Akadnak olyan gyöngyszemek a szoftverek tengerében, amelyekről úgy gondoljuk, hogy széles körben segíthetik a felhasználókat a napi munka során. Így aztán ezekre minden évben visszatérünk, hogy lehessen látni, miben fejlődtek. Ezek közé tartozik a Todoist is, amely véleményünk szerint a legjobb választások egyike, ha valaki cross-platform, hatékonyan használható GTD alkalmazásra vágyik a napi teendők, feladatok menedzseléséhez. Lássuk hát, mire képes a Todoist 2023-ban, s valójában miként könnyítheti meg életünket egy GTD app.
Teendők számontartása: digitálisan hatékonyabb lehet
Ahány ember, annyi szokás, de azért egyre többen jutnak arra a következtetésre, hogy az anno jól bevált cetlikre és papír alapú határidőnaplókban irkálásnál jóval hatékonyabb lehet, ha inkább digitális alapokra helyezzük feladataink számontartását. Ma már a legtöbb embernek ott lapul a zsebében egy okostelefon, s még ha nem is épp egy csúcsmodellről beszélünk, arra szinte bármely androidos készülék, vagy egy korábbi iPhone modell is bőven elég, hogy letöltsünk rá egy to-do appot. Sőt, ha több eszközön dolgozunk, akkor arra is van lehetőség, hogy teendőinket mindegyiken láthassuk. Adott esetben pedig delegálhatunk is feladatokat, vagy megoszthatunk mondjuk egy családi bevásárlólistát. Szóval a felhasználási módok száma végtelen, s mivel az ilyen alkalmazások nem csak csendben tárolják teendőinket, hanem a megadott időpontban figyelmeztetnek is azok elvégzésére, kapásból hatékonyabbak lehetünk, mintha elfeledkeznénk mindenről, amit a táska alján felejtett cetlire véstünk.
Todoist 2023: így könnyítheti meg életünket egy GTD app
A Todoist egy ingyen is használható GTD alkalmazás, bár azt kell mondjuk, hogy az ingyenes változatból épp az egyik legfontosabb funkció hiányzik: a megadott időpontokban történő figyelmeztetés. Szóval aki teljesen szeretné kihasználni e program tudását, az bizony kénytelen lesz előfizetni rá, s bár nem a legolcsóbb, de elfogadható havi díjat kérnek érte, kiváltképp ha azt nézzük, hogy hatékonyságunk felturbózásával jelentősen segíthet a bevételnövelésben is.
A program használható Windows, macOS, Linux, iOS/iPadOS és Android rendszereken egyaránt. Mindegyikre van dedikált kliens alkalmazása, illetve webes felületről is dolgozhatunk vele, így ha olyan gép elé kerülünk, amelyen nincs telepítve, gond nélkül beléphetünk a böngészőben (csak a végén ne felejtsünk el kilépni a fiókból, amit egyébként kétlépcsős, 2FA beléptetéssel is levédhetünk). Az egyetlen negatívum a kliensekkel szemben, hogy a Természetesen összedolgozik az Apple Watch és Wear OS alapú okosórákkal is, így teendőinkről a karóránk is értesíthet, sőt, akár hozzá is adhatunk új bejegyzéseket az adott órán megszokott módokon.
