A Gmail kétség kívül a legnépszerűbb ingyenes levelezőrendszer, amelynél nem igazán lehet panaszunk a tárhely méretére sem, hiszen a Google összesen 15 GB online felhőt biztosít számunkra, amelynek tetszőleges részét szánhatjuk levelezésünk tárolására.

Egyszer azonban valószínűleg eljön az idő, hogy szabadulni akarunk a több éves, akár 20 MB-os csatolmányokat is tartalmazó, sokszor már csak feleslegesen a tárhelyet foglaló levélmatuzsálemektől. Márpedig több ezer levélből egyesével kimazsolázni a felesleget, idegőrlő. Éppen ezért mutatunk pár trükköt, amelyeket a Gmail webes felületén lehet alkalmazni, hogy nagyobb lépésekben haladhassunk.

 

De előbb: backup

Mivel az ember mindig tévedhet, a nagytakarítást nem árt biztonsági mentéssel kezdeni. Ebben az esetben nem az offline fájlokat mentjük felhőbe, hanem fordítva: a szerveren tárolt leveleinkről készíthetünk offline mentést, mielőtt legyalulnánk azokat. Erre mutattunk korábban két megoldást is, így most nem részletezzük a módszert. Emitt az egyik megoldás, itt pedig a másik.

 

Gmail keresés: Gmail szűrők és csoportos törlés

Javarészt persze mindenki sejti, mitől is akar pontosan szabadulni. Adott személyektől érkező levelektől, választott dátum előtt kapottaktól, nagy csatolmányokat tartalmazóktól stb. Mindegyikre van megoldás, méghozzá extra telepítés nélkül. Ott van ugyanis a Gmail webes felületének tetején a keresősáv, amely igen hatékonyan tud szűrni a Gmail szűrők segítségével.

Gmail szűrők: hatékonyabb keresés és postafiók takarítás | Techwok.hu

Máris mutatjuk, miként, ám előtte egy fontos dolog, amit meglepú módon kevesen ismernek csak: ha a Gmailben szűrést vagy keresést végzünk és a találatok száma nagyobb, mint amennyit a levelezőrendszer egyszerre megjelenít egy oldalon, akkor nem kell lapozgatni, amennyiben az összes találatra vonatkozóan szeretnénk elvégezni egy műveletet (például törlés).

A levelek fölötti kis jelölőnégyzetet bejelölve egyből kijelölhetjük az oldalon lévő összes találatot, ezután pedig a levelek listájának tetején kell rákattintanunk a Jelölje ki a keresésnek megfelelő összes üzenetet linkre. Erre válaszul a link átalakul Kijelölte az összes üzenetet a keresésben üzenetre, ami annyit tesz, hogy az összes lapon szereplő levélre vonatkoznak majd a műveletek (törlés, archiválás stb.). Azokra is, amelyeket a találati listában kvázi éppen nem látunk, mert lapozni kellene, hogy megjelenjenek.

A Kijelölés törlése linkkel egyébként még visszavonhatjuk a kijelölést, ha nem vagyunk biztosak a dolgunkban.

Gmail szűrők: hatékonyabb keresés és postafiók takarítás | Techwok.hu

Most pedig lássuk, mit kell a keresőmezőbe írni, hogy csoportosan kezelhessük a leveleket. Egyszerre több opciót is megadhatunk, így például szűrhetjük a főnökünknek két évnél régebben küldött, 5 MB-nál nagyobb csatolmányt tartalmazó, “fontos” címkével ellátott leveleket:

to:fonok@email.hu has:attachment larger:5MB label:fontos

A keresőmező jobb szélén található lefelé mutató nyíl segítségével egyébként egyszerű kattintgatással is elérhető egy halom szűrő a következők közül, így bátran használhatjuk azokat is. De ha valaki inkább beírná a keresés jellemzőit, megteheti manuálisan is. Íme:

  • csatolmányt tartalmazó levelek
    has:attachment
  • x MB-nál nagyobb csatolmányt tartalmazó levelek törlése (x a kívánt méret)
    has:attachment larger:xMB
  • adott fájltípust tartalmazó levél (példánkban PDF-eket)
    filename:pdf
  • adott fájlt tartalmazó levél
    filename:fajlnev.kit
  • adott dátum előtt érkező levelek szűrése (dátumot a kívántra cserélve)
    before:2015-02-01
  • adott dátum után érkező levelek szűrése
    after:2015-02-01
  • dátumtartomány szűrése
    after:2014-01-01 before:2014-01-03
  • Régebbi levelek szűrése másként (d = nap, m = hónap, y = év)
    olderthan:1y
  • Frissebb levelek szűrése másként (d = nap, m = hónap, y = év)
    newerthan:4d
  • adott feladótól érkező levelek (az e-mail a kívánt e-mail címre cserélendő)
    from:e-mail
    vagy
    from:név
  • adott címzettnek küldött levelek (itt a cc vagy bcc szűrőt is használhatjuk)
    to:e-mail
    vagy
    to:név
  • adott kifejezést tartalmazó levelek
    csak írjuk be a keresett kifejezést a keresőmezőbe
  • adott tárgyú, vagy a tárgyban az adott kifejezést tartalmazó levelek
    subject:kívánt kifejezés
  • levelek, amelyek nem tartalmazzák a kifejezést
    tegyünk egy – jelet a kizárni kívánt kifejezés elé
  • adott címkével ellátott levelek (a címke nevét cserélve)
    label:címke neve
  • Valamelyik feltétlenek megfelelő levelek
    Ha két feltétel valamelyikének kell megfelelnie egy keresés eredményének, akkor használjuk az OR operátort. Például from:Tamás OR from:Barbara
  • Idézőjel használata az összetartozó részletek kereséséhez
    “teljes mondatok, vagy összetartozó kifejezések”
  • zárójel használata összefüggő, de nem egymás melletti kifejezésekhez
    (kifejezés1 kifejezés2)
  • Olvasott levelek szűrése
    is:read
  • Olvasatlan levelek szűrése
    is:unread
  • Csillagozott – kiemelt – levelek szűrése
    is:starred