Minden bizonnyal egyre több felhasználónak tűnik fel, hogy az utóbbi években jelentős térhódításba kezdtek a különféle felhőalapú szolgáltatások. A korábban csak helyi telepítéssel használható szoftverek, mint például a Microsoft Office, vagy az Adobe Creative Suite darabjai, mára elsődlegesen már a felhőből érkeznek a számítógépre. Némelyik még csak onnan telepíthető, de akadnak olyanok is, amelyeket már fel sem kell tennünk ténylegesen az eszközeinkre, mert közvetlenül a szerverről érhetjük el minden funkciójukat. Miért lennének kivételek e folyamat alól az ügyviteli szoftverek? Az InCash több évtizedes tapasztalattal rendelkezik az ERP és ügyviteli alkalmazások terén, s a cég már évek óta kínál felhőalapú változatokat is ezekből. Utóbbiak pedig számtalan olyan előnyös tulajdonsággal rendelkeznek, amelyekkel érezhetően növelhető az adott rendszert bevezető cégek hatékonysága, produktivitása. Ha valaki most gondolkodik a felhőbe költözésen, mi most segítünk kicsit kiigazodni a technológia útvesztőiben, és összefoglaljuk, miért érdemes megfontolni, hogy egy vállakozás a már megszokott ERP vagy ügyviteli rendszerét átemelje a felhőbe. Avagy miként használhatók az InCash ügyviteli szoftverek a felhőben, s melyek az InCash felhő valódi értékei, amelyek miatt érdemes lehet váltani.
InCash ügyviteli szoftverek a felhőben: mi is ez pontosan?
Állandó olvasóinknak aligha kell elmondanunk, pontosan mit is jelent, ha egy alkalmazás a felhőben működik, de azért kezdésként tisztázzuk röviden: a felhőszolgáltatás (avagy cloud computing), nagyon leegyszerűsítve annyit tesz, hogy a számítástechnikai erőforrásokat – például szervereket, tárhelyet, adatbázisokat, hálózatokat, szoftvereket – az interneten keresztül, távoli szerverekről érik el a felhasználók. Ennek több formája létezik. A publikus felhő (public cloud) esetében nyilvános szolgáltatók által kínált megoldások érhetők el több ügyfél számára, közös infrastruktúrán. Ilyen például a Gmail, a OneDrive és más hasonló szolgáltatások. Ezzel szemben az úgynevezett privát felhő (private cloud) már csak egy adott szervezet számára kialakított, dedikált felhő-infrastruktúra. Végül – ahogy az lenni szokott -, akad egy keverék megoldás is, amit leleményesen hibrid felhőnek (hybrid cloud) neveztek el, s amely a nyilvános és a magánfelhő kombinációja: rugalmas adat- és alkalmazáskezelési lehetőségekkel. Ebben az esetben meghatározhatjuk, hogy mi legyen nyilvánosan elérhető, és mi ne.
Az ERP rendszer és az InCash ügyviteli szoftverek felhőbe helyezése tehát annyit tesz, hogy a lényegi alkalmazások és azok kiegészítői mind egy távoli szerveren futnak, s ugyanígy az adatokat is ott tároljuk. Ennek több előnye is van: bárhonnan, bármikor elérhetjük ezeket, tetszőleges eszköztípusokról (asztali gép, laptop, okostelefon, tablet), adataink biztonságos szervereken tárolódnak, a védelmüket és a backupot a szolgáltató oldja meg helyettünk, ráadásul jóval csekélyebb befektetéssel tudjuk beüzemelni és fenntartani is a rendszert. De nézzük meg mindezt bővebben is!
A fokozott biztonság terhe nem a mi vállunkat nyomja
Bár ma még sokan bizalmatlanul tekintenek a vállalati felhőszolgáltatásokra, így akár az ERP és ügyviteli rendszerek ilyetén alkalmazására is – féltve a cég bizalmas adatait -, de valójában egy felhőben üzemelő rendszer sok szempontból nagyobb biztonságot kínál adatainknak, mint egy helyileg menedzselt megoldás.
Az InCash a Microsoft Azure felhőjében elhelyezett megoldást kínál, amelynél az adatbiztonságról szakemberek gondoskodnak és a környezet minden eleme megfelel az olyan iparági előírásoknak, mint például az EU adatvédelmi rendelete (GDPR). Az Azure persze ennél eleve jobban túlbiztosított, így akinek fontos, akár a HIPAA megfelelőséget is megkapja az alkalmazásával, de ez most más lapra tartozik.
