Pár nappal ezelőtt kifejtettük, miként lehet digitális asszisztens faragni a ChatGPT-ből, adott esetben akár ingyen is. Ma ezt egészítjük egy nagyon hasonló lehetőség bemutatásával: megmutatjuk, mit kell tenni ahhoz, hogy sikeresen automatizáljuk a rutinfeladatokat a ChatGPT segítségével. Merthogy egy vállalkozás működésében rengeteg olyan feladat akad, amelyek alapvetően nem bonyolultak, ámde rendszeresen visszatérnek: össze kell foglalni az előző hét eredményeit, időnként rá kell nézni a versenytársak oldalaira, követni kell egy-egy fontos iparági hírt, figyelni bizonyos lejárati dátumokat, vagy egyszerűen csak nem szabad megfeledkezni egy későbbi teendőről. Az ilyen feladatok jelentős része ma már könnyedén automatizálható a ChatGPT Scheduled Tasks, vagyis ütemezett feladatok funkciójával.
Automatizáljuk a rutinfeladatokat a ChatGPT segítségével
Míg múltkor különféle projektek segítségével dolgozunk, addig az ütemezett feladatok esetében nem feltétlenül kell rögtön komplett projektekben gondolkozni. Akár egy szimpla csevegésre is alapozhatjuk a dolgokat.
E megoldás lényege egyszerű: megadjuk, mit szeretnénk elvégeztetni, mikor vagy milyen rendszerességgel, a ChatGPT pedig a megfelelő időpontban önállóan lefuttatja a feladatot, majd értesít az eredményről az adott csevegésben
Persze a Scheduled Tasks azért nem egy újabb digitális emlékeztető, sőt, azt kell mondjuk, aki hagyományos emlékeztetőkre vágyik, annak még ma is jobb választás erre a célra a Todoist, Things, vagy akár az Apple Reminders. Ám ellentétben ezekkel, a ChatGPT egy ismétlődő feladat során kereshet az interneten, ellenőrizhet csatlakoztatott szolgáltatásokat, elemezhet változó adatokat, elkészíthet összefoglalókat, és nem csak meghatározott időpontokban tehet minderről jelentést, hanem akkor is, ha ténylegesen történt valami érdekes az adott témával kapcsolatban (például megjelent egy új program stb.). Jelenleg egyszeri, ismétlődő, változásfigyelő és bizonyos esetekben külső események által meghatározott feladatokat is létrehozhatunk. Egy kisebb cég vagy egyéni vállalkozó számára pedig éppen az ilyen apró, rendszeresen ismétlődő feladatok automatizálása hozhat látványos időmegtakarítást.
Az egyszerű emlékeztetőtől a tényleges munkavégzésig
Mint már fentebb írtuk, az olyan egyszerű esetekhez, mint az “Emlékeztess november 10-én, hogy meg kell hosszabbítanom a domainregisztrációt”, bár gond nélkül használhatjuk a ChatGPT-t is, azért egyelőre célravezetőbb és hatékonyabb egy Todoistet vagy hasonló feladatkezelőt a kezünk ügyében tartani.
A Scheduled Tasks azért ennél jóval összetettebb dolgokra van kitalálva. Például kérhetjük tőle ezt: “Minden hétfő reggel gyűjtsd össze az előző hét legfontosabb híreit a mesterséges intelligencia, a kiberbiztonság és az online marketing témájában. Csak olyan híreket válogass, amelyek egy magyar kisvállalkozás számára is érdekesek lehetnek, és mindegyikhez írj kétmondatos összefoglalót.”
Ebben az esetben a ChatGPT már nem pusztán emlékeztet valamire, hanem el is végzi helyettünk a kívánt feladatot, a megfelelő időpontokban. Az ütemezett feladatok ugyanis képesek rendszeresen új információkat keresni és feldolgozni, majd a megadott szempontok alapján elkészíteni a kért összefoglalót, elemzést, listát. A feladat eredményéről értesítést is kérhetünk, akár push üzenetben, akár e-mailben.
Az egyik legegyszerűbben hasznosítható példa amúgy éppen a hírek figyelése. Egy könyvelőiroda például kérheti, hogy “Minden munkanap reggelén nézd át az előző 24 óra magyar adózási és számviteli híreit. Csak azokat emeld ki, amelyek KKV-kat vagy egyéni vállalkozókat érinthetnek. Készíts maximum öt pontból álló összefoglalót, és minden esetben add meg az eredeti forrást.”
Egy webáruház tulajdonosa kérheti ugyanezt az e-kereskedelmi trendekre, egy informatikai vállalkozás biztonsági hírekre, egy marketinges pedig közösségimédia-változásokra. A lényeg, hogy nem kell minden reggel ugyanazokat az oldalakat végigkattintani. Elég egyszer megfelelően megfogalmazni a feladatot. A jó ütemezett kérésben érdemes megadni:
- milyen témát figyeljen;
- milyen forrásokat részesítsen előnyben;
- milyen időszakot vizsgáljon;
- milyen információkat hagyjon ki;
- milyen formában kérjük az összefoglalót;
- mikor szeretnénk megkapni.
Minél pontosabban meghatározzuk ezeket, annál kevésbé lesz szükség később manuális szűrésre.
Hasonlóan hasznos lehet a konkurencia rendszeres figyelése. Tegyük fel, hogy egy webáruház öt-hat fontos versenytársat követ. Hetente egyszer szeretnénk tudni, indult-e új akció, került-e ki új termék, változtak-e bizonyos árak, jelent-e meg új szolgáltatás vagy látványos marketingkampány. Ahelyett, hogy minden hétfőn sajátkezűleg végignéznénk a konkurens oldalakat, létrehozhatnak például ilyen feladatot: “Minden hétfőn nézd át az alábbi öt versenytárs weboldalát. Keresd az előző ellenőrzés óta megjelent új termékeket, akciókat, fontosabb árváltozásokat és új szolgáltatásokat. Ha nincs érdemi változás, csak jelezd röviden. Ha van, készíts táblázatos összefoglalót a változásról és annak lehetséges üzleti jelentőségéről.”
Ez már jóval közelebb áll egy rendszeresen dolgozó digitális asszisztenshez, mint egy hagyományos emlékeztetőhöz, hiszen a monitoring típusú Scheduled Tasks feladatok kifejezetten arra valók, hogy rendszeresen ellenőrizzenek valamit, és csak akkor jelezzenek, ha érdemi változást találnak. Erre jó példa lehet egy olyan kérés, hogy: “Nézd meg naponta egyszer, hogy megjelent-e már ennek a szoftvernek az új verziója. Ha igen, foglald össze a változásokat, de csak akkor jelezz, ha ténylegesen történt változás”. Ebben az esetben a lényeg az, hogy nem kapunk állandóan üzeneteket, ha az ellenőrzést lefuttatja a rendszer, hanem csak akkor szól, amikor valóban megjelent valamilyen frissítés az adott alkalmazáshoz.
Rendszeres riportok készítése
Egy KKV-nál rengeteg riport készül rendszeresen, sokszor teljesen mechanikus módon. Szükség lehet heti eladási összesítőre, marketingkampányok eredményeinek áttekintésére, ügyfélszolgálati problémák összegzésére, nyitott feladatok állapotának áttekintésére, heti projektjelentésekre, közösségi média eredmények összegzésére, s még tucatnyi egyéb összefoglalóra. Ha a szükséges információ elérhető a ChatGPT számára, akkor ezek egy része Scheduled Tasks segítségével is automatikusan előkészíthető. Például: “Minden pénteken délután készíts rövid heti vezetői összefoglalót az aktuális projektek állapotáról. Emeld ki, mi készült el, hol van csúszás, milyen problémák merültek fel, és mi lesz a következő hét három legfontosabb feladata”.
