Gyűjtemények, ügyfelek, könyvek, receptek, projektek, árucikkek, s megannyi más dolog kényelmes, egyszerű nyilvántartásához ajánlunk ma egy remek alkalmazást, amely iOS és macOS alatt egyaránt használható. Ráadásul teljesen testreszabható.

 

Otthoni adatbázis-kezelő?

Ha valaki emlékszik még az évekkel ezelőtt “megboldogult” Bento-ra, az tudja, mire gondolunk, ha azt mondjuk: otthoni adatbázis-kezelő. Tömören fogalmazva: olyan program, amelyben a felhasználó anélkül használhat saját adatbázisokat, hogy közben azon kellene gondolkoznia, mi a frász is az az adatbázis. Furán hangzik, kétségtelen, de ha belegondolunk, rengetegen vannak, akik szeretnének könyveikről, lemezeikről, receptjeikről, ügyfeleikről egy áttekinthető, kényelmesen menedzselhető gyűjteményt összeállítani, különösebb technikai ismeretek nélkül.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

IT oldalról nézve egy ilyen gyűjtemény bizony igen komoly adatbázis, rengeteg rekorddal és mögötte egy rendszerrel, amelyik képes lekezelni, megjeleníteni a hatalmas adathalmazt. A legtöbb felhasználónak viszont bőven elég, ha ott vannak a mezők, amelyeket ki kell tölteni, aztán később már csak lapozgatni, keresni szeretnének a felvitt adatokban. Erre volt jó anno a Bento, mielőtt végleg befejezték a fejlesztését.

És erre jó most a Tap Forms 5, amelyik ráadásul jócskán lekőrözi tudásban az emlegetett ex-konkurenst.

 

Tap Forms 5: testreszabható adatbázisok

A Tap Forms 5 villámgyors és nagyon átgondolt szoftver, amelynek segítségével egyetlen felületen menedzselhetjük minden – a fentiekben példaként már emlegetett – gyűjteményünket.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

A program ugyan tartalmaz minta adatbázisokat, de célszerű inkább magunknak létrehozni újakat benne. Bár teljesen testreszabható adatbázisok létrehozására képes, tized annyira sem bonyolult a használata, mint mondjuk egy Microsoft Access. Mondjuk inkább úgy, hogy egy Access-szerű szoftver, amelyről levagdosták az egyszeri felhasználók számára felesleges funkciókat.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

Egy adatbázison belül többféle gyűjteményt kezelhetünk. Ezek kvázi egyszerű űrlapként foghatók fel: miután a szerkesztő felületen egyszer összeválogattuk, hogy milyen adatokat akarunk tárolni mondjuk a könyveinkről (cím, szerző, kiadás dátuma, borítókép, kinek adtuk kölcsön, polc helye stb.), máris nekiláthatunk az adatok felvitelének. Az alapértelmezett űrlap nézet tökéletesen átlátható, de ha szeretnénk egyedi elrendezést, arra is van lehetőség, akár többfélét is létrehozhatunk egyetlen adatbázishoz.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

S ha már a felvehető mezőknél tartunk: beállítható minden mező típusa, így a szövegek, számok, dátumok, választható listák, képek stb. esetében a program mindig csak az adott típusnak megfelelő adatot fogad el.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

Ennek fő előnye egyébként iOS alatt érezhető, hiszen ott a típusnak megfelelően jelenik meg a megfelelő virtuális billentyűzet típus, vagy éppen a fényképező felület egy borító lekapásához. De a számítógépen is egyszerűbb így például a dátumok megadása vagy éppen ha árakat akarunk felvinni, kiválasztható, hogy annak megfelelő felépítésben és a kérdéses valuta megjelenítésével segítse a program az átláthatóságot.