Lényeg, hogy az adatok biztonsága ily módon technikai és jogi szempontból egyaránt megalapozott, s ezzel együtt hozzáértő kezekben van. A biztonsági megoldások konfigurálásával, folyamatos nyomon követésével nem kell törődnie az ügyfélnek, ami hatalmas terhet vesz le az IT részleg válláról. Ráadásul a rendszer és a szoftverek frissítése, a biztonsági mentések rendszeres elvégzése sem foglalja le innentől az IT csapatot.
Míg a hagyományos, helyi telepítések esetében bármikor történhet hardveres vagy szoftveres meghibásodás, amely miatt napokra, hetekre leállhat a munka, addig az Azure szerverei 99,99%-os rendelkezésre állást kínálnak. Persze ennek fontosságát csak akkor érzi át az ember, amikor épp “helyzet van”, de tapasztalatból mondjuk, hogy adatvesztés és folyamatos elérhetőség szempontjából a – megbízható – felhőből üzemelő szoftver és az ott tárolt adatok jelenthetik a legjobb választást.
Ráadásul itt nem kell tartani a hardver vagy szoftver problémák okozta adatvesztéstől, a malware támadásoktól, s attól sem, hogy adataink az arra jogosultakon kívül bárki más kezébe kerülnek. Ugyanígy a jogtisztaság kérdése is megoldott az Azure, Microsoft és persze az InCash licenceivel.
Végül az alapból keveseket foglalkoztató, de amúgy valós veszélyt képviselő természeti katasztrófák vagy az azoknál hétköznapibb, de szintén sok kárt okozó incidensek (például tűz, beázás, betörés stb.) esetén is nagyobb biztonságban vannak adataink a felhőknek otthon adó, sokszor fizikai értelemben is jelentősen túlbiztosított szerverfarmokon, mint egy cég irodájában.
Az adatvesztés súlyos következményekkel járhat a vállalkozások számára, de az InCash-féle felhőszolgáltatások igénybevételekor a cég szakértői gondoskodnak az adatok védelméről, s ha netán szükséges, akkor a helyreállításban is segítenek.
Költségmegtakarítás, skálázhatóság és hatékonyság
Most, hogy a biztonság kérdését kipipáltuk, térjünk át néhány további, hasonlóan fontos jellemző boncolgatására, amelyek miatt előnyös lehet, ha az általunk használt InCash ügyviteli szoftverek a felhőben vannak. A felhőalapú szolgáltatások egyik nagy előnye a költséghatékonyság: a vállalkozásnak nem kell drága hardvereket – szervereket, tárolóeszközöket – vásárolnia és karbantartania, így már az induláskor is jelentős megtakarítást érhet el. Az InCash régóta az “azért fizetsz, amit valóban használsz is” elvet követi a szoftvereivel, hiszen azokat a kezdetektől modulárisan lehet megvásárolni, az alapokhoz kapcsolódó kiegészítőkkel. Ez a lehetőség a felhőalapú változatok választásakor is adott. Emellett a havi előfizetési konstrukció sok szempontból kedvezőbb lehet, mint a hagyományos megoldások: ilyenkor csökkennek az IT infrastruktúra karbantartási és üzemeltetési ráfordításai, valamint az IT személyzet költségei, mivel a felügyeletet és támogatást a szolgáltató ügyfélszolgálata biztosítja (az InCash munkatársai munkaidőben folyamatosan elérhetők, ha problémákba ütköznénk).
Hatékonyságnövelés szempontjából is jó választás lehet, ha az InCash ügyviteli szoftverek a felhőben találhatók. Ezzel a megoldással gyakorlatilag bárhol, bármikor – a nap 24 órájában – elérhetjük a rendszert, Windows, macOS, Android és iOS alapú eszközökről egyaránt. Mindez lehetővé teszi a manapság egyre divatosabb távoli vagy éppen hibrid munkavégzést, miközben segíti az együttműködést is azáltal, hogy a munkatársak könnyen hozzáférhetnek az adatokhoz és egyszerűen megoszthatják azokat, függetlenül a tartózkodási helyüktől. A Covid volt a tanulópénz: a járvány alatt kiderült, hogy a távoli munkavégzés lehetősége az ilyen körülmények között megmenthet cégeket attól, hogy végleg eltűnjenek a süllyesztőben.