A Todoist felülete a végsőkig letisztult, egyszerűen élmény használni. Egy valamit azonban szem előtt kell tartani: a Todoist elsősorban azoknak lesz kézre álló darab, akik tudnak angolul, vagy legalábbis hajlandóak alap szinten elsajátítani néhány angol kifejezést. Merthogy ellentétben az olyan alkalmazásokkal, mint a Things vagy a Moleskine Action, a Todoistben akadnak olyan opciók, amelyeket nem érhetünk el a felületen kattintgatással, hanem egyszerűen az új bejegyzés felvételekor kell annak szövegében feltüntetni azokat. Ilyen eset például, ha adott időközönként ismétlődő, visszatérő teendőket hoznánk létre. S bár a hétköznapibb dolgok, mint a dátum, figyelmeztetési időpont, kategória, prioritási szint stb. mind kaptak dedikált gombot a beviteli felületen, ezeket is sokkal gyorsabban és hatékonyabban felvihetjük, ha tényleg mindent beírunk egy sorba. Így például:
- a pritoritás meghatározható a bejegyzés után beírt p1, p2, p3, p4 kifejezésekkel
- egy @ jel után írhatjuk a címkék nevét
- egy # jel után megadhatjuk a projektet, amelybe besorolnánk a tennivalót (ha nem soroljuk be, akkor automatikusan az Inboxba kerül)
- a today 9:00 kifejezés hatására a teendő az adott napra kerül 9:00 órás kezdettel, míg a wed 11:00 beírásával pedig szerda 11:00-ra időzíthetjük azt
- az every 22th kifejezéssel ismétlődő bejegyzést kerálhatunk, minden hónap 22 napjára
- az every 3 days esetében az esemény három naponta ismétlődik
- az every! 3 days esetében viszont az esemény szintén három naponta ismétlődik, de csak akkor, ha az aktuálisat már teljesítettnek jelöltük
- utolsó példaként az every morning minden reggel ismétlődő bejegyzést hoz létre, amelyről alapértelmezésben 9:00-kor kapunk értesítést naponta, de az alapértelmezéseket természetesen módosíthatjuk
Mindez csak elsőre tűnik macerásnak, de ha megszokjuk, egyszerűen imádni való megoldás. Sokkal gyorsabb, mint végigkattintani az összes szükséges opció gombjait.
Természetesen minden feladathoz hozzáfűzhetünk megjegyzéseket is, ezeket a jegyzeteket ráadásul markdown jelölések segítségével formázhatjuk is. Természetesen beilleszthetünk linkeket, dokumentumokat stb. Sőt, közvetlenül a Todoist felületén készíthetünk hangfelvételeket is, amelyeket aztán szintén csatolt fájlként használhatunk fel az adott feladatnál.
Hasonlóan jól átgondolt a struktúrák kezelése is. A Todoistben a szekciókra osztás mellett még azzal is rendszerezhetjük teendőinket, hogy alfeladatokat hozunk létre bennük, ráadásul több szintes mélységben, vagyis az alfeladatokon belül is lehetne továbbiak. Emellett a projekteken belül is lehetnek alprojektek, s hogy még egy lépéssel tovább tudjunk bontani, a hagyományos tennivaló-lista (List) nézet mellett a projekteket átalakíthatjuk úgynevezett Board megjelenítésre is, amely így kanban tábla szerűen épülhet fel. Ha még ez sem lenne elég, akkor a teendőket természetesen besorolhatjuk prioritás szerint is, de adhatunk hozzájuk címkéket is, hogy a végletekig tudjuk jelölni a fontosságot és az összetartozást.
Ahogy azt a bevezetőben is írtuk, egy ilyen alkalmazás esetében szinte már elvárás, hogy képes legyen delegálni a teendőket, vagy megosztani egy-egy listát, projektet. A Todoistben mindkettőre van mód, így egy kkv-ban is megállja a helyét a feladatok kiosztásakor, illetve otthon is jól jöhet, ha a bevásárlólistát a család több tagja is szerkesztené, használná. A csoportmunkát könnyítendő van lehetőség kommentelésre és fájlok csatolására is. De ugyanígy sok esetben jól jöhet az is, hogy van lehetőség új teendők hozzáadására e-mailen keresztül is, illetve az is előny, hogy a Todoist elég jól összedolgozik egy halom népszerű naptár alkalmazással is.
Mellesleg ugyanígy összeköthető már megoldásokkal is, így van Zapier, IFTTT, Evernote, PomoDone stb. kiegészítés is hozzá, hogy megfelelően összedolgozzon a többi hatékonyságnövelő szolgáltatással. A teljes lista ide kattintva átnézhető. Mellesleg a népszerű böngészők (Chrome, Firefox, Safari, Edge stb.) is kapunk beépülőket, hogy az épp meglátogatott online tartalomhoz is egy kattintással hozhassunk létre feladatokat a listáinkban.
