A Gmail levelező, amellett, hogy teljesen ingyenes, egy halom praktikus funkcióval is kényezteti felhasználóit. Írtunk már sok ilyenről, sőt, további kiegészítőkről is korábban (Gmail dossziénkban megtalálhatók e cikkek). De még mindig vannak olyan funkciók, amelyek bár régóta megtalálhatók és nagyon hasznosak, mégsem ismerő ezeket mindenki. Épp ezért ma arra gondoltunk, megmutatjuk, hogy miként lehet egyetlen szó vagy kifejezés megadásával egyszerre több címre is elküldeni leveleket, vagyis miként oldható meg egy csoport létrehozása e-mail címekből a Gmailben, a címke funkció segítségével.
Csoport létrehozása e-mail címekből a Gmailben, címkékkel
Mielőtt belekezdünk, fontos tisztázni, hogy most nem a levelezőlisták létrehozásáról lesz szó. Bár a Google erre is ad lehetőséget a Google Csoportok szolgáltatásban, de mai tippünk ennél is egyszerűbb lesz. S bár kevesebb extra funkcióra teszünk így szert, mint egy “önálló életre képes” levelezőlista létrehozásával, arra tökéletes lesz, hogy ha gyakran kell ugyanannak a csoportnak elküldeni e-maileket, akkor ne hagyjunk ki senkit sem véletlenül az érintettek közül, illetve ne kelljen egyenként beírni a címüket a CC vagy épp a BCC mezőkbe.
Mi tehát most egy szimpla csoportot hozunk létre a Gmailen belül, méghozzá a Címkék funkció segítségével. A feladat elvégzése nagyon egyszerű:
- Nyissuk meg a Gmail webes felületén a Névjegyek felületet (jobb felső részen az alkalmazás ikon, majd a listában keressük meg a Névjegyek ikont és kattintsunk rá).
- A Névjegyek felületén kattintsunk rá a Címke létrehozása opcióra a bal oldalsávban.
- Nevezzük el leendő listánk címkéjét. Olyan nevet adjunk, amivel egyértelműen tudunk majd hivatkozni az adott csoport tagjaira (például pénzügyi osztály, kollégák, társasház lakói stb.).
- Ha ezek után a felületen létrejövő címkére, majd a megjelenő lapon a Névjegyek címkézése lehetőségre kattintunk, kapunk egy rövid útmutatót a további teendőkről, de ehelyett kattinthatunk rögtön a Címtárlehetőségre.
- A megjelenő címlistában jelöljük ki azokat a névjegyeket, amelyeket felcímkéznénk a frissen létrehozott címkével.
- Ha mindenkit kijelöltünk, kattintsunk a Névjegyek eszköztárán a Címkék kezelése ikonra, majd a megjelenő menüből válasszuk ki a kívánt címkét. Ezután kattintsunk a megjelenő OK gombra.
Ennyi! Ettől kezdve, ha a Gmailben egy új e-mailt írunk, a Címzett, a Másolatot kap, vagy a Titkos másolat mezőben egyaránt megadhatjuk az adott címke nevét (kezdjük el beírni), a Gmail pedig behelyettesíti azt az adott címkével megjelölt e-mail címekkel. Értelemszerűen, ha azt szeretnénk, hogy a címzettek ne lássák egymás elérhetőségét, akkor a BCC (Titkos másolat) részbe érdemes beírni a címkét és így az e-mail címeket. Ha ez nem szempont, akkor simán a Címzett részbe kezdjük el begépelni az adott címke nevét, s ha Entert nyomunk a végén (vagy amikor a program felajánlja a címkét a név kezdőrésze alapján), máris küldhetjük levelünket az összes érintettnek. Nem kell egyenként összevadászni az e-mail címeket, s jó eséllyel így nem marad majd ki senki, akit érint az adott téma.
Természetesen annyi címkét hozunk létre, amennyit csak szeretnénk, a lényeg, hogy úgy nevezzük el azokat, hogy később is emlékezzünk rá, melyikkel, kiket tudunk célozni egy új levél írásakor.