Végül ott van még a sokszor varázsszóként emlegetett skálázhatóság, amely lehet, hogy már lerágott csontnak tűnik, de ennek köszönhetően a vállalkozások az üzleti igények és a változó kereslet függvényében dönthetnek az előfizetett szolgáltatások köréről, amivel azonnal reagálhatnak a piaci változásokra, vagy – optimálisabb esetben – a cég növekedésre. Anélkül, hogy túlzó infrastrukturális befektetéseket kellene eszközölniük villámgyorsan.
Bevezetés és oktatás
Lévén ERP- és ügyviteli rendszerekről beszélünk, ezek használata közel sem nevezhető triviálisnak. Az InCash a hagyományos – helyi telepítésű – megoldásainál is gondoskodik oktatásról, összetett rendszerei használatának elsajátításához, s ugyanez vonatkozik a felhőalapú megoldásokra is. Bár alapvetően az InCash ügyviteli szoftverek a felhőben is pontosan ugyanúgy használhatók, mint “offline” megfelelőik.
A cég egyébként 2020 óta több mint száz ügyfél számára biztosít már 24 órás távoli hozzáférést üzletviteli rendszeréhez, vagyis nem most kezdték a felhőalapú létet, van benne gyakorlatuk. Ügyfélszolgálatuk folyamatos felügyeletet és támogatást nyújt munkaidőben, ami kulcsfontosságú lehet a korábbi, helyi változatokról áttéréskor, vagy egy teljesen új, felhős rendszer bevezetésekor egyaránt.
Ha valaki már bevezette az InCash szoftvereinek használatát a vállalkozásában, az áttérés után minden megszokott funkciót ugyanúgy tud használni az InCash felhő esetében is. Ám ezen felül – a felhőszolgáltatás felépítésének köszönhetően – számos új lehetőséghez juthat a cég: a tulajdonosok könnyebben nyomon követhetik a vállalati tevékenységet – bármilyen internetkapcsolattal rendelkező számítógépről -, munkaidőtől és helyszíntől függetlenül. A pénzügyi vezetők gazdaságosabb IT infrastruktúrát alakíthatnak ki a rugalmas, havi díjas csomaggal, az IT szakemberek pedig hatékonyabban működtethetik az így kialakított IT infrastruktúrát. Utóbbiaknál ez jelentősen kevesebb munkaterhelést jelenthet, hiszen nincs szükség fizikai szerverek és egyéb hálózati eszközök telepítésére, beállítására, folyamatos felügyeletére és karbantartására.
Mikor érdemes az InCash felhőszolgáltatását választani?
Az InCash felhőalapú szolgáltatása ideális választás lehet a rugalmas és méretezhető megoldást kereső vállalkozásoknak, amelyeknek fontos a gyors alkalmazkodási képesség. A skálázhatóság miatt előnyös lehet a folyamatosan növekvő vállalatoknak, és azoknak is amelyek szezonális csúcsokat és visszaeséseket kénytelenek elviselni. De a startupok számára is vonzó opció lehet, ha a kezdeti, olykor kiszámíthatatlan körülmények között elkerülnék a komolyabb beruházásokat és spórolnának az üzemeltetés költségein is.
S persze a felhő egyik legnagyobb előnyéről, a mobilitásról se feledkezzünk el: ha a munkatársaknak fontos a távoli, lokációtól független hozzáférés, akkor a felhőből elérhető ügyvitel igencsak csábító lehetőség erre. Ha pedig egy vállalkozás kifejezetten a hibrid- vagy távmunka irányába orientálódna, akkor szinte elkerülhetetlen az ilyen jellegű megoldások használata.
Összegzésül: InCash a felhőben
Mindent egybevetve az InCash felhőalapú szolgáltatása a modern üzleti igényekre szabott, átfogó megoldást kínál a hazai vállalkozások számára, legyen szó kkv-król vagy akár nagyobb vállalatokról egyaránt. A mobilitás, a megbízhatóság, a biztonság, a skálázhatóság, és a költséghatékonyság egyenként is húzó szavak egy beruházásról történő döntésnél, de az InCash megoldására ezek mind, túlzás nélkül ráhúzhatók. Szóval aki komolyan elgondolkodott azon, hogy cégét a modern technológiák útjára tereli, annak mindenképpen érdemes felvenni a kapcsolatot az InCash szakértőivel (ezt megteheti erre a linkre kattintva), és velük együtt megtervezni, az átállás lépéseit.
