fontos a maximális DOCX/XLSX/PPTX kompatibilitás, kell az Outlook + Exchange jellegű céges levelezés, szükséges a Teams, a közös naptár, a gyors és egyszerű fájlmegosztás (OneDrive, SharePoint), akkor még mindig sok előnnyel rendelkezik ez a csomag. Ha a cég növekszik, és fontos a központi felhasználókezelés, ha fontos az eszköz- és jogosultságmenedzsment, ha mindenképpen szükségünk van a haladó Excel-funkciókra, vagy már kialakult Microsoft-alapú munkafolyamatok vannak, akkor nem biztos, hogy ezen érdemes spórolni.
Emellett a Microsoft igen szorosan integrálta saját Copilot AI szolgáltatását minden irodai alkalmazásába – és a Windows 11-be is -, így sok esetben jelentősen gyorsíthatók a munkafolyamatok a generatív mesterséges intelligencia lehetőségeire építve. Igaz, ez külön előfizetést igényel még a választott Microsoft 365 csomag árán felül.
Mikor jobb az ingyenes vagy olcsóbb alternatíva?
Mint látható, vannak elvárások, amelyek esetén nem feltétlenül érdemes a Microsoft megoldásain spórolni. De azt is látni kell, hogy a fentebb felsorolt elvárások azért nem a kisméretű kkv-k és az egyéni vállalkozások oldalán jelennek meg. A LibreOffice vagy SoftMaker jobban megéri, ha főleg offline dolgozunk, nincs szükség céges felhős ökoszisztémára, esetleg egyéni vállalkozóként vagy mikrovállalkozásként a költség a fő szempont. Ha ritkán kell másokkal valós időben közösen szerkeszteni és ha elég számunkra a hagyományos szövegszerkesztés, táblázatkezelés, prezentációkészítés hármas, akkor is bőven lefedhetik minden digitális irodai szükségletünket.
A Google Docs vagy az előfizetéses Google Workspace lehet jobb, ha a csapatmunka fontosabb, mint az asztali Office-kompatibilitás, ha sok megosztott dokumentum készül, ha bárhonnan elérhető, egyszerű, böngészős használat kell, szükségünk van flottul működő felhőtárhelyre, videókonferencia megoldása, levelezőrendszerre.
A Proton pedig akkor válik nélkülözhetetlenné, ha az adatvédelem és titkosítás kiemelt szempont, kevesebb dokumentum- és táblázatkészítő funkció is megteszi, a cég inkább a biztonságos levelezést, tárhelyet és dokumentumkezelést helyezi előtérbe, s persze nem gond, hogy prezentációs alkalmazás nincs a csomagban.
Amit sokan elfelejtenek: nem csak a havidíj számít
Még egy utolsó megjegyzés a fentiekhez: a szoftverek ára csak az egyik tényező. A valódi költségbe beleszámít még az is, hogy melyiknek a használatát mennyi idő megtanulni, esetleg egyes megoldásoknál mennyi extra magyarázat kell az ügyfélnek ahhoz, hogy használni tudja amit megosztunk vele. Emellett ma már fontos kérdés lehet, hogy van-e mobilos elérés, vagy egy nagyobb cég esetében akár az is, hogy egyszerű-e új kollégát hozzáadni, s mi történik, ha valaki kilép a cégtől. Ami pedig szintén nagyon fontos manapság: hol vannak a dokumentumok, s rajtunk kívül ki és hogyan férhet még hozzájuk.
Letölthető döntési segédlet és egy gyors kérdőív
Miközben bízunk benne, hogy a fenti cikk önmagában is segíthet meghozni a legjobb döntést, a választás egyszerűsítéséhez – és a jobb átláthatósághoz – összeállítottunk egy PDF-et, amely táblázatos formában mutatja be a lehetőségeket, illetve néhány fontos szempont alapján megmutatja, melyik lehet az ajánlott irodai csomag vagy kiegészítő szoftver. A PDF természetesen ingyenes, letöltéséhez mindössze aktív hírlevél feliratkozásra van szükség, amihez csak az e-mail címet kell megadni a Techwok Kiadványok menüpontjában. Utána pedig máris letölthető a PDF fájl a Techwok Letöltőközpontból.
Azon túl, hogy aki most választ először, vagy épp most módosítaná az eddigi eszköztárát kapjon némi segítséget ehhez, legalább ilyen érdekes kérdés, hogy a hazai egyéni vállalkozók és kkv-k a gyakorlatban mit használnak jelenleg? Microsoft 365-re fizetnek elő? Elég nekik az ingyenes Google Docs? Maradtak a LibreOffice-nál? Vagy egészen más megoldással dolgoznak? Aki teheti, kérjük töltse ki a Google Forms szolgáltatásban létrehozott kérdőívünket, amelynek eredményei alapján mi is képet alkothatunk arról, milyen jellegű tartalmakkal lenne érdemes még többször foglalkozni itt a Techwokon, hogy jobban tudjuk segíteni a hazai egyéni vállalkozók és kkv-k mindennapi munkáját.
Hatékonyabb működésre, jobb szoftverekre vagy átláthatóbb digitális munkafolyamatokra lenne szüksége?
A cikkben bemutatott alkalmazások és megoldások jó kiindulópontot adhatnak ahhoz, hogy egy vállalkozás gyorsabban, szervezettebben és kevesebb felesleges munkával működjön. Ha azonban szeretné átgondolni, milyen szoftverekkel, automatizálásokkal vagy digitális munkafolyamatokkal lehetne növelni cége hatékonyságát, szívesen segítek a megfelelő eszközök kiválasztásában és a gyakorlati megvalósítás megtervezésében. Beleértve ebbe akár az AI eszközök bevezetését is.
Produktivitási és IT-hatékonysági tanácsadás a Nakovics.hu-n