Todoist Karma: a produktivitás-serkentő
Érdekes extra az úgynevezett Todoist Karma funkció, amely egyfajta vizuális összefoglalót ad produktivitásunkról. Láthatjuk, hogy a hét napjaink mennyire voltunk hatékonyak az elvégzett feladatok mennyiségét illetően, s ennek megfelelően növekszik virtuális Karma szintünk is, merthogy a program pontozza is teljesítményünket.
Testreszabható felület és sablonok használata
A program felületét részben a saját ízlésünknek megfelelőre alakíthatjuk, bár ez nem jelent olyan összetett skineket, mint amit a Winampon nevelkedettek biztosan megszoktak, inkább csak arról van szó, hogy lecserélhetjük a program színvilágát néhány előre definiált téma segítségével. Ezek javarésze ráadásul csak Pro előfizetéssel érhető el.
Ennél sokkal fontosabb lehetőség, hogy a Todoisthez letölthetünk sablonokat is, amelyek között a megbeszélésekhez használható vázlatoktól, az éves vagy épp heti tervezőn át, az alapanyag listákig mindent találni. Sajnos magyar nyelven egyik sem elérhető, de amúgy angol, német, francia, olasz és még néhány nyelv közül azért válogathatunk.
Összegzésül
Mindent egybevetve a Todoist 2023-ban még mindig az egyik legjobb GTD app, amely valóban növelheti hatékonyságunkat. Persze mint mindig, itt is akadnak hátrányok, ezek közül a legfőbb talán az, hogy az asztali kliens alkalmazások sajnos Electron alapúak, így némileg nagyobb a rendszerigényük (kiváltképp a memóriahasználatot illetően), mint egy natívan futó szoftveré. Cserébe a közös kódbázis jóval gyorsabb fejlesztést tesz lehetővé, így a Todoist is folyamatosan bővülhet, javulhat. Szerencsére a sebességet ez nem befolyásolja, minden rendszeren gyorsak a kliensek.
Hatalmas változások egyébként nem történtek a legutóbbi tesztünk óta, de a Todoist 2023-ra azért bővült néhány kényelmi és a felület grafikai elemeit érintő újdonsággal, amelyek jót tettek a használhatóságnak. Emellett persze lekövették a rendszerek változásit is, így például iOS alatt a már megszokott Főképernyő widgeteken túl immár a zárolási képernyőre is találunk hasznos Todoist widgeteket. De hasznos újítás a webes felületen és az asztali programokban a Board nézet megjelenése a Today és Upcoming felületen, mellyel az utóbbiban még áttekinthetőbbé váltak a heti teendők. Emellett azok számára, akik nem rajonganak a markdown jelölések használatáért, egyszerűsödött a szövegformázás (linkek, kiemelések stb.). Vagy például praktikus, hogy az archivált projektek kényelmesebben elérhetők az asztali felületeken, s végre az okostelefonokon is megjeleníthetők. Szóval nincsenek óriási átalakulások, de folyamatosan csiszolják mind a felületet, mind a funkciókat.
A fentiek alapján így bátran merjük ajánlani a Todoistet, bár továbbra is fenntartjuk, hogy az ingyenes változat túlságosan lebutított ahhoz, hogy valóban a segítségünkre legyen. A Pro előfizetéssel azonban tökéletes GTD appot varázsolhatunk belőle, amelynek nagy hasznát vehetjük napról napra.
Értékelés
Todoist
A Todoist egy cross-platform GTD alkalmazás, amely rendkívüli módon segíthet megnövelni hatékonyságunkat és produktivitásunkat.
IGEN
- Elérhető Windows, macOS, Linux, iOS és Android rendszerekre egyaránt
- Átlátható és letisztult felület, praktikus widgetek
- Nagyon gyors adatbevitel
NEM
- Electron alapú asztali kliensek
- Az ingyenes változatból lényegi funkciók hiányoznak (például emlékeztetők)
Értékelés részletei
-
Felület
-
Funkciók
-
Használat