Amikor nem az időpont, hanem egy esemény indítja el a feladatot
A Scheduled Tasks egyik legérdekesebb lehetősége minden bizonnyal az eseményvezérelt automatizálás. Ilyenkor nem azt mondjuk, hogy “minden reggel 8-kor csináld ezt”, hanem arra kérjük az AI-t, hogy “Ha ez történik, akkor végezd el ezt a feladatot.”. Ehhez jelenleg a ChatGPT Work támogatott eseményei között szerepelnek bizonyos Gmail-, Slack- és GitHub-események, viszont az ingyenes fiókkal rendelkezők nem használhatják ezeket. Az eseményvezérelt feladatokat Plus, Pro, Business, Enterprise és Edu előfizetésekkel vehetjük igénybe. A Gmail esetében például a feladat reagálhat új levélre, és akár a feladó vagy a tárgy alapján is szűrhet, míg a Slack esetében egy új csatornaüzenet indíthat el feladatot, a GitHubon pedig támogatott pull request eseményekre reagálhat a rendszer. Ez már valódi automatizált munkafolyamat.
A Scheduled oldalon minden egy helyen kezelhető
A létrehozott automatizmusokat nem kell később a beszélgetések között keresgélni. A ChatGPT Scheduled (Ütemezett) felületén megtekinthetjük az aktív feladatokat, azt, hogy mikor futnak legközelebb, illetve innen módosíthatjuk, szüneteltethetjük, újraindíthatjuk vagy törölhetjük bármelyiket. Ez különösen akkor fontos, amikor már nem egy-két emlékeztetőt használunk, hanem több rendszeres munkafolyamatot automatizáltunk. Érdemes időnként végignézni ezt a listát, és törölni azokat a feladatokat, amelyekre már nincs szükség.
Az OpenAI jelenlegi rendszere előfizetéstől függően korlátozhatja az aktív feladatok számát, az ütemezett feladatok pedig legfeljebb óránként egyszer futhatnak. Hosszabb ideig használaton kívül maradó automatizmusok ráadásul automatikusan szünetelhetnek.
Ugyanitt amúgy még kényelmesebben tudunk létrehozni ütemezett feladatokat, ha az Új feladat gombra kattintunk. Ilyenkor nem pusztán a csevegésben leírtakra támaszkodhatunk, hanem beállíthatunk pár kattintással néhány további praktikus opciót is, amelyekkel hatékonyabbá tehetjük a feladatvégzést.
Ne az automatizálás eszetlenül
Már többször előkerült a cikkeinkben, de nem azért recitáljuk, mert automatizálás-ellenesek vagyunk, hanem mert sok esetben tényleg többet árt, mint használ: nem kell mindent automatizálni. Ne azért automatizáljunk valamit, mert lehet, hanem azért, mert ténylegesen segítheti a munkánkat. Ha egy feladat havonta egyszer két percet vesz igénybe, valószínűleg felesleges külön automatizmust felépíteni hozzá. Ezzel szemben egy napi húszperces információgyűjtés vagy egy minden pénteken ismétlődő másfél órás riportkészítés már kiváló alap ahhoz, hogy delegáljuk az AI-nak.
Emellett fontos, hogy ne kavarjuk össze a ChatGPT üzemezett feladatait a hétköznapok tennivalólistáival. A kettő nem ugyanaz, s teljesen felesleges megpróbálni a ChatGPT-vel helyettesíteni a már bevált feladatkezelőket. Ott legfeljebb azt érdemes átgondolni, hogy engedjünk-e rálátást a ChatGPT-nek mondjuk a Todoist vagy egy másik, erre alkalmas GTD app tartalmaira. Merthogy a kettő sok esetben remekül össze tud dolgozni. Ezt viszont majd egy másik cikkben tárgyaljuk ki.