A mezőkhöz hozzárendelhetünk listákat is, így például könyvek esetében a stílust nem kell minden alkalommal külön beírnunk, hanem kiválaszthatjuk a megfelelőt egy korábban összeállított listából.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

A Tap Formsban tényleg nagyon egyszerű felépíteni egy ilyen adatbázist, de még ha ehhez segítséget is kell kérni egy hozzáértőbb ismerőstől, az adatok feltöltése már tényleg gyerekjáték. Az iPades és iPhone-os verzióban egyébként szerintünk az adatbázis felépítésének megtervezése is egyszerűbbre sikerült, szóval ott kis gyakorlással bárki megoldja.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

Érdekesség, hogy a lekérdezéshez többféle nézet van a programba, így naptárban vagy térképen is láthatjuk adatainkat, feltéve persze, hogy ennek megfelelő infót is megadtunk róluk (valamilyen dátum mezőt, vagy helyszín adatot). Az öt nézet között egy-egy kattintással válthatunk, minden fontos funkciót a kezünk ügyébe rakott a programot fejlesztő Brendan Duddridge.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

A könyvborítók és hasonló, felvitt képek egyébként nézőképként is megadhatók egy-egy bejegyzéshez, így az adatbázis listájában akár borítók, fényképek alapján is keresgélhetünk.

 

Szinkronizálás, import, export

Mivel a Tap Forms 5 iOS és macOS alatt használható, az ember azt gondolná, hogy kézenfekvő lenne az adatbázisok eszközök közötti szinkronizálását az iCloudra bízni. De nem. Igaz, ezzel nincs egyedül a program, a fejlesztő – sok társához hasonlóan – itt sem az Apple felhőjére hagyatkozott.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

Kivételesen azonban nem is saját felhőszolgáltatást ültetett a program hátterébe, hanem az IBM Cloudant szolgáltatását. Ez sajnos kissé visszás dolog, mivel a Cloudant csak egy 30 napos trial időszakra ingyenes, utána fizetnünk kell a használatáért az IBM-nek.

Miután megvettük a két programváltozatot, ez kevésbé csábító, de adott esetben legalább kényelmes megoldás.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

Kevésbé kényelmes, ám jól használható és totálisan ingyen van a másik szinkronizálási megoldás: a két eszközt wifin keresztül lehet összelőni és onnantól kezdve szépen átveszik a módosításokat, ha egymás közelében vannak. Távoli megoldásnak nem jó, de hazaérve simán szinkronizálhatjuk a napközben mobilon felvitt adatokat az otthoni Mac-kel és fordítva. Egyelőre ez a két lehetőség van, de például teljes adatbázisokat is megoszthatunk közvetlenül, bármilyen másik eszközzel, amelyen fut a Tap Forms. Ez pedig igen praktikus opció, ha valakinek átadnánk egy gyűjteményt.

Sőt, adott esetben webszerverként is elérhetjük az iPad vagy iPhone változat tartalmát azonos wifi hálózaton, egyszerű böngészőből.

Könyvek, receptek, ügyfelek rendszerezése, egyetlen programban | Techwok.hu

A program több adatformátumból képes importálni, de ha esetleg a korábban már emlegetett Bento egy régi verzióját használjuk, abból is átemelhetjük adatainkat a Tap Formsba, hogy immár modern és támogatott felületen birizgáljuk azokat.

Export tekintetében is kényeztet minket a program, ugyanis a felvitt adatokból testreszabott listákat nyomtathatunk (vagy menthetünk PDF-ben), így gyűjteményeinket bárkivel megoszthatjuk papíron vagy digitálisan. De Excelbe vagy CSV formátumba is exportálhatunk.

A nyomtatási lehetőség egyébként sokaknak lehet csábító, akik esetleg eddig Excelben vagy Numberben vezették gyűjteményeiket és problémát okozott nekik egy átlátható, rendezett nyomatot kiimádkozni ezekből a programokból.

Űrlapokat is menthetünk, így ha készítettünk egy bevált formot, simán átadhatjuk azt ismerőseinknek, ügyfeleinknek.

Sajnos akadnak bugok is a programban, de ezekhez folyamatosan jön javítás, összességében pedig azt kell mondjuk: ez egy imádni való adatbáziskezelő, amelyet melegen ajánlunk mindenkinek, aki hatalmas gyűjteményeket szeretne gyorsan és átláthatóan kezelni a gépén, tabletjén, mobilján. Nem olcsó (50 euró a maces és 17 euró az iOS változat), de szerintünk megéri az árát. Otthonra vagy kkv-knak egyaránt tökéletes választás a saját vagy cégen belüli adatbázisok létrehozására és menedzselésére.